Trích lập dự phòng: điều kiện để được tính vào chi phí thuế

Trích lập dự phòng giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng rủi ro, nhưng không phải khoản dự phòng nào cũng được tính vào chi phí thuế. Với dự phòng nợ phải thu khó đòi, cơ quan thuế xem kỹ hồ sơ chứng minh khoản nợ và thời gian quá hạn. Bài này ACCA Consulting Vietnam tóm tắt điều kiện hồ sơ cho ba loại dự phòng phổ biến, kèm bảng tuổi nợ mẫu.

1. Ba loại dự phòng doanh nghiệp hay trích

Mức trích, đối tượng và thời điểm trích lập thực hiện theo quy định hiện hành về trích lập dự phòng. Khoản trích không đúng quy định vẫn có thể ghi trên sổ kế toán nhưng phải điều chỉnh tăng khi xác định thu nhập chịu thuế, như phân tích trong bài lợi nhuận kế toán và thu nhập tính thuế.

2. Điều kiện hồ sơ cho dự phòng nợ phải thu khó đòi

Theo quy định hiện hành, khoản nợ được trích lập thường phải đáp ứng các nhóm điều kiện sau:

• Khoản nợ có thật: có hợp đồng, hoá đơn, biên bản bàn giao, biên bản đối chiếu công nợ hoặc chứng từ khác chứng minh số nợ còn phải thu.
• Đủ căn cứ là nợ khó đòi: đã quá hạn thanh toán theo hợp đồng, hoặc chưa đến hạn nhưng khách hàng lâm vào tình trạng phá sản, giải thể, mất tích, bỏ trốn hoặc tương tự, có bằng chứng kèm theo.
• Tỷ lệ trích theo thời gian quá hạn: áp dụng đúng bảng tỷ lệ theo quy định hiện hành, không tự đặt tỷ lệ riêng.
• Có quyết định của doanh nghiệp: danh sách khoản nợ, số trích, người phê duyệt.

Điểm hay bị loại nhất là khoản nợ không có biên bản đối chiếu hoặc không chứng minh được ngày đến hạn. Hợp đồng không ghi thời hạn thanh toán sẽ làm việc xác định tuổi nợ trở nên khó khăn.

3. Bảng tuổi nợ mẫu và ví dụ minh hoạ

Cách tính: số trích của mỗi khoản = số nợ × tỷ lệ quy định cho nhóm tuổi nợ tương ứng. Khách B và C có thể được trích nếu đáp ứng điều kiện. Khách E chưa đến hạn nhưng có bằng chứng giải thể, có thể xem xét trích theo mức dự kiến tổn thất. Khách D quá hạn lâu nhưng thiếu biên bản đối chiếu, nên bổ sung hồ sơ trước khi trích, nếu không khoản trích dễ bị loại.

4. Dự phòng giảm giá tồn kho và bảo hành

Giảm giá hàng tồn kho: cần chứng minh giá gốc (hoá đơn mua, bảng tính giá thành) và giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn (báo giá thị trường, giá bán sau kỳ, tình trạng hàng chậm luân chuyển). Biên bản kiểm kê cuối năm là chứng từ bắt buộc phải có.

Bảo hành: doanh nghiệp cần cam kết bảo hành rõ trong hợp đồng hoặc chính sách bán hàng, mức trích có cơ sở. Hết thời hạn bảo hành, khoản trích chưa sử dụng phải hoàn nhập theo quy định hiện hành.

5. Quy trình trích lập cuối năm

Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, doanh nghiệp làm đối chiếu công nợ định kỳ hằng quý thường không gặp khó khi trích lập. Nếu bộ phận kế toán đang quá tải, một dịch vụ kế toán TP.⁠HCM có thể đảm nhận việc lập bảng tuổi nợ và theo dõi đối chiếu.

Câu hỏi thường gặp