Nội dung bài viết
Đổi tên để tái định vị thương hiệu, tránh tranh chấp nhãn hiệu hay chuẩn bị gọi vốn là quyết định phổ biến. Thủ tục thay đổi tên công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh không quá phức tạp, nhưng phần việc sau đó mới dễ sót: hoá đơn, tài khoản ngân hàng, hợp đồng đang chạy. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đi qua cả hai giai đoạn.
1. Trước khi thay đổi tên công ty: 3 việc cần chốt
- Tra cứu tên mới: kiểm tra trùng, gây nhầm lẫn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, áp dụng đúng quy tắc đặt tên công ty.
- Kiểm tra nhãn hiệu: tên mới không nên trùng nhãn hiệu đã được bảo hộ của người khác; cân nhắc đăng ký nhãn hiệu cho tên mới.
- Rà soát nghĩa vụ dở dang: hoá đơn đã lập, hợp đồng đang thực hiện, khoản vay, hồ sơ thuế đang xử lý để lên kế hoạch chuyển đổi.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nên chọn ngày hiệu lực tên mới gần đầu tháng hoặc đầu quý. Cách này giúp tách bạch chứng từ trước và sau khi đổi tên, việc đối chiếu hoá đơn, sổ sách đơn giản hơn.
2. Thủ tục đăng ký thay đổi tên với cơ quan đăng ký kinh doanh
| Tài liệu | Người ký, lập | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp | Người đại diện theo pháp luật | Theo mẫu hiện hành |
| Nghị quyết, quyết định về việc đổi tên | Chủ sở hữu, HĐTV hoặc ĐHĐCĐ | Kèm biên bản họp với công ty nhiều thành viên, cổ phần |
| Giấy uỷ quyền nộp hồ sơ | Người đại diện theo pháp luật | Khi người khác đi nộp, nhận kết quả |
| Giấy tờ pháp lý người được uỷ quyền | Người nộp hồ sơ | Bản sao hợp lệ |
- 1Ra quyết định nội bộ
Chủ sở hữu, HĐTV hoặc ĐHĐCĐ thông qua tên mới theo thẩm quyền điều lệ.
- 2Soạn hồ sơ
Lập thông báo thay đổi và tài liệu kèm theo.
- 3Nộp hồ sơ
Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính.
- 4Nhận giấy chứng nhận mới
Thời hạn giải quyết theo quy định hiện hành, tính từ khi hồ sơ hợp lệ.
- 5Cập nhật điều lệ, sổ nội bộ
Sửa tên trong điều lệ, sổ đăng ký, quy chế.
Mã số doanh nghiệp không thay đổi khi đổi tên, nên các nghĩa vụ thuế, bảo hiểm vẫn liên tục. Thông tin đăng ký doanh nghiệp được liên thông với cơ quan thuế, tuy vậy doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra thông tin trên hệ thống thuế đã cập nhật đúng tên mới. Nếu hồ sơ bị yêu cầu sửa, xem 12 lỗi khiến hồ sơ bị trả về.
3. 9 việc phải làm sau khi thay đổi tên công ty
- Hoá đơn điện tử: cập nhật thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử và mẫu hoá đơn theo tên mới.
- Chữ ký số: liên hệ nhà cung cấp cập nhật hoặc cấp lại chứng thư số mang tên mới.
- Ngân hàng: cập nhật tên chủ tài khoản, mẫu chữ ký, dịch vụ ngân hàng điện tử.
- Con dấu: khắc dấu mới theo tên mới, huỷ hoặc lưu dấu cũ theo quy chế.
- Hợp đồng đang thực hiện: gửi thông báo đổi tên hoặc ký phụ lục với khách hàng, nhà cung cấp.
- Biển hiệu tại trụ sở, chi nhánh: thay biển theo tên mới.
- Bảo hiểm xã hội: kiểm tra, cập nhật thông tin đơn vị theo hướng dẫn hiện hành.
- Website, email, hồ sơ năng lực, danh thiếp: đồng bộ nhận diện.
- Giấy phép con, nhãn hiệu: cập nhật tên trên các giấy phép, văn bằng do cơ quan khác cấp.
Với hoá đơn, cần lưu ý: hoá đơn lập trước ngày đổi tên vẫn mang tên cũ và vẫn hợp lệ cho giao dịch đó; từ thời điểm áp dụng tên mới, hoá đơn phải thể hiện tên mới. Với đối tác, nên gửi kèm bản sao giấy chứng nhận mới để họ cập nhật thông tin người mua trên hoá đơn đầu vào của bạn. Hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp theo NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025.
4. Lịch triển khai gợi ý trong 30 ngày
Ví dụ minh hoạ mục tiêu nội bộ do ACCA đề xuất, không phải thời hạn pháp luật quy định.
Xem dạng bảng
| Hoá đơn điện tử, chữ ký số | 3 ngày |
| Ngân hàng | 5 ngày |
| Con dấu | 5 ngày |
| Thông báo đối tác, hợp đồng | 10 ngày |
| Biển hiệu | 10 ngày |
| Website, nhận diện | 15 ngày |
| Giấy phép con, nhãn hiệu | 20 ngày |
Nhóm hoá đơn, chữ ký số và ngân hàng cần ưu tiên vì ảnh hưởng trực tiếp đến việc xuất hoá đơn, nộp thuế và nhận tiền. Trong khoảng thời gian chuyển tiếp, kế toán nên đối chiếu kỹ hoá đơn đầu vào, đầu ra để không lẫn tên cũ, tên mới. Đây là phần mà dịch vụ kế toán theo tháng có thể đảm nhận để doanh nghiệp tập trung vào truyền thông thương hiệu mới.
Câu hỏi thường gặp
Đổi tên công ty có làm thay đổi mã số thuế không?
Không. Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế và giữ nguyên khi đổi tên, nên các nghĩa vụ thuế, công nợ, hợp đồng vẫn tiếp tục.
Hợp đồng ký với tên cũ có cần ký lại không?
Thông thường không cần ký lại vì pháp nhân không đổi; doanh nghiệp gửi thông báo đổi tên hoặc ký phụ lục cập nhật thông tin để thuận tiện thanh toán, xuất hoá đơn.
Có cần làm lại con dấu khi đổi tên không?
Nếu dấu thể hiện tên doanh nghiệp thì nên khắc dấu mới theo tên mới để thống nhất với giấy chứng nhận, đồng thời cập nhật quy chế quản lý dấu.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ thủ tục thay đổi tên công ty không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hỗ trợ hồ sơ đổi tên và các việc cập nhật sau đó như hoá đơn điện tử, chữ ký số; phí báo giá theo nhu cầu.
Đổi tên công ty gọn trong một đầu mối
Liên hệ ACCA Consulting Vietnam để nhận tư vấn thủ tục đổi tên và dịch vụ kế toán trọn gói trong giai đoạn chuyển tiếp.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
