Nội dung bài viết
Khi doanh nghiệp còn nhỏ, giám đốc ký mọi khoản chi. Khi lên vài chục nhân sự, cách làm này khiến giám đốc ngập giấy tờ còn nhân viên chờ duyệt cả tuần. Một quy trình phê duyệt chi phí theo hạn mức giúp phân quyền rõ ràng mà vẫn kiểm soát được tiền. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn thiết kế ma trận thẩm quyền và luồng xử lý từ đề nghị đến thanh toán.
1. Vì sao cần quy trình phê duyệt chi phí theo hạn mức
Không có quy trình, doanh nghiệp thường rơi vào một trong hai thái cực. Hoặc mọi thứ dồn lên giám đốc, gây tắc nghẽn. Hoặc ai cũng tự chi rồi mang chứng từ về thanh toán sau, kế toán chỉ biết ghi sổ chứ không kiểm soát được. Quy trình theo hạn mức giải quyết cả hai: khoản nhỏ, lặp lại được duyệt nhanh ở cấp thấp; khoản lớn, bất thường mới lên cấp cao.
2. Ma trận thẩm quyền theo hạn mức và loại chi
Ma trận thẩm quyền (DOA – delegation of authority) quy định ai được duyệt khoản chi nào, đến mức bao nhiêu. Các mức tiền dưới đây chỉ là ví dụ minh hoạ, doanh nghiệp cần chọn theo quy mô và quy chế tài chính của mình.
| Hạn mức mỗi khoản | Chi trong ngân sách | Chi ngoài ngân sách |
|---|---|---|
| Dưới 5 triệu | Trưởng bộ phận | Trưởng bộ phận + Kế toán trưởng |
| 5 – 50 triệu | Trưởng bộ phận + Kế toán trưởng | Giám đốc |
| 50 – 200 triệu | Giám đốc | Giám đốc + Chủ sở hữu |
| Trên 200 triệu | Giám đốc + Chủ sở hữu (hoặc HĐQT) | Chủ sở hữu (hoặc HĐQT) |
- Phân theo loại chi: một số khoản như lương, thuế, bảo hiểm bắt buộc có thể theo luồng riêng vì đã được duyệt qua bảng lương, tờ khai.
- Không chia nhỏ để lách hạn mức: quy định rõ các khoản cùng nhà cung cấp, cùng mục đích trong một khoảng thời gian được cộng gộp.
- Người đề nghị không tự duyệt: nguyên tắc tách bạch nhiệm vụ, xem bài phân chia trách nhiệm.
- Trưởng bộ phận140 đề nghị
- Trưởng bộ phận + Kế toán trưởng45 đề nghị
- Giám đốc12 đề nghị
- Chủ sở hữu3 đề nghị
Ví dụ minh hoạ với 200 đề nghị/tháng. Giám đốc và chủ sở hữu chỉ cần xử lý 15 đề nghị thay vì cả 200.
Xem dạng bảng
| Trưởng bộ phận | 140 đề nghị |
| Trưởng bộ phận + Kế toán trưởng | 45 đề nghị |
| Giám đốc | 12 đề nghị |
| Chủ sở hữu | 3 đề nghị |
Lợi ích thấy rõ: phần lớn đề nghị là khoản nhỏ, lặp lại và được xử lý ở cấp gần nhất. Lãnh đạo dành thời gian cho các khoản thật sự quan trọng.
3. Luồng đề nghị – duyệt – thanh toán
- 1Đề nghị
Người phát sinh nhu cầu lập phiếu đề nghị: mục đích, số tiền, nhà cung cấp, mã ngân sách.
- 2Kiểm tra ngân sách
Kế toán đối chiếu khoản chi với ngân sách còn lại của bộ phận.
- 3Phê duyệt
Người có thẩm quyền theo ma trận duyệt trước khi cam kết với nhà cung cấp.
- 4Thực hiện và nhận chứng từ
Ký hợp đồng, nhận hàng hoặc dịch vụ, nhận hoá đơn điện tử.
- 5Kiểm tra thanh toán
Kế toán đối chiếu đề nghị, hợp đồng, biên bản nhận, hoá đơn.
- 6Thanh toán và ghi sổ
Chuyển khoản theo lịch thanh toán, hạch toán, lưu hồ sơ.
Điểm mấu chốt là bước phê duyệt nằm trước khi cam kết chi, không phải trước khi trả tiền. Với hàng mua có hoá đơn, bước kiểm tra thanh toán nên đối chiếu ba bên giữa đơn đặt hàng, phiếu nhập và hoá đơn, xem bài kiểm soát thanh toán ba bên.
Chứng từ cần có và lưu ý thuế
- Phiếu đề nghị đã duyệt, hợp đồng hoặc báo giá được chấp thuận, biên bản giao nhận, hoá đơn điện tử, chứng từ thanh toán.
- Hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nên đưa điều kiện này vào bước kiểm tra thanh toán.
- Chứng từ kế toán dùng trực tiếp ghi sổ, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015, kể cả bản điện tử.
4. Lỗi khi duyệt sau chi và hậu quả
Duyệt sau chi là tình trạng nhân viên đã mua, đã cam kết với nhà cung cấp rồi mới làm đề nghị cho có thủ tục. Theo kinh nghiệm của ACCA khi rà soát sổ sách, đây là nguyên nhân phổ biến của nhiều vấn đề:
| Vấn đề | Hậu quả |
|---|---|
| Người duyệt không còn lựa chọn | Phê duyệt thành thủ tục, mất vai trò kiểm soát |
| Vượt ngân sách không được phát hiện | Chỉ biết khi khoá sổ cuối tháng, cuối năm |
| Không so sánh báo giá | Mua giá cao, phụ thuộc một nhà cung cấp |
| Hoá đơn, chứng từ không đúng | Khoản chi có thể không được tính vào chi phí được trừ, không được khấu trừ thuế GTGT |
| Kẽ hở gian lận | Khó phát hiện chi khống, nhà cung cấp quen biết |
Cách khắc phục: kế toán từ chối thanh toán khoản chi không có đề nghị duyệt trước, trừ trường hợp khẩn cấp được quy định rõ và phải bổ sung trong thời hạn ngắn. Quy định này nên ghi vào quy chế tài chính nội bộ.
5. Triển khai và số hoá quy trình
- Ban hành ma trận thẩm quyền bằng văn bản, có chữ ký của chủ sở hữu hoặc giám đốc
- Mẫu phiếu đề nghị thống nhất, có mã ngân sách và mã bộ phận
- Quy định cộng gộp để chống chia nhỏ khoản chi
- Quy định trường hợp khẩn cấp và thời hạn bổ sung hồ sơ
- Dùng biểu mẫu điện tử hoặc phần mềm để lưu vết người duyệt, thời gian duyệt
- Rà soát ma trận ít nhất mỗi năm một lần
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ dưới 10 người có cần ma trận thẩm quyền không?
Nên có ở dạng đơn giản, ví dụ hai mức: dưới một ngưỡng thì quản lý trực tiếp duyệt, trên ngưỡng thì giám đốc duyệt. Quan trọng là duyệt trước khi chi và có lưu vết.
Khoản chi khẩn cấp ngoài giờ thì xử lý thế nào?
Quy định rõ loại chi được coi là khẩn cấp, người được phép quyết định và thời hạn bổ sung đề nghị. Duyệt qua tin nhắn cũng cần lưu lại làm bằng chứng.
Kế toán có quyền từ chối thanh toán khi chưa có duyệt?
Nên có, và quyền này cần được ghi trong quy chế tài chính nội bộ. Đây là điểm kiểm soát cuối cùng trước khi tiền ra khỏi doanh nghiệp.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xây dựng quy trình và biểu mẫu đề nghị chi không?
Có. ACCA hỗ trợ góp ý ma trận thẩm quyền, mẫu phiếu đề nghị và bộ chứng từ thanh toán phù hợp với quy mô doanh nghiệp, đồng thời kiểm tra chứng từ khi ghi sổ.
Chi tiêu trong doanh nghiệp đang được duyệt thế nào?
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hỗ trợ dịch vụ kế toán và xây dựng quy trình phê duyệt chi phí để bạn phân quyền mà vẫn kiểm soát được dòng tiền.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
