Nội dung bài viết
Khi doanh nghiệp còn mười người, chủ doanh nghiệp quyết mọi khoản chi bằng trí nhớ. Khi lên năm mươi người với vài phòng ban, cách làm đó tạo ra tranh cãi và thất thoát. Quy chế tài chính nội bộ là văn bản đặt luật chơi chung về tiền, tài sản và trách nhiệm. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đề xuất bộ khung mục lục và các lưu ý khi ban hành.
1. Quy chế tài chính là gì và khi nào cần?
Quy chế tài chính là văn bản nội bộ do chủ sở hữu hoặc HĐQT ban hành, quy định cách doanh nghiệp quản lý vốn, thu chi, tài sản, công nợ, ngân sách và phân phối lợi nhuận. Nó không thay thế luật, mà cụ thể hoá cách doanh nghiệp tuân thủ luật và kiểm soát nội bộ.
Dấu hiệu bạn cần quy chế: nhân viên hỏi đi hỏi lại “khoản này có được thanh toán không”, mỗi trưởng phòng áp dụng định mức công tác phí khác nhau, kế toán bị kẹt giữa yêu cầu của sếp và quy định thuế.
2. Mục lục đề xuất của quy chế tài chính
| Chương | Nội dung chính | Văn bản kèm theo |
|---|---|---|
| 1. Quy định chung | Phạm vi, đối tượng, nguyên tắc, giải thích từ ngữ | – |
| 2. Vốn và nguồn vốn | Góp vốn, huy động vốn, vay, bảo lãnh | Hồ sơ góp vốn, hợp đồng vay |
| 3. Quản lý thu chi | Tiền mặt, ngân hàng, tạm ứng, thanh toán | Mẫu đề nghị thanh toán, phiếu thu chi |
| 4. Tài sản | Mua sắm, khấu hao, kiểm kê, thanh lý | Biên bản bàn giao, kiểm kê |
| 5. Công nợ | Tín dụng khách hàng, đối chiếu, xử lý nợ khó đòi | Biên bản đối chiếu công nợ |
| 6. Ngân sách và chi phí | Lập, duyệt, theo dõi ngân sách; định mức chi | Bảng định mức công tác phí |
| 7. Phân quyền phê duyệt | Hạn mức, cấp duyệt, ủy quyền | Ma trận phân quyền (DOA) |
| 8. Lợi nhuận, báo cáo, lưu trữ | Phân phối lợi nhuận, báo cáo quản trị, lưu trữ chứng từ | Lịch báo cáo nội bộ |
Chương 7 nên tách thành phụ lục riêng để cập nhật mà không phải sửa toàn bộ quy chế. Xem thêm cách xây dựng tại bài ma trận phân quyền phê duyệt.
- Khảo sát thực tế30%
- Soạn thảo các chương35%
- Lấy ý kiến, chỉnh sửa25%
- Ban hành, đào tạo10%
Ví dụ minh hoạ về cách chia công sức, không phải định mức chuẩn. Khảo sát kỹ giúp quy chế sát thực tế.
Xem dạng bảng
| Khảo sát thực tế | 30% |
| Soạn thảo các chương | 35% |
| Lấy ý kiến, chỉnh sửa | 25% |
| Ban hành, đào tạo | 10% |
3. Những điểm trong quy chế phải khớp quy định thuế, kế toán
Quy chế tài chính nội bộ hữu ích nhất khi giúp chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Một số điểm cần viết rõ:
- Khoản mua hàng có hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ; quy chế không nên tạo kỳ vọng ngược lại.
- Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Các định mức phúc lợi, công tác phí, phụ cấp nên dẫn chiếu quy chế lương, hợp đồng lao động để có căn cứ khi giải trình.
4. Các bước ban hành quy chế tài chính
- 1Khảo sát
Thu thập quy trình đang chạy, mẫu biểu, các khoản chi gây tranh cãi.
- 2Soạn dự thảo
Viết theo bộ khung 8 chương, ưu tiên ngôn ngữ dễ hiểu.
- 3Lấy ý kiến
Gửi trưởng bộ phận, kế toán trưởng góp ý trong 1–2 tuần.
- 4Phê duyệt
Chủ sở hữu hoặc HĐQT ký quyết định ban hành theo thẩm quyền trong điều lệ.
- 5Phổ biến
Đào tạo ngắn, đưa lên kênh nội bộ, cài vào phần mềm duyệt chi.
- 6Rà soát
Đánh giá lại mỗi năm hoặc khi quy định pháp luật thay đổi.
5. Lỗi thường gặp khi ban hành
- Sao chép quy chế của doanh nghiệp khác, chứa quy định không áp dụng được.
- Viết quá chi tiết đến mức mỗi lần điều chỉnh định mức phải ban hành lại toàn bộ.
- Không có điều khoản chuyển tiếp cho hợp đồng, tạm ứng đang dở dang.
- Ban hành xong không đào tạo, nhân viên tiếp tục làm theo thói quen cũ.
Câu hỏi thường gặp
Quy chế tài chính có bắt buộc với doanh nghiệp tư nhân không?
Nhìn chung là tự nguyện với doanh nghiệp tư nhân, nhưng rất nên có khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban. Văn bản này còn là căn cứ khi giải trình chi phí với cơ quan thuế.
Ai có thẩm quyền ban hành quy chế tài chính?
Thường là chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc HĐQT tuỳ loại hình và điều lệ công ty. Nên kiểm tra điều lệ trước khi ký.
Có nên đưa định mức công tác phí vào quy chế không?
Nên đưa nguyên tắc vào quy chế và để bảng định mức ở phụ lục. Khi cần điều chỉnh mức tiền, chỉ sửa phụ lục.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ soạn quy chế tài chính không?
ACCA hỗ trợ góp ý các nội dung liên quan hạch toán, chứng từ và thuế trong quy chế. Quyết định ban hành và nội dung quản trị khác do doanh nghiệp chủ động.
Đặt luật chơi tài chính rõ ràng ngay từ bây giờ
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) đồng hành cùng doanh nghiệp đang lớn qua dịch vụ kế toán trọn gói và rà soát chứng từ. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
