Nội dung bài viết
Khi công ty còn 5 người, chủ doanh nghiệp tự nhìn thấy mọi đồng tiền. Khi lên 30–50 người, điều đó không còn khả thi. Kiểm soát nội bộ là cách để biết tiền, hàng và dữ liệu vẫn an toàn khi bạn không có mặt. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giới thiệu mô hình COSO giản lược và 10 kiểm soát tối thiểu cho doanh nghiệp chưa có gì.
1. Kiểm soát nội bộ là gì với một doanh nghiệp nhỏ
Kiểm soát nội bộ là tập hợp quy định, phân quyền và thói quen kiểm tra giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu, giữ tài sản và có số liệu đáng tin. Với SMEs, nó không cần sổ tay dày hàng trăm trang. Một trang quy định ai được duyệt chi bao nhiêu, cộng với việc đối chiếu ngân hàng hằng tháng đã là khởi đầu tốt.
Khung tham chiếu phổ biến là COSO (khung kiểm soát nội bộ do một nhóm tổ chức nghề nghiệp tại Mỹ ban hành), gồm 5 thành phần. Doanh nghiệp nhỏ có thể dùng bản giản lược dưới đây.
2. Mô hình COSO giản lược 5 thành phần
| Thành phần | Câu hỏi cho chủ doanh nghiệp | Việc tối thiểu |
|---|---|---|
| Môi trường kiểm soát | Mọi người có biết quy tắc và thấy lãnh đạo làm gương không? | Nội quy, quy chế tài chính ngắn, tách tiền cá nhân và công ty |
| Đánh giá rủi ro | Điều gì có thể làm mất tiền, mất hàng, sai số liệu? | Danh sách 10 rủi ro lớn nhất, cập nhật mỗi năm |
| Hoạt động kiểm soát | Ai duyệt, ai làm, ai kiểm tra? | Ma trận phân quyền, đối chiếu định kỳ |
| Thông tin và truyền thông | Người cần biết có nhận đúng thông tin, đúng lúc? | Báo cáo quản trị tháng, kênh báo cáo bất thường |
| Giám sát | Ai kiểm tra các kiểm soát có đang chạy? | Rà soát độc lập mỗi quý hoặc mỗi năm |
Thành phần đầu tiên thường bị xem nhẹ nhưng quyết định tất cả. Nếu giám đốc tự rút tiền quỹ không chứng từ, mọi quy định khác sẽ mất hiệu lực. Xem thêm bài tách tiền cá nhân và tiền công ty.
3. 10 kiểm soát nội bộ tối thiểu trước khi đạt 50 nhân sự
- Ma trận phân quyền duyệt chi: ai được duyệt khoản nào, đến hạn mức bao nhiêu.
- Hai người cho mỗi lệnh chi ngân hàng: người lập và người duyệt trên ngân hàng điện tử khác nhau.
- Đối chiếu sổ phụ ngân hàng hằng tháng với sổ kế toán, do người không lập lệnh chi thực hiện.
- Kiểm quỹ tiền mặt định kỳ có biên bản, giữ quỹ ở mức tối thiểu.
- Không đơn mua hàng, không thanh toán với khoản trên ngưỡng quy định.
- Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, chênh lệch có người giải trình.
- Quản lý danh mục nhà cung cấp: thêm mới hoặc đổi số tài khoản phải được người thứ hai xác minh.
- Bảng lương được duyệt bởi người không lập bảng, đối chiếu với hồ sơ nhân sự.
- Phân quyền phần mềm: mỗi người một tài khoản, khoá sổ sau khi chốt kỳ.
- Báo cáo quản trị tháng được giám đốc đọc và đặt câu hỏi về biến động lớn.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, ba kiểm soát đầu tiên (phân quyền duyệt chi, hai người cho lệnh chi, đối chiếu ngân hàng) xử lý được phần lớn rủi ro tiền mặt với chi phí gần như bằng không.
Các kiểm soát còn lại cần thêm thời gian và sự tham gia của nhiều bộ phận, nên hãy triển khai từng bước. Mỗi kiểm soát nên có ba thông tin rõ ràng: ai làm, làm khi nào và để lại bằng chứng gì (chữ ký, email duyệt, biên bản). Kiểm soát không để lại bằng chứng thì gần như không thể kiểm tra lại, và thường dần bị bỏ qua khi công việc bận rộn. Ghi ba thông tin này vào một bảng chung là đủ cho giai đoạn đầu.
4. Thứ tự triển khai theo công sức
Ví dụ minh hoạ cho doanh nghiệp khoảng 30 nhân sự; số giờ thực tế phụ thuộc quy mô và phần mềm đang dùng.
Xem dạng bảng
| Hai người cho lệnh chi | 2 giờ |
| Đối chiếu ngân hàng | 4 giờ |
| Ma trận phân quyền | 6 giờ |
| Kiểm quỹ tiền mặt | 2 giờ |
| Phân quyền phần mềm | 4 giờ |
| Kiểm kê tồn kho | 16 giờ |
| Quy trình mua hàng có PO | 12 giờ |
| Báo cáo quản trị tháng | 10 giờ |
- Tuần 1–2
Bật duyệt hai cấp trên ngân hàng điện tử, ban hành ma trận phân quyền một trang.
- Tuần 3–4
Đối chiếu ngân hàng và kiểm quỹ tháng đầu tiên, rà soát tài khoản phần mềm.
- Tháng 2
Áp dụng đơn mua hàng cho khoản lớn, xác minh lại danh mục nhà cung cấp.
- Tháng 3
Kiểm kê tồn kho, chuẩn hoá báo cáo quản trị tháng.
- Cuối tháng 3
Rà soát lại: kiểm soát nào chạy thật, kiểm soát nào chỉ có trên giấy.
5. Giám sát để hệ thống không chỉ nằm trên giấy
Kiểm soát xuống cấp theo thời gian: nhân sự thay đổi, người duyệt bận nên ký hàng loạt, mật khẩu ngân hàng bị chia sẻ. Hãy chọn ngẫu nhiên vài giao dịch mỗi quý và kiểm tra lại từ đầu đến cuối: có đề nghị không, có duyệt đúng người không, có chứng từ đủ không. Khi doanh nghiệp lớn hơn, cân nhắc chức năng kiểm toán nội bộ thuê ngoài hoặc bán thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp 10 người có cần kiểm soát nội bộ không?
Có, nhưng ở mức tối giản. Duyệt hai cấp lệnh chi ngân hàng, đối chiếu sổ phụ hằng tháng và tách tiền cá nhân với tiền công ty là ba việc nên làm ngay.
Kiểm soát nội bộ có làm chậm công việc không?
Nếu thiết kế quá nặng thì có. Hãy bắt đầu từ những rủi ro lớn nhất, đặt hạn mức hợp lý để khoản nhỏ được duyệt nhanh và chỉ kiểm soát chặt khoản lớn.
Ai nên chịu trách nhiệm hệ thống kiểm soát nội bộ?
Chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc chịu trách nhiệm cuối cùng. Kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính thường là người thiết kế và theo dõi việc thực hiện hằng ngày.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xây dựng kiểm soát nội bộ cho SMEs không?
Có. ACCA đề xuất ma trận phân quyền, quy trình đối chiếu và báo cáo quản trị phù hợp quy mô; ACCA không thay thế kiểm toán độc lập hay kiểm toán nội bộ chuyên trách.
Bắt đầu kiểm soát nội bộ từ 3 việc đơn giản
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp bạn dựng các kiểm soát tối thiểu cho tiền, hàng và số liệu, vừa sức đội ngũ hiện có.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
