Phân tách nhiệm vụ: nguyên tắc vàng khi phòng kế toán ít người

Khi một người vừa lập đề nghị chi, vừa chuyển tiền, vừa ghi sổ và tự đối chiếu, sai sót hay gian lận đều có thể nằm im rất lâu. Phân tách nhiệm vụ (segregation of duties) là nguyên tắc chia các bước đó cho những người khác nhau. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đưa ra ma trận xung đột và cách bù đắp khi phòng kế toán chỉ có 1–2 người.

1. Nguyên tắc phân tách nhiệm vụ

Một giao dịch tiền thường đi qua bốn chức năng: đề nghị (phát sinh nhu cầu), phê duyệt (đồng ý chi), thực hiện (chuyển tiền, giữ tài sản) và ghi chép – đối chiếu (ghi sổ, so khớp với ngân hàng, kho). Nguyên tắc là không để một người nắm hai chức năng có thể che giấu lỗi của nhau.

Ví dụ, người giữ quỹ tiền mặt không nên đồng thời là người ghi sổ quỹ và tự kiểm quỹ. Nếu thiếu tiền, chính người đó có thể điều chỉnh sổ cho khớp. Đây là một phần cốt lõi của kiểm soát nội bộ cho SMEs.

2. Ma trận xung đột nhiệm vụ

“Xung đột” là cặp rủi ro cao, cần tách bằng mọi giá. “Nên tách” là cặp rủi ro trung bình, có thể chấp nhận nếu có kiểm soát bù đắp. Áp dụng ma trận cho từng quy trình chính:

• Mua hàng – thanh toán: người lập đơn mua hàng không duyệt thanh toán; người tạo nhà cung cấp mới không lập lệnh chi.
• Bán hàng – thu tiền: người xuất hoá đơn không phải người duy nhất ghi nhận tiền thu và xoá công nợ.
• Tiền lương: người lập bảng lương không duyệt và không tự chuyển lương.
• Kho: thủ kho không tự ghi sổ kế toán kho và không tự kiểm kê một mình.

3. Phân tách nhiệm vụ khi chỉ có 1–2 kế toán

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ không thể có bốn người cho bốn chức năng. Giải pháp là đưa giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp vào đúng hai điểm then chốt (phê duyệt và xem đối chiếu), và dùng tính năng của ngân hàng điện tử, phần mềm để tạo người thứ hai.

4. Kiểm soát bù đắp khi không tách được hoàn toàn

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, kiểm soát bù đắp hiệu quả nhất là giám đốc tự nhận thông báo số dư ngân hàng. Chỉ một thói quen này đã khiến việc che giấu khoản chi bất thường khó hơn nhiều.

Ví dụ minh hoạ phân công cho công ty 2 kế toán

Kế toán A phụ trách công nợ phải trả và lập lệnh chi; kế toán B phụ trách công nợ phải thu, xuất hoá đơn và đối chiếu ngân hàng hằng tháng. Giám đốc duyệt lệnh chi trên ngân hàng điện tử và ký bảng đối chiếu do B lập. Mỗi quý, A và B đổi chéo một phần việc trong một tuần để phát hiện bất thường và để công việc không phụ thuộc hoàn toàn vào một người. Cách xoay vòng này cũng giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn khi một kế toán nghỉ phép hoặc nghỉ việc.

5. Thuê ngoài kế toán như một lớp phân tách

Khi doanh nghiệp dùng dịch vụ kế toán bên ngoài để ghi sổ và đối chiếu, chức năng “ghi chép – đối chiếu” tự nhiên được tách khỏi người giữ tiền và người duyệt chi trong nội bộ. Bên ngoài không có quyền chuyển tiền, nên khó che giấu chênh lệch. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn mô hình: thủ quỹ hoặc trợ lý nội bộ giữ chứng từ, giám đốc duyệt chi, đơn vị dịch vụ ghi sổ và báo cáo.

Lưu ý, phân tách chỉ có tác dụng khi mỗi người thực sự làm phần việc của mình: giám đốc phải đọc bảng đối chiếu, không ký hàng loạt; mật khẩu và thiết bị duyệt ngân hàng không được giao lại cho kế toán.

Câu hỏi thường gặp