Chính sách công tác phí, tiếp khách: khung mẫu cho doanh nghiệp

Chi phí đi công tác và tiếp khách thường nhỏ lẻ, phát sinh rải rác nên dễ vượt tầm kiểm soát. Một chính sách công tác phí rõ ràng giúp nhân viên biết được chi gì, chi bao nhiêu, nộp chứng từ ra sao, còn kế toán có căn cứ duyệt và hạch toán. Bài viết này, do ACCA Consulting Vietnam tổng hợp từ kinh nghiệm làm sổ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đưa ra một khung mẫu để bạn tự điều chỉnh.

1. Vì sao cần chính sách công tác phí bằng văn bản

Khi chưa có quy định, mỗi chuyến công tác là một lần thương lượng: nhân viên này ở khách sạn 600 nghìn, người khác ở 1,5 triệu; người nộp hoá đơn đầy đủ, người chỉ đưa vài tấm biên nhận viết tay. Kết quả là chi phí thực tế khó dự báo, kế toán mất thời gian hỏi lại, và nhiều khoản không đủ chứng từ để tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Một chính sách bằng văn bản giải quyết ba việc: công bằng giữa các nhân viên cùng cấp, dự báo được ngân sách công tác theo phòng ban, và đủ hồ sơ để khoản chi được ghi nhận đúng. Chính sách này thường là một phụ lục của quy chế tài chính nội bộ và cần gắn với quy trình phê duyệt chi phí đang áp dụng.

2. Cấu trúc khung một chính sách công tác phí

Bạn không cần một văn bản dài. 4–6 trang là đủ cho doanh nghiệp dưới 50 người.

3. Định mức theo cấp bậc: đặt sao cho hợp lý

Định mức nên chia theo 2–3 nhóm cấp bậc và theo địa bàn (thành phố lớn, tỉnh khác). Cách đặt thực tế: lấy chi phí bình quân các chuyến đi 6–12 tháng gần nhất trong sổ sách, đối chiếu với giá khách sạn, vé tại thời điểm hiện tại, rồi làm tròn. Định mức là mức trần, chi thấp hơn thì hoàn theo thực tế, không "khoán" để nhân viên hưởng phần chênh trừ khi doanh nghiệp chủ động chọn cơ chế phụ cấp khoán và hạch toán đúng theo quy định hiện hành.

4. Tạm ứng, hoàn ứng và chứng từ

Phần lớn rắc rối nằm ở khâu tạm ứng: ứng nhiều lần, quyết toán chậm, số dư tạm ứng treo nhiều tháng trên sổ. Quy trình dưới đây giúp kiểm soát tốt mà không làm khó nhân viên.

Về chứng từ, nên yêu cầu hoá đơn điện tử ghi đúng thông tin doanh nghiệp cho lưu trú, vé máy bay, ăn uống, tiếp khách. Với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT), cần thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào; vì vậy các khoản lớn nên trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản từ tài khoản công ty. Chứng từ dùng ghi sổ cần lưu trữ tối thiểu 10 năm.

5. Chính sách tiếp khách và quà tặng

Tiếp khách là khoản dễ bị lạm dụng nhất vì khó chứng minh mục đích. Chính sách nên yêu cầu mỗi lần tiếp khách ghi rõ: khách là ai, thuộc công ty nào, mục đích (đàm phán hợp đồng, chăm sóc khách hàng), số người tham dự và người duyệt. Đây cũng là hồ sơ chứng minh khoản chi phục vụ kinh doanh.

• Ngân sách theo năm: giao ngân sách tiếp khách cho bộ phận kinh doanh, theo dõi luỹ kế từng tháng.
• Mức chi mỗi lần: trên mức quy định phải xin duyệt trước, không duyệt bổ sung sau.
• Quà tặng: lập danh mục quà chuẩn, giới hạn giá trị, xuất kho có phiếu và danh sách người nhận.
• Báo cáo: hằng quý so sánh chi tiếp khách với doanh số từng nhân viên kinh doanh.

6. Lỗi khiến chi phí công tác khó kiểm soát và cách triển khai

Theo kinh nghiệm của ACCA khi rà soát sổ sách, các lỗi lặp lại nhiều nhất là: định mức ban hành nhưng không cập nhật nhiều năm nên ai cũng xin vượt; hoá đơn ghi sai tên hoặc mã số thuế; tạm ứng treo lâu không quyết toán; tiếp khách không ghi đối tượng; và chi phí công tác không được phân bổ về đúng phòng ban nên không ai chịu trách nhiệm ngân sách.

Câu hỏi thường gặp