Rà soát chi phí thuê ngoài và nhà cung cấp định kỳ

Hợp đồng vệ sinh, bảo vệ, vận chuyển, phần mềm, in ấn… thường được ký một lần rồi tự gia hạn nhiều năm. Quản lý nhà cung cấp định kỳ giúp doanh nghiệp biết mình đang trả bao nhiêu, cho ai, với chất lượng thế nào. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn quy trình rà soát hằng năm và bảng chấm điểm có thể dùng ngay.

1. Vì sao chi phí thuê ngoài dễ âm thầm tăng

Chi phí thuê ngoài tăng không phải vì một quyết định lớn, mà vì nhiều quyết định nhỏ không ai xem lại: hợp đồng tự gia hạn kèm điều khoản tăng giá, mỗi phòng ban tự mua cùng một loại dịch vụ từ nhà cung cấp khác nhau, phụ phí phát sinh được thanh toán theo thói quen. Khi không có người chịu trách nhiệm tổng thể, doanh nghiệp mất lợi thế đàm phán dù tổng số tiền trả ra mỗi năm là đáng kể.

• Hợp đồng gia hạn tự động, không có mốc xem lại giá.
• Nhiều phòng ban mua cùng một nhóm dịch vụ, không gom khối lượng.
• Không có tiêu chí đánh giá chất lượng, chỉ nhớ những lần có sự cố.
• Thanh toán theo hoá đơn mà không đối chiếu với hợp đồng và biên bản nghiệm thu.

2. Quy trình quản lý nhà cung cấp và rà soát hợp đồng hằng năm

Cách làm hiệu quả là chọn một thời điểm cố định mỗi năm, thường là trước khi lập ngân sách năm sau, để rà soát toàn bộ hợp đồng thuê ngoài. Kế toán là người có dữ liệu đầy đủ nhất vì mọi khoản thanh toán đều đi qua sổ sách.

Nhóm nhà cung cấp chiếm phần lớn chi tiêu cần được ưu tiên rà soát kỹ; nhóm nhỏ chỉ cần kiểm tra xem còn sử dụng hay không. Nếu doanh nghiệp đã có kiểm soát thanh toán ba bên, dữ liệu đối chiếu đơn hàng – nhận hàng – hoá đơn sẽ giúp việc chấm điểm khách quan hơn.

3. So sánh báo giá và gom mua

Khi xin báo giá, phải mô tả cùng một phạm vi công việc, cùng tiêu chuẩn chất lượng và cùng điều kiện thanh toán; nếu không, bảng so sánh chỉ là so sánh con số. Ngoài đơn giá, hãy tính tổng chi phí sở hữu: phí lắp đặt, phí đào tạo, phí chấm dứt hợp đồng sớm, thời gian nhân sự nội bộ phải bỏ ra để quản lý nhà cung cấp.

Gom mua là cách đơn giản để có giá tốt hơn: thay vì ba phòng ban mua văn phòng phẩm, in ấn, vận chuyển từ ba nơi, doanh nghiệp ký một hợp đồng khung với khối lượng cả năm. Ví dụ minh hoạ dưới đây cho thấy cách ước tính khoản tiết kiệm trước khi đàm phán.

Trong ví dụ, tổng chi giảm từ 990 triệu xuống 860 triệu, tức 130 triệu mỗi năm, chủ yếu đến từ gom khối lượng và cắt tài khoản phần mềm không còn người dùng. Đây là kiểu tiết kiệm không làm giảm chất lượng, khác với việc cắt giảm chi phí một cách đồng loạt.

4. Bảng chấm điểm nhà cung cấp

Bảng chấm điểm giúp quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính. Dùng thang 1–5 cho từng tiêu chí, nhân với trọng số, cộng ra điểm tổng trên 5.

Quy ước gợi ý: từ 4 điểm trở lên tiếp tục hợp tác; 3–4 điểm đàm phán cải thiện có thời hạn; dưới 3 điểm tìm nhà cung cấp thay thế. Tiêu chí hoá đơn, chứng từ rất quan trọng với kế toán: nhà cung cấp xuất hoá đơn chậm, sai thông tin làm khoản chi có nguy cơ không được tính vào chi phí được trừ.

5. Kiểm soát thanh toán và lịch rà soát trong năm

Rà soát hằng năm cần đi kèm kiểm soát hằng tháng. Một số nguyên tắc nên áp dụng: chỉ thanh toán khi có hợp đồng còn hiệu lực, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận của bộ phận sử dụng và hoá đơn đúng giá hợp đồng; thanh toán bằng chuyển khoản, nhất là các hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào; tách người tạo nhà cung cấp mới trên phần mềm với người duyệt thanh toán để giảm rủi ro nhà cung cấp ma.

Câu hỏi thường gặp