Nội dung bài viết
Khách trả chậm, đơn hàng chững lại, trong khi hoá đơn nhà cung cấp vẫn đến hạn. Lúc này giãn nợ nhà cung cấp là lựa chọn hợp lý hơn vay nóng, nếu bạn đàm phán sớm và có số liệu rõ ràng. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách chuẩn bị, cách đề xuất lịch trả và những điều nên tránh để không làm hỏng quan hệ.
1. Khi nào nên chủ động đề nghị giãn nợ nhà cung cấp
Thời điểm nên đàm phán là trước khi khoản nợ quá hạn, không phải sau khi nhà cung cấp gọi đòi. Dấu hiệu cần hành động: dự báo dòng tiền 13 tuần cho thấy số dư âm ở một vài tuần, tỷ lệ thu tiền từ khách giảm, hoặc doanh nghiệp phải lùi lương để trả hàng.
Nếu chưa có dự báo dòng tiền theo tuần, hãy làm ngay theo bài dự báo dòng tiền 13 tuần. Không có con số này, mọi lời hứa trả nợ chỉ là ước đoán và nhà cung cấp sẽ nhận ra.
2. Chuẩn bị số liệu trước buổi đàm phán
- Báo cáo tuổi nợ phải trả theo từng nhà cung cấp: số dư, ngày đến hạn, số ngày quá hạn.
- Dự báo dòng tiền theo tuần, chỉ rõ tuần nào thiếu và thiếu bao nhiêu.
- Danh sách khoản phải thu sắp về, kèm khách hàng và mức độ chắc chắn.
- Lịch sử giao dịch với nhà cung cấp: doanh số mua mỗi năm, số lần trả đúng hạn.
- Kế hoạch khắc phục: cắt chi phí, đẩy thu nợ, giảm tồn kho, khoản vay đang xin.
- Đề xuất lịch trả cụ thể có số tiền và ngày, không chỉ “trả dần”.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhà cung cấp dễ đồng ý hơn khi thấy bạn hiểu chính xác vấn đề của mình và kế hoạch có mốc kiểm tra được.
3. Đề xuất lịch trả nợ khả thi
Lịch trả khả thi phải khớp với dòng tiền vào dự kiến, có khoản trả ngay để thể hiện thiện chí, và không dồn hết vào cuối kỳ. Ví dụ dưới đây là một công ty giả định đang nợ một nhà cung cấp 600 triệu đồng đến hạn trong tháng 1.
Ví dụ minh hoạ. Mỗi đợt đề xuất được đặt sau ngày dự kiến thu tiền của khách hàng lớn.
Xem dạng bảng
| Lịch trả gốc | Lịch đề xuất | |
|---|---|---|
| Tháng 1 | 600.000.000đ | 150.000.000đ |
| Tháng 2 | 0đ | 150.000.000đ |
| Tháng 3 | 0đ | 150.000.000đ |
| Tháng 4 | 0đ | 150.000.000đ |
- 1Gọi trước khi quá hạn
Báo sớm cho người có quyền quyết định bên nhà cung cấp, không chỉ nhân viên công nợ.
- 2Giải thích ngắn gọn
Nêu nguyên nhân thiếu tiền, mức thiếu, thời gian dự kiến phục hồi.
- 3Đưa lịch cụ thể
Đề xuất số tiền và ngày trả từng đợt, có khoản trả ngay.
- 4Đưa phương án đổi lại
Chủ động đề nghị điều gì đó nhà cung cấp quan tâm.
- 5Chốt bằng văn bản
Ký phụ lục hoặc biên bản thoả thuận, ghi rõ hậu quả nếu lỡ hẹn.
4. Các phương án đổi lại nhà cung cấp quan tâm
| Phương án | Lợi ích cho nhà cung cấp | Lưu ý cho doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Trả một phần ngay | Giảm rủi ro, thấy thiện chí | Chỉ trả mức chắc chắn không làm âm quỹ |
| Chịu lãi chậm trả thoả thuận | Bù chi phí vốn của họ | So sánh với lãi vay ngân hàng trước khi nhận |
| Cam kết sản lượng mua tiếp | Giữ doanh số | Chỉ cam kết mức chắc chắn bán được |
| Trả tiền mặt cho đơn mới | Không tăng thêm rủi ro | Cần dự báo dòng tiền đủ cho đơn mới |
| Bảo lãnh hoặc tài sản đảm bảo | Tăng khả năng thu hồi | Cân nhắc kỹ, nên hỏi ý kiến pháp lý |
| Trả hàng tồn chưa dùng | Thu hồi hàng thay tiền | Kiểm tra tình trạng hàng và cách điều chỉnh hoá đơn |
Với phương án trả lại hàng, việc lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn trả hàng cần làm theo quy định hiện hành về hoá đơn điện tử. Các đợt trả nợ nên chuyển khoản để chứng từ rõ ràng, nhất là các khoản từ 5 triệu đồng trở lên gắn với điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
5. Những điều làm hỏng quan hệ cần tránh
- Im lặng rồi trả trễ: nhà cung cấp biết tin cuối cùng sẽ mất lòng tin nhanh nhất.
- Hứa quá khả năng: lỡ hẹn lần hai thường dẫn tới cắt hạn mức hoặc khởi kiện.
- Ưu tiên ngầm: trả hết cho một bên trong khi xin giãn với bên khác, rồi để lộ thông tin.
- Đổi người liên hệ liên tục: chỉ định một đầu mối duy nhất trao đổi với nhà cung cấp.
- Không cập nhật: gửi tình hình định kỳ, kể cả khi mọi việc đang theo kế hoạch.
Sau khi qua giai đoạn khó, hãy rà soát nguyên nhân gốc. Nếu thiếu tiền đến từ tăng trưởng nhanh hơn vốn lưu động, hãy xem lại cấu trúc vốn lưu động và hạn mức tín dụng để có giải pháp dài hạn hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đề nghị giãn nợ với tất cả nhà cung cấp cùng lúc?
Không nhất thiết. Ưu tiên đàm phán với các khoản lớn nhất trong tuần thiếu tiền, và giữ trả đúng hạn với nhà cung cấp chiến lược nếu dòng tiền cho phép.
Thoả thuận giãn nợ có cần lập văn bản không?
Nên có. Phụ lục hợp đồng hoặc biên bản thoả thuận ghi rõ số tiền, ngày trả từng đợt và lãi chậm trả (nếu có) giúp hai bên tránh tranh chấp và là chứng từ để kế toán theo dõi.
Lãi chậm trả trả cho nhà cung cấp có được tính vào chi phí không?
Khoản này cần có thoả thuận, chứng từ thanh toán và được xem xét theo quy định hiện hành về chi phí được trừ. Bạn nên kiểm tra với kế toán trước khi ký.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ chuẩn bị số liệu đàm phán giãn nợ không?
Có. ACCA lập báo cáo tuổi nợ phải trả, dự báo dòng tiền và bảng lịch trả đề xuất từ sổ sách; việc đàm phán và quyết định vẫn do chủ doanh nghiệp thực hiện.
Đàm phán bằng số liệu, không bằng lời hứa
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp bạn có báo cáo công nợ và dòng tiền đủ tin cậy để thương lượng với nhà cung cấp.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
