Nội dung bài viết
Mua hàng là khâu chi tiền lớn nhất ở nhiều doanh nghiệp, nên cũng là nơi gian lận mua hàng dễ ẩn náu nhất. Khác với lấy tiền quỹ, gian lận ở đây đi kèm hoá đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho trông rất hợp lệ. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam dành cho CFO và kế toán trưởng: nhận diện các kiểu gian lận phổ biến và những phép thử dữ liệu có thể làm ngay trên Excel.
1. Bốn kiểu gian lận mua hàng thường gặp
| Kiểu gian lận | Cách thức | Dấu vết thường thấy |
|---|---|---|
| Lại quả (kickback) | Nhân viên mua hàng nhận tiền từ nhà cung cấp để chọn họ hoặc chấp nhận giá cao | Giá mua cao hơn thị trường, một nhà cung cấp thắng liên tục |
| Nhà cung cấp “ma” | Lập nhà cung cấp không có thật hoặc do người nhà sở hữu để nhận tiền | Thông tin sơ sài, tài khoản trùng nhân viên, không có giao hàng thực |
| Chia nhỏ đơn hàng | Tách một giao dịch lớn thành nhiều đơn nhỏ để né hạn mức phê duyệt | Nhiều đơn cùng ngày, cùng nhà cung cấp, sát dưới hạn mức |
| Thông thầu, báo giá giả | Các báo giá so sánh do cùng một nhóm lập | Báo giá cùng định dạng, cùng lỗi chính tả, chênh giá cố định |
Chia nhỏ đơn còn có thể ảnh hưởng thuế: hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Việc tách hoá đơn để chi tiền mặt vừa là dấu hiệu kiểm soát yếu vừa tạo rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
2. Sáu phép thử dữ liệu phát hiện gian lận mua hàng
Bạn không cần phần mềm đắt tiền. Chỉ cần xuất danh mục nhà cung cấp, danh sách nhân viên và sổ chi tiết thanh toán ra Excel, rồi chạy các phép so khớp dưới đây.
- Trùng tài khoản ngân hàng: so số tài khoản nhà cung cấp với tài khoản nhận lương của nhân viên.
- Trùng địa chỉ, số điện thoại: so địa chỉ nhà cung cấp với địa chỉ nhân viên, và giữa các nhà cung cấp với nhau.
- Hoá đơn số tròn, liên tiếp: nhà cung cấp xuất hoá đơn cho bạn với số thứ tự gần như liên tiếp nghĩa là bạn có thể là khách hàng duy nhất.
- Giao dịch sát hạn mức: lọc các đơn có giá trị từ 90% đến dưới 100% hạn mức phê duyệt.
- Nhà cung cấp mới thanh toán nhanh: nhà cung cấp tạo trong 90 ngày gần đây nhưng đã nhận khoản lớn.
- Hoá đơn trùng: cùng số tiền, cùng nhà cung cấp, cùng hoặc gần ngày.
Ví dụ minh hoạ: mỗi kết quả chỉ là điểm cần xem lại, không phải kết luận gian lận. Nhiều trường hợp có lý do hợp lý.
Xem dạng bảng
| Trùng tài khoản nhân viên | 2 giao dịch |
| Trùng địa chỉ | 5 giao dịch |
| Hoá đơn liên tiếp | 9 giao dịch |
| Sát hạn mức | 23 giao dịch |
| NCC mới thanh toán nhanh | 7 giao dịch |
| Hoá đơn trùng | 4 giao dịch |
3. Kiểm soát ngay từ khâu tạo nhà cung cấp
Nhà cung cấp “ma” chỉ tồn tại được khi ai đó có quyền tự tạo mới trong hệ thống rồi tự duyệt thanh toán. Cách phòng ngừa hiệu quả nhất là tách người tạo hồ sơ nhà cung cấp khỏi người đặt hàng và người thanh toán.
- 1Đề nghị
Bộ phận mua hàng gửi đề nghị kèm báo giá và lý do chọn.
- 2Xác minh
Kế toán tra cứu mã số thuế, tình trạng hoạt động, địa chỉ đăng ký.
- 3Kiểm tra tài khoản
Tài khoản ngân hàng phải đứng tên đúng pháp nhân nhà cung cấp.
- 4Phê duyệt
Người độc lập với mua hàng duyệt đưa vào danh mục.
- 5Rà soát định kỳ
Mỗi năm khoá các nhà cung cấp không giao dịch trên 12 tháng.
Kết hợp với đối chiếu ba bên đơn hàng – phiếu nhập – hoá đơn, rủi ro thanh toán cho hàng không có thật giảm đáng kể.
4. Khi phép thử cho ra kết quả bất thường
- Lấy đủ bộ chứng từ: đề nghị mua, báo giá, hợp đồng, phiếu nhập, hoá đơn, chứng từ thanh toán
- Xác minh việc giao hàng thực tế với kho hoặc người sử dụng
- So giá với ít nhất hai nguồn tham chiếu khác
- Ghi nhận giải trình của người phụ trách bằng văn bản
- Báo cáo lên cấp cao hơn người có liên quan nếu chưa làm rõ được
Theo kinh nghiệm của ACCA, phần lớn kết quả bất thường có lời giải thích hợp lý, nhưng chính việc kiểm tra định kỳ đã đủ tạo tác dụng răn đe.
5. Vai trò của CFO và kế toán trưởng
- Chạy bộ phép thử ít nhất mỗi quý và lưu kết quả.
- Đưa tiêu chí chọn nhà cung cấp, số báo giá tối thiểu vào quy chế mua hàng.
- Luân chuyển nhân sự mua hàng phụ trách các nhóm hàng định kỳ.
- Yêu cầu nhân viên mua hàng khai báo xung đột lợi ích hằng năm.
Câu hỏi thường gặp
Có cần phần mềm chuyên dụng để phát hiện gian lận mua hàng không?
Không bắt buộc. Với doanh nghiệp vừa, Excel với các hàm so khớp và lọc đã đủ chạy phần lớn phép thử. Phần mềm chỉ cần khi khối lượng giao dịch rất lớn.
Bao nhiêu báo giá là đủ trước khi mua hàng?
Không có con số chung; doanh nghiệp tự quy định trong quy chế mua hàng theo giá trị đơn. Điều quan trọng là báo giá phải độc lập và được lưu cùng hồ sơ.
Nhân viên mua hàng có người nhà làm nhà cung cấp thì sao?
Không nhất thiết bị cấm, nhưng phải khai báo xung đột lợi ích và người đó không được tham gia chọn, duyệt giao dịch với nhà cung cấp này.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát danh mục nhà cung cấp không?
Có. Trong dịch vụ kế toán và rà soát sổ sách, ACCA đối chiếu thông tin nhà cung cấp, công nợ phải trả và chứng từ thanh toán, rồi báo các điểm cần doanh nghiệp làm rõ.
Dữ liệu mua hàng sạch để kiểm soát tốt hơn
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán kèm đối chiếu công nợ nhà cung cấp hằng tháng. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
