Nội dung bài viết
Điểm hoà vốn, số dư đảm phí, quyết định nhận đơn giá thấp hay lập ngân sách linh hoạt đều cần một bước chung: phân loại chi phí thành định phí biến phí. Phân loại sai thì mọi phép tính phía sau đều sai. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đưa ra bảng phân loại chi phí phổ biến của doanh nghiệp nhỏ và cách tách chi phí hỗn hợp.
1. Định phí và biến phí là gì
- Biến phí (chi phí biến đổi): tổng số tiền thay đổi tỷ lệ thuận với khối lượng hoạt động. Ví dụ nguyên vật liệu, hoa hồng bán hàng, phí vận chuyển theo đơn.
- Định phí (chi phí cố định): tổng số tiền không đổi trong một phạm vi hoạt động nhất định. Ví dụ tiền thuê, lương quản lý, khấu hao.
- Chi phí hỗn hợp: gồm cả phần cố định và phần biến đổi. Ví dụ tiền điện xưởng, cước điện thoại có thuê bao cố định cộng cước theo phút.
Lưu ý hai chữ trong một phạm vi. Tiền thuê nhà xưởng là định phí cho đến khi sản lượng vượt công suất và phải thuê thêm xưởng. Định phí theo bậc như vậy rất phổ biến, cần ghi chú rõ ngưỡng khi lập kế hoạch.
2. Bảng phân loại định phí biến phí phổ biến của SMEs
| Khoản chi phí | Loại | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nguyên vật liệu trực tiếp, giá vốn hàng mua bán | Biến phí | Theo số lượng sản xuất, bán ra |
| Hoa hồng bán hàng, phí sàn thương mại điện tử | Biến phí | Theo doanh thu hoặc số đơn |
| Bao bì, vận chuyển giao hàng | Biến phí | Theo số đơn, khối lượng |
| Tiền thuê văn phòng, nhà xưởng | Định phí | Định phí theo bậc khi vượt công suất |
| Lương cố định và bảo hiểm doanh nghiệp đóng 21,5% | Định phí | Lương khoán theo sản phẩm là biến phí |
| Khấu hao tài sản cố định | Định phí | Nếu khấu hao theo đường thẳng |
| Phí dịch vụ kế toán, phần mềm thuê bao | Định phí | Có thể là định phí theo bậc khi số chứng từ tăng |
| Điện, nước sản xuất | Hỗn hợp | Phần cơ bản cố định, phần theo sản lượng |
Lương có phần cứng và phần thưởng theo doanh số nên cần tách riêng. Bảo hiểm doanh nghiệp đóng (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%) đi theo tiền lương đóng BHXH, nên thường cùng loại với phần lương cố định.
3. Tách chi phí hỗn hợp bằng phương pháp cực đại – cực tiểu
Phương pháp cực đại – cực tiểu (high-low) dùng hai điểm có mức hoạt động cao nhất và thấp nhất để ước tính phần biến đổi và phần cố định. Ví dụ minh hoạ: chi phí điện của một xưởng trong 6 tháng.
| Tháng | Sản lượng (sản phẩm) | Chi phí điện (triệu đ) |
|---|---|---|
| Tháng 1 | 3.000 | 23 |
| Tháng 2 (thấp nhất) | 2.000 | 18 |
| Tháng 3 | 4.200 | 29 |
| Tháng 4 (cao nhất) | 5.000 | 33 |
| Tháng 5 | 3.500 | 25,8 |
| Tháng 6 | 4.000 | 28,2 |
- 1Chọn hai điểm
Tháng cao nhất 5.000 sản phẩm – 33 triệu; tháng thấp nhất 2.000 sản phẩm – 18 triệu.
- 2Tính biến phí đơn vị
(33 − 18) triệu / (5.000 − 2.000) = 5.000đ/sản phẩm.
- 3Tính định phí
33 triệu − 5.000 × 5.000đ = 8 triệu/tháng.
- 4Lập phương trình
Chi phí điện = 8 triệu + 5.000đ × sản lượng.
- 5Kiểm tra lại
Thử với tháng 1: 8 + 15 = 23 triệu, khớp số thực tế.
Ví dụ minh hoạ, theo phương trình 8 triệu + 5.000đ × sản lượng. Phần định phí 8 triệu không đổi ở mọi mức.
Xem dạng bảng
| 2.000 sản phẩm | 18 triệu đ |
| 3.000 sản phẩm | 23 triệu đ |
| 4.000 sản phẩm | 28 triệu đ |
| 5.000 sản phẩm | 33 triệu đ |
Ưu điểm của phương pháp là đơn giản, làm được trên Excel trong vài phút. Nhược điểm là chỉ dùng hai điểm, nên nếu một trong hai tháng bất thường (máy hỏng, tăng ca đột xuất) kết quả sẽ lệch. Hãy loại tháng bất thường trước khi chọn điểm, hoặc dùng hồi quy tuyến tính khi có nhiều dữ liệu.
4. Ứng dụng phân loại định phí biến phí khi ra quyết định
- Tính điểm hoà vốn: định phí chia số dư đảm phí đơn vị, xem bài điểm hoà vốn.
- Quyết định nhận đơn giá thấp: khi còn công suất, đơn hàng có giá cao hơn biến phí là có đóng góp, xem bài số dư đảm phí.
- Ngân sách linh hoạt: điều chỉnh ngân sách theo sản lượng thực tế để so sánh công bằng.
- Đánh giá rủi ro: doanh nghiệp định phí cao lời nhanh khi doanh thu tăng nhưng lỗ nhanh khi doanh thu giảm.
Theo kinh nghiệm của ACCA, sổ sách kế toán tài chính phân loại chi phí theo chức năng (giá vốn, bán hàng, quản lý), không theo cách ứng xử. Muốn có báo cáo định phí – biến phí, cần mở thêm mã chi tiết hoặc gắn nhãn cho từng tài khoản chi phí ngay từ đầu năm.
5. Lỗi thường gặp khi phân loại
- Không xếp toàn bộ lương vào định phí khi có hoa hồng, lương sản phẩm
- Không coi chi phí hỗn hợp là biến phí thuần
- Ghi chú ngưỡng công suất của định phí theo bậc
- Cập nhật lại phân loại khi hợp đồng thuê, cơ chế lương thay đổi
Câu hỏi thường gặp
Lương nhân viên là định phí hay biến phí?
Lương cố định theo tháng là định phí. Lương theo sản phẩm, hoa hồng theo doanh số là biến phí. Nhiều doanh nghiệp có cả hai phần nên cần tách riêng.
Phương pháp cực đại – cực tiểu có đủ chính xác không?
Đủ dùng cho quyết định nhanh và doanh nghiệp nhỏ, với điều kiện hai điểm chọn không phải tháng bất thường. Khi có nhiều dữ liệu, dùng hồi quy tuyến tính trên Excel sẽ chính xác hơn.
Báo cáo tài chính có thể hiện định phí, biến phí không?
Không. Báo cáo tài chính phân loại theo chức năng. Phân loại định phí – biến phí thuộc kế toán quản trị, cần lập báo cáo riêng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập báo cáo quản trị theo định phí, biến phí không?
Có. ACCA hỗ trợ gắn mã chi phí theo cách ứng xử khi ghi sổ và lập báo cáo quản trị định kỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Cần tách định phí, biến phí cho doanh nghiệp?
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hỗ trợ dịch vụ kế toán và báo cáo quản trị chi phí để bạn tính hoà vốn, định giá và lập ngân sách chính xác.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
