Nội dung bài viết
Khách trả chậm hiếm khi chỉ do khách. Nhiều khoản nợ kéo dài vì hoá đơn xuất muộn, điều khoản không rõ, hoặc không ai chịu trách nhiệm nhắc. Quản lý công nợ phải thu hiệu quả bắt đầu từ lúc nhận đơn, không phải lúc nợ đã quá hạn. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam mô tả quy trình từ bán hàng đến thu tiền và các điểm kiểm soát cần có.
1. Quy trình từ bán hàng đến thu tiền
Quy trình bán hàng đến thu tiền (order-to-cash) gồm chuỗi bước nối tiếp nhau giữa bộ phận kinh doanh, kho, giao hàng và kế toán. Mỗi bước bị chậm vài ngày đều cộng dồn vào số ngày thu tiền.
- 1Nhận đơn
Kiểm tra thông tin khách, hạn mức tín dụng và công nợ quá hạn trước khi xác nhận.
- 2Hợp đồng, điều khoản
Thống nhất giá, thời hạn thanh toán, chứng từ cần có khi thanh toán.
- 3Giao hàng, nghiệm thu
Có biên bản giao nhận hoặc xác nhận nghiệm thu có chữ ký.
- 4Xuất hoá đơn
Xuất hoá đơn điện tử đúng thông tin, gửi ngay cho khách kèm hạn thanh toán.
- 5Ghi nhận và nhắc nợ
Kế toán ghi công nợ, nhắc trước hạn, theo dõi tuổi nợ.
- 6Thu tiền, cấn trừ
Xác định khoản tiền về, cấn trừ đúng hoá đơn, đối chiếu định kỳ.
2. Điểm kiểm soát khi quản lý công nợ phải thu
Điểm kiểm soát là việc phải được kiểm tra trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Thiếu điểm kiểm soát, lỗi ở đầu chuỗi sẽ chỉ lộ ra khi khách từ chối thanh toán.
| Bước | Điểm kiểm soát | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| Nhận đơn | Khách còn trong hạn mức, không có nợ quá hạn lâu | Bán thêm cho khách đang khó trả |
| Hợp đồng | Điều khoản thanh toán, phạt chậm trả bằng văn bản | Không có căn cứ đòi nợ |
| Giao hàng | Biên bản giao nhận có xác nhận của khách | Khách nói chưa nhận đủ hàng |
| Xuất hoá đơn | Đúng tên, mã số thuế, giá; xuất trong ngày giao | Hoá đơn phải điều chỉnh, tiền về chậm |
| Nhắc nợ | Lịch nhắc theo tuổi nợ, có người chịu trách nhiệm | Nợ quá hạn tích tụ không ai biết |
| Thu tiền | Cấn trừ đúng hoá đơn, đối chiếu công nợ định kỳ | Lệch sổ, tranh chấp số dư |
Theo kinh nghiệm của ACCA, điểm kiểm soát hay bị bỏ qua nhất là biên bản giao nhận và đối chiếu công nợ định kỳ. Hai giấy tờ này cũng là bằng chứng quan trọng khi phải đòi nợ khách hàng hoặc khi lập dự phòng nợ khó đòi theo quy định hiện hành.
3. Phân công giữa sale và kế toán
Tranh luận "đòi nợ là việc của ai" xuất hiện ở hầu hết doanh nghiệp. Cách giải quyết là viết rõ ai thực hiện, ai phê duyệt, ai được thông báo cho từng việc.
| Việc | Sale | Kế toán | Quản lý |
|---|---|---|---|
| Kiểm tra hạn mức trước khi nhận đơn | Thực hiện | Cung cấp số dư | Duyệt vượt hạn mức |
| Thống nhất điều khoản thanh toán | Thực hiện | Góp ý mẫu hợp đồng | Duyệt ngoại lệ |
| Xuất và gửi hoá đơn | Thông báo đã giao | Thực hiện | Được báo cáo |
| Nhắc nợ trước hạn, đến hạn | Phối hợp | Thực hiện | Được báo cáo |
| Liên hệ khách quá hạn trên 30 ngày | Thực hiện | Cung cấp chứng từ | Theo dõi |
| Đối chiếu công nợ định kỳ | Hỗ trợ lấy xác nhận | Thực hiện | Ký duyệt |
Nhiều doanh nghiệp gắn một phần thưởng doanh số với tiền thực thu thay vì doanh số xuất hoá đơn. Cách này khiến sale quan tâm đến việc khách trả đúng hạn ngay từ khi chốt đơn.
4. Cải thiện số ngày thu tiền: ví dụ minh hoạ
Ví dụ minh hoạ: doanh nghiệp cho khách thời hạn 30 ngày nhưng số ngày thu tiền thực tế là 59 ngày. Phân tích cho thấy hoá đơn xuất sau giao hàng bình quân 5 ngày, khách nhận hoá đơn sau 4 ngày nữa vì gửi bản giấy, và khách trả trễ bình quân 20 ngày. Sau khi chuẩn hoá quy trình, các khoảng chậm được rút ngắn như sau.
Ví dụ minh hoạ. Tổng thời gian từ giao hàng đến thu tiền giảm từ 59 xuống 39 ngày mà không đổi thời hạn thanh toán.
Xem dạng bảng
| Trước | Sau | |
|---|---|---|
| Giao hàng → xuất hoá đơn | 5 ngày | 1 ngày |
| Xuất hoá đơn → khách nhận | 4 ngày | 0 ngày |
| Thời hạn thanh toán | 30 ngày | 30 ngày |
| Trễ hạn bình quân | 20 ngày | 8 ngày |
Giảm 20 ngày thu tiền mà không cần đàm phán lại thời hạn với khách. Với doanh thu bình quân 50 triệu/ngày, khoảng 1 tỷ đồng tiền mặt được giải phóng. Các hành động tương tự được tổng hợp trong checklist tối ưu vốn lưu động.
5. Chỉ số theo dõi công nợ phải thu hằng tháng
- Số ngày thu tiền (DSO): phải thu bình quân / doanh thu × số ngày trong kỳ.
- Tỷ lệ nợ quá hạn: nợ quá hạn / tổng phải thu, theo dõi xu hướng.
- Tỷ lệ thu đúng hạn: số hoá đơn thu đúng hạn / tổng số hoá đơn đến hạn.
- Top 10 khách nợ lớn: số dư, tuổi nợ, người phụ trách, hành động tiếp theo.
Các chỉ số này nên nằm trong báo cáo quản trị hằng tháng và được thảo luận trong cuộc họp kinh doanh, không chỉ là báo cáo của kế toán. Cấu trúc nhóm tuổi nợ chi tiết xem bài báo cáo tuổi nợ.
Câu hỏi thường gặp
Ai nên chịu trách nhiệm chính về công nợ phải thu?
Kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, nhắc và đối chiếu; sale chịu trách nhiệm quan hệ và thu hồi khoản quá hạn lâu. Quan trọng nhất là phân công bằng văn bản để không có khoảng trống.
Bao lâu nên đối chiếu công nợ với khách hàng?
Với khách hàng lớn, nên đối chiếu hằng tháng hoặc hằng quý; tối thiểu là vào cuối năm tài chính. Biên bản đối chiếu có chữ ký là căn cứ quan trọng khi có tranh chấp.
Có nên dừng giao hàng khi khách quá hạn?
Nên có quy định rõ trong chính sách tín dụng, ví dụ tạm dừng khi quá hạn vượt một số ngày nhất định, kèm ngoại lệ do quản lý duyệt. Thông báo trước cho khách để tránh bất ngờ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ quản lý công nợ phải thu không?
Có. Trong gói kế toán, ACCA ghi nhận công nợ theo từng hoá đơn, lập báo cáo tuổi nợ, hỗ trợ lập biên bản đối chiếu và gợi ý điểm kiểm soát phù hợp với quy trình bán hàng của doanh nghiệp.
Thu tiền đúng hạn bắt đầu từ quy trình đúng
ACCA Consulting VN hỗ trợ dịch vụ kế toán trọn gói, theo dõi tuổi nợ và đối chiếu công nợ định kỳ. Liên hệ để được tư vấn quy trình phù hợp.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
