Nội dung bài viết
Nhiều chủ doanh nghiệp ngại đòi tiền vì sợ mất khách, đến khi khoản nợ đã quá lâu thì việc thu hồi khó hơn nhiều. Đòi nợ khách hàng chuyên nghiệp là nhắc đúng lúc, đúng giọng, có hồ sơ đầy đủ và có lộ trình leo thang rõ ràng. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đưa ra lịch nhắc nợ và gợi ý nội dung cho từng giai đoạn.
1. Vì sao cần đòi nợ sớm và đều đặn
Khả năng thu hồi một khoản nợ giảm dần theo thời gian: khách có thể chuyển ưu tiên trả cho bên khác, người phụ trách bên khách nghỉ việc, hoặc tình hình tài chính của khách xấu đi. Ngoài ra, mỗi ngày tiền nằm ở khách là một ngày doanh nghiệp phải dùng vốn khác, thường là vốn vay, để vận hành.
Ví dụ minh hoạ, giả định lãi vay 10%/năm; chi phí = 500 triệu × 10% × số ngày / 365. Chưa tính rủi ro mất nợ.
Xem dạng bảng
| 30 ngày | 4,1 triệu đ |
| 60 ngày | 8,2 triệu đ |
| 90 ngày | 12,3 triệu đ |
| 180 ngày | 24,7 triệu đ |
Nhắc nợ sớm không làm mất lòng khách nếu được thực hiện như một phần dịch vụ: gửi hoá đơn đúng hẹn, nhắc lịch sự trước hạn, xác nhận ngày thanh toán. Khách hàng tốt thường đánh giá cao nhà cung cấp làm việc rõ ràng.
2. Lịch nhắc và đòi nợ khách hàng theo mốc ngày
- Trước hạn 5–7 ngày
Email thân thiện kèm hoá đơn, số tiền, ngày đến hạn, số tài khoản.
- Ngày đến hạn
Tin nhắn hoặc email ngắn xác nhận khách đã lên lịch thanh toán.
- Quá hạn 3–7 ngày
Gọi điện cho người phụ trách thanh toán, hỏi lý do, chốt ngày trả cụ thể.
- Quá hạn 15–30 ngày
Email chính thức gửi cả người phụ trách và quản lý của khách; thông báo tạm dừng giao hàng theo chính sách.
- Quá hạn 30–60 ngày
Gặp trực tiếp, đề xuất lịch trả góp bằng văn bản, ký biên bản đối chiếu công nợ.
- Quá hạn trên 60–90 ngày
Thư yêu cầu thanh toán chính thức có chữ ký giám đốc; đánh giá phương án pháp lý.
Các mốc trên là gợi ý; doanh nghiệp nên điều chỉnh theo thời hạn thanh toán và đặc thù khách hàng, sau đó ghi vào chính sách tín dụng khách hàng để áp dụng thống nhất. Người thực hiện mỗi bước nên được phân công rõ như trong quy trình quản lý công nợ phải thu.
3. Mẫu nội dung email, điện thoại từng giai đoạn
| Giai đoạn | Kênh | Nội dung chính | Giọng điệu |
|---|---|---|---|
| Trước hạn | Gửi lại hoá đơn, nhắc ngày đến hạn, hỏi khách cần thêm chứng từ gì | Thân thiện, hỗ trợ | |
| Quá hạn ngắn | Điện thoại | Hỏi đã nhận hoá đơn chưa, có vướng mắc gì, chốt ngày thanh toán | Lịch sự, cụ thể |
| Quá hạn trung bình | Email chính thức | Liệt kê hoá đơn quá hạn, số ngày, thông báo tạm dừng giao hàng theo chính sách | Rõ ràng, kiên định |
| Quá hạn dài | Gặp mặt, văn bản | Đề xuất lịch trả, yêu cầu xác nhận công nợ bằng văn bản | Nghiêm túc, tìm giải pháp |
| Trước pháp lý | Thư có chữ ký | Yêu cầu thanh toán trong thời hạn cuối, nêu bước tiếp theo nếu không thanh toán | Trang trọng, dứt khoát |
Ví dụ minh hoạ một email giai đoạn quá hạn trung bình: "Kính gửi anh/chị, theo đối chiếu của chúng tôi, hoá đơn số … ngày … trị giá … đã quá hạn thanh toán 20 ngày. Theo chính sách bán hàng đã thống nhất, đơn hàng mới sẽ tạm giữ cho đến khi khoản này được thanh toán. Anh/chị vui lòng phản hồi ngày thanh toán dự kiến trước ngày …"
- Luôn nêu số hoá đơn, ngày, số tiền, số ngày quá hạn; tránh câu chung chung "anh chị thanh toán giúp".
- Mỗi cuộc gọi kết thúc bằng một cam kết cụ thể: ngày, số tiền, người chuyển.
- Ghi lại nội dung trao đổi vào hồ sơ khách hàng để người khác có thể tiếp nối.
- Không dùng lời lẽ đe doạ, không liên hệ người không liên quan, không công khai thông tin nợ của khách.
4. Khi nào chuyển sang biện pháp pháp lý
Biện pháp pháp lý nên được cân nhắc khi khách không phản hồi, không thực hiện lịch trả đã cam kết nhiều lần, hoặc có dấu hiệu tẩu tán tài sản, ngừng hoạt động. Trước khi quyết định, hãy so sánh số tiền có thể thu hồi với chi phí, thời gian và ảnh hưởng tới quan hệ.
- 1Chuẩn bị hồ sơ
Hợp đồng, đơn hàng, biên bản giao nhận, hoá đơn, biên bản đối chiếu, lịch sử nhắc nợ.
- 2Thư yêu cầu chính thức
Gửi văn bản có chữ ký người đại diện, nêu rõ số tiền và thời hạn cuối.
- 3Thương lượng, hoà giải
Đề xuất lịch trả góp, cấn trừ công nợ hoặc nhận tài sản thay thế nếu phù hợp.
- 4Tham vấn luật sư
Đánh giá căn cứ, thời hiệu và phương án: trọng tài thương mại nếu hợp đồng có thoả thuận, hoặc khởi kiện tại toà án.
- 5Thực hiện thủ tục
Tiến hành theo tư vấn pháp lý và theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp không nên thuê bên ngoài dùng biện pháp gây áp lực trái pháp luật để thu nợ; rủi ro pháp lý và uy tín lớn hơn nhiều so với khoản nợ. Song song, kế toán cần theo dõi khoản nợ trên báo cáo tuổi nợ và chuẩn bị hồ sơ để xem xét trích lập dự phòng theo quy định hiện hành.
5. Giữ quan hệ sau khi thu được nợ
Khi khách đã thanh toán, gửi xác nhận đã nhận tiền và cảm ơn. Sau đó đánh giá lại hạng tín dụng: khách gặp khó khăn tạm thời nhưng hợp tác tốt có thể giữ hạn mức thấp hơn trong vài tháng; khách cố tình kéo dài nên chuyển sang thanh toán trước. Theo kinh nghiệm của ACCA, phần lớn tranh chấp công nợ có thể tránh được nếu điều khoản thanh toán và biên bản đối chiếu được làm đầy đủ từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Nhắc nợ trước hạn có làm khách khó chịu không?
Thường là không, nếu nội dung mang tính hỗ trợ: gửi lại hoá đơn, nhắc ngày đến hạn, hỏi khách cần thêm chứng từ gì. Đây là cách giúp phòng kế toán của khách lên lịch thanh toán kịp thời.
Khách xin trả góp thì xử lý thế nào?
Có thể chấp nhận nếu khách hợp tác, nhưng cần lập thoả thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền, ngày trả từng đợt và hệ quả khi vi phạm. Kèm biên bản xác nhận tổng công nợ.
Khi nào nên nhờ luật sư?
Khi khách không phản hồi hoặc vi phạm cam kết nhiều lần sau thư yêu cầu chính thức, hoặc có dấu hiệu ngừng hoạt động. Luật sư sẽ đánh giá căn cứ, thời hiệu và phương án phù hợp theo quy định hiện hành.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ hồ sơ công nợ khi đòi nợ không?
Có. ACCA hỗ trợ lập báo cáo tuổi nợ, biên bản đối chiếu công nợ và tổng hợp chứng từ liên quan trong gói kế toán. ACCA không thực hiện dịch vụ đòi nợ; với tranh chấp, doanh nghiệp nên làm việc với luật sư.
Thu hồi công nợ có hồ sơ, có lộ trình
ACCA Consulting VN hỗ trợ dịch vụ kế toán trọn gói, theo dõi tuổi nợ và đối chiếu công nợ định kỳ để việc nhắc nợ luôn có số liệu chính xác. Liên hệ để được tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
