Nội dung bài viết
Cho khách nợ là cách bán được nhiều hơn, nhưng cũng là cách nhanh nhất để mất tiền nếu không có quy tắc. Một chính sách tín dụng khách hàng rõ ràng trả lời ba câu hỏi: cho ai nợ, nợ tối đa bao nhiêu, trong bao lâu. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách chấm điểm, đặt hạn mức và mẫu phiếu đánh giá có thể dùng ngay.
1. Chính sách tín dụng khách hàng gồm những gì
Chính sách tín dụng là văn bản nội bộ quy định điều kiện bán chịu. Thiếu văn bản, quyết định cho nợ phụ thuộc vào từng nhân viên kinh doanh, và áp lực doanh số thường thắng nỗi lo thu hồi.
| Thành phần | Nội dung | Người quyết định |
|---|---|---|
| Đối tượng được bán chịu | Điều kiện tối thiểu: thời gian hoạt động, hồ sơ pháp lý, lịch sử giao dịch | Giám đốc ban hành |
| Tiêu chí chấm điểm | Các tiêu chí, trọng số, thang điểm | Kế toán trưởng đề xuất |
| Hạn mức và thời hạn | Công thức tính theo hạng khách hàng | Theo phân cấp duyệt |
| Điều kiện bảo đảm | Đặt cọc, bảo lãnh, ký quỹ với khách rủi ro cao | Giám đốc |
| Xử lý vi phạm | Tạm dừng giao hàng, hạ hạng, chuyển thu tiền trước | Kế toán thực hiện, quản lý duyệt |
| Đánh giá lại | Tần suất xem lại hạng và hạn mức | Kế toán, kinh doanh |
2. Tiêu chí chấm điểm khách hàng
Doanh nghiệp vừa và nhỏ không cần mô hình phức tạp. Bốn nhóm tiêu chí với thang điểm 0–100 là đủ để phân hạng khách hàng một cách nhất quán.
- Lịch sử thanh toán35%
- Năng lực tài chính25%
- Quy mô, thời gian hợp tác20%
- Pháp lý, thông tin doanh nghiệp20%
Ví dụ minh hoạ. Với khách hàng mới chưa có lịch sử, có thể chuyển trọng số sang năng lực tài chính và pháp lý.
Xem dạng bảng
| Lịch sử thanh toán | 35% |
| Năng lực tài chính | 25% |
| Quy mô, thời gian hợp tác | 20% |
| Pháp lý, thông tin doanh nghiệp | 20% |
- Lịch sử thanh toán: số ngày trễ bình quân, số lần quá hạn trong 12 tháng, có từng phải nhắc nhiều lần không.
- Năng lực tài chính: báo cáo tài chính khách cung cấp, quy mô vốn, xu hướng doanh thu, lợi nhuận.
- Quy mô, thời gian hợp tác: doanh số mua với doanh nghiệp, số năm giao dịch, mức độ phụ thuộc.
- Pháp lý, thông tin: tình trạng hoạt động và mã số thuế tra cứu trên cổng thông tin chính thức, người đại diện, địa chỉ thực tế.
Nguồn thông tin nên ưu tiên dữ liệu khách quan: lịch sử công nợ trên sổ sách, biên bản đối chiếu, thông tin đăng ký doanh nghiệp công khai. Đánh giá cảm tính của nhân viên kinh doanh chỉ nên là thông tin bổ sung.
3. Cách đặt hạn mức và thời hạn thanh toán
Một công thức đơn giản: Hạn mức cơ sở = Doanh số mua bình quân tháng × (Thời hạn thanh toán + Số ngày đệm) / 30, sau đó nhân với hệ số theo hạng. Số ngày đệm giúp khách không bị chặn đơn khi chỉ trễ vài ngày.
| Hạng | Điểm | Thời hạn thanh toán | Hệ số hạn mức | Điều kiện thêm |
|---|---|---|---|---|
| A | 80–100 | 30–45 ngày | 100% | Không |
| B | 65–79 | 30 ngày | 70% | Đối chiếu công nợ hằng tháng |
| C | 50–64 | 15 ngày | 40% | Có thể yêu cầu đặt cọc |
| D | Dưới 50 | Thanh toán trước hoặc khi nhận hàng | 0% | Không bán chịu |
Ví dụ minh hoạ: thời hạn 30 ngày + 15 ngày đệm, hạn mức cơ sở 450 triệu, nhân hệ số theo hạng.
Xem dạng bảng
| Hạng A | 450 triệu đ |
| Hạng B | 315 triệu đ |
| Hạng C | 180 triệu đ |
| Hạng D | 0 triệu đ |
Hạn mức là tổng dư nợ tối đa tại mọi thời điểm, gồm cả nợ chưa đến hạn. Khi đơn hàng mới làm tổng dư nợ vượt hạn mức, hệ thống hoặc kế toán phải chặn và chuyển duyệt ngoại lệ. Doanh nghiệp có nhiều khách lớn chiếm tỷ trọng cao cần xem thêm bài rủi ro tập trung khách hàng.
4. Mẫu phiếu đánh giá tín dụng
| Tiêu chí | Trọng số | Điểm (0–100) | Điểm có trọng số |
|---|---|---|---|
| Lịch sử thanh toán | 35% | 80 | 28 |
| Năng lực tài chính | 25% | 70 | 17,5 |
| Quy mô, thời gian hợp tác | 20% | 75 | 15 |
| Pháp lý, thông tin doanh nghiệp | 20% | 90 | 18 |
| Tổng điểm – xếp hạng | 100% | 78,5 – Hạng B |
Phiếu cần thêm phần thông tin chung (tên, mã số thuế, người liên hệ), hạn mức đề xuất, thời hạn thanh toán đề xuất, chữ ký người lập và người duyệt, ngày đánh giá lại. Lưu phiếu cùng hồ sơ khách hàng để dùng khi đánh giá lại hoặc khi có tranh chấp.
5. Quy trình duyệt và đánh giá lại
- 1Đề nghị
Sale gửi đề nghị bán chịu kèm thông tin khách và doanh số dự kiến.
- 2Thu thập thông tin
Kế toán tra cứu pháp lý, lấy lịch sử công nợ, báo cáo tài chính nếu có.
- 3Chấm điểm
Lập phiếu đánh giá, đề xuất hạng, hạn mức, thời hạn.
- 4Phê duyệt
Duyệt theo phân cấp: hạn mức càng lớn, cấp duyệt càng cao.
- 5Cài đặt
Nhập hạn mức, thời hạn vào phần mềm bán hàng, kế toán.
- 6Đánh giá lại
Xem lại định kỳ hoặc ngay khi khách quá hạn nhiều lần.
Chính sách tín dụng chỉ có tác dụng khi đi cùng quy trình quản lý công nợ phải thu và báo cáo tuổi nợ cập nhật. Theo kinh nghiệm của ACCA, khách hàng thường được nâng hạn mức khi mua nhiều, nhưng hiếm khi bị hạ hạn mức khi trả chậm; quy định đánh giá lại hai chiều giúp tránh điều này.
Câu hỏi thường gặp
Khách hàng mới chưa có lịch sử thì chấm điểm thế nào?
Dùng tiêu chí năng lực tài chính và pháp lý là chính, bắt đầu với hạn mức thấp hoặc thời hạn ngắn. Sau vài tháng giao dịch đúng hạn, đánh giá lại để nâng hạng.
Có nên công khai hạn mức với khách hàng không?
Nên thông báo thời hạn thanh toán và nguyên tắc tạm dừng giao hàng khi quá hạn. Con số hạn mức có thể thông báo hoặc không tuỳ chính sách, nhưng phải áp dụng nhất quán.
Bao lâu nên đánh giá lại hạn mức?
Nên xem lại định kỳ, ví dụ mỗi 6 hoặc 12 tháng, và ngay khi khách có dấu hiệu bất thường như quá hạn nhiều lần, đổi người đại diện, giảm mạnh đơn hàng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xây dựng chính sách tín dụng khách hàng không?
Có. ACCA hỗ trợ cung cấp dữ liệu công nợ, lịch sử thanh toán từ sổ sách, gợi ý khung chấm điểm và mẫu phiếu đánh giá, đồng thời theo dõi tuổi nợ hằng tháng trong gói kế toán.
Bán chịu có quy tắc, thu tiền chủ động
ACCA Consulting VN hỗ trợ dịch vụ kế toán trọn gói với báo cáo công nợ theo khách hàng để bạn đặt và xem lại hạn mức dựa trên số liệu. Liên hệ để được tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
