Nội dung bài viết
Tổng phải thu 3 tỷ đồng có thể là con số an toàn hoặc đáng báo động, tuỳ bao nhiêu trong đó đã quá hạn và quá hạn bao lâu. Báo cáo tuổi nợ (aging) trả lời câu hỏi đó và cho biết cần hành động với khách nào trước. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách lập, cách đọc và kịch bản hành động cho từng nhóm.
1. Cấu trúc báo cáo tuổi nợ
Báo cáo tuổi nợ chia số dư phải thu của từng khách theo khoảng thời gian tính từ ngày đến hạn thanh toán của từng hoá đơn. Cách tính theo ngày đến hạn phản ánh đúng mức độ chậm trả hơn cách tính theo ngày xuất hoá đơn, vì mỗi khách có thời hạn thanh toán khác nhau.
| Khách hàng | Tổng nợ | Chưa đến hạn | Quá hạn 1–30 | Quá hạn 31–90 | Quá hạn trên 90 |
|---|---|---|---|---|---|
| Khách hàng A | 900 | 700 | 200 | 0 | 0 |
| Khách hàng B | 750 | 400 | 150 | 200 | 0 |
| Khách hàng C | 600 | 300 | 150 | 100 | 50 |
| Khách hàng D | 350 | 100 | 50 | 50 | 150 |
| Khách khác | 400 | 150 | 50 | 100 | 100 |
| Tổng cộng | 3.000 | 1.650 | 600 | 450 | 300 |
Có thể chia nhỏ hơn (31–60, 61–90, 91–180, trên 180 ngày) khi doanh nghiệp có nhiều khoản nợ lâu. Bổ sung cột người phụ trách và ghi chú hành động gần nhất để báo cáo trở thành công cụ làm việc, không chỉ là bảng số.
2. Cách lập báo cáo tuổi nợ
- 1Chốt dữ liệu
Ghi nhận đủ hoá đơn và tiền thu đến ngày lập báo cáo.
- 2Cấn trừ đúng hoá đơn
Phân bổ tiền thu vào từng hoá đơn cụ thể, không chỉ trừ vào tổng số dư.
- 3Xác định ngày đến hạn
Ngày hoá đơn cộng thời hạn thanh toán theo hợp đồng của từng khách.
- 4Phân nhóm
Tính số ngày quá hạn, xếp từng hoá đơn vào nhóm tuổi nợ.
- 5Tổng hợp, kiểm tra
Cộng theo khách, đối chiếu tổng với số dư sổ cái phải thu.
Lỗi phổ biến nhất là không cấn trừ tiền thu theo hoá đơn, dẫn đến khoản cũ vẫn hiện quá hạn dù khách đã trả, hoặc ngược lại. Phần mềm kế toán đa số hỗ trợ báo cáo này nếu dữ liệu được nhập đúng ngay từ đầu.
3. Đọc báo cáo tuổi nợ: nhìn cơ cấu và xu hướng
- Chưa đến hạn55%
- Quá hạn 1–30 ngày20%
- Quá hạn 31–90 ngày15%
- Quá hạn trên 90 ngày10%
Ví dụ minh hoạ, tính từ bảng mẫu ở trên: tổng phải thu 3.000 triệu.
Xem dạng bảng
| Chưa đến hạn | 55% |
| Quá hạn 1–30 ngày | 20% |
| Quá hạn 31–90 ngày | 15% |
| Quá hạn trên 90 ngày | 10% |
- Cơ cấu: tỷ trọng quá hạn trên 90 ngày là nhóm cần chú ý đầu tiên vì khả năng thu hồi giảm dần theo thời gian.
- Xu hướng: so sánh với cùng báo cáo của 3–6 tháng trước; tỷ trọng quá hạn tăng liên tục là tín hiệu cần siết chính sách.
- Tập trung: một vài khách chiếm phần lớn nợ quá hạn, như khách hàng D trong ví dụ, cần kế hoạch riêng.
- Bất thường: khách trước đây trả đúng hạn bỗng chuyển sang nhóm quá hạn có thể đang gặp khó khăn tài chính.
4. Kịch bản thu hồi cho từng nhóm tuổi nợ
| Nhóm | Hành động chính | Người thực hiện |
|---|---|---|
| Chưa đến hạn | Gửi hoá đơn, nhắc trước hạn với khoản lớn | Kế toán |
| Quá hạn 1–30 ngày | Email, gọi điện nhắc; xác nhận ngày thanh toán cụ thể | Kế toán, sale |
| Quá hạn 31–90 ngày | Tạm dừng giao hàng mới, gặp trực tiếp, lập lịch trả góp có xác nhận | Sale, quản lý |
| Quá hạn trên 90 ngày | Thư yêu cầu chính thức, đối chiếu công nợ, đánh giá phương án pháp lý | Quản lý, giám đốc |
Kịch bản chi tiết từng lời nhắc, email, cuộc gọi được trình bày trong bài đòi nợ khách hàng chuyên nghiệp. Với khách bị dừng giao hàng, cần căn cứ vào chính sách tín dụng khách hàng đã thông báo để tránh tranh cãi.
5. Liên hệ với trích lập dự phòng nợ khó đòi
Ở góc độ kế toán và thuế, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải tuân theo điều kiện, hồ sơ và mức trích theo quy định hiện hành; báo cáo tuổi nợ là một trong những căn cứ quan trọng. Ở góc độ quản trị, doanh nghiệp có thể tự ước tính phần nợ có khả năng không thu được theo từng nhóm tuổi nợ để đánh giá lợi nhuận thực và lập kế hoạch dòng tiền thận trọng hơn.
Hai con số này phục vụ hai mục đích khác nhau và không nhất thiết bằng nhau. Theo kinh nghiệm của ACCA, điều quan trọng là hồ sơ đi kèm: hợp đồng, hoá đơn, biên bản đối chiếu công nợ, thư đòi nợ đã gửi. Thiếu các giấy tờ này, khoản dự phòng dễ bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo tuổi nợ nên tính theo ngày hoá đơn hay ngày đến hạn?
Nên tính theo ngày đến hạn để phản ánh đúng mức độ trả chậm. Có thể lập thêm bản theo ngày hoá đơn nếu cần phân tích thời gian thu tiền tổng thể.
Bao lâu nên lập báo cáo tuổi nợ?
Tối thiểu hằng tháng sau khi khoá sổ. Doanh nghiệp có nhiều khách hoặc đang thiếu tiền nên xem bản cập nhật hằng tuần cho nhóm khách lớn.
Nợ quá hạn lâu có được ghi giảm ngay không?
Không nên tự ý xoá nợ. Việc trích lập dự phòng hoặc xử lý xoá nợ phải đủ điều kiện và hồ sơ theo quy định hiện hành; nên trao đổi với kế toán hoặc đơn vị tư vấn trước khi làm.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập báo cáo tuổi nợ không?
Có. Trong gói kế toán, ACCA ghi nhận công nợ theo từng hoá đơn, cấn trừ tiền thu, lập báo cáo tuổi nợ hằng tháng và hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ khi doanh nghiệp cần trích lập dự phòng.
Biết khoản nợ nào cần xử lý trước
ACCA Consulting VN hỗ trợ dịch vụ kế toán trọn gói với báo cáo tuổi nợ hằng tháng, giúp bạn thu hồi công nợ có thứ tự ưu tiên. Liên hệ để được tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
