Nội dung bài viết
Expat làm việc tại Việt Nam nhưng nhận một phần hoặc toàn bộ lương trả từ nước ngoài là tình huống rất phổ biến ở doanh nghiệp FDI. Tiền không đi qua tài khoản công ty Việt Nam không có nghĩa là không phải kê khai. Bài viết giúp kế toán và expat xác định ai khai, khai gì và chi phí nào được trừ, theo cách tiếp cận dịch vụ kế toán của ACCA Consulting Vietnam.
1. Offshore payroll và split payroll khác nhau thế nào
Offshore payroll là khi toàn bộ lương của expat do công ty mẹ hoặc một công ty trong tập đoàn ở nước ngoài chi trả. Split payroll là khi lương được chia hai: một phần trả tại Việt Nam qua pháp nhân FDI, phần còn lại trả ở nước ngoài, thường vào tài khoản ở nước sở tại của expat.
Về nguyên tắc, nếu expat là cá nhân cư trú tại Việt Nam thì thu nhập từ tiền lương, tiền công phải tính thuế TNCN trên tổng thu nhập, không phân biệt trả ở đâu. Nếu là cá nhân không cư trú, phạm vi chịu thuế là thu nhập phát sinh tại Việt Nam. Cách xác định cư trú xem bài cư trú thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài.
2. Ai kê khai phần lương trả từ nước ngoài
| Mô hình | Phần trả tại Việt Nam | Phần trả từ nước ngoài | Quyết toán năm |
|---|---|---|---|
| Onshore toàn bộ | Doanh nghiệp khấu trừ, khai theo kỳ cùng tờ khai TNCN | Không có | Doanh nghiệp quyết toán thay nếu đủ điều kiện, hoặc cá nhân tự quyết toán |
| Split payroll | Doanh nghiệp khấu trừ phần mình trả | Cá nhân tự khai trực tiếp với cơ quan thuế theo kỳ quy định | Cá nhân tự quyết toán, gộp cả hai nguồn |
| Offshore toàn bộ | Không có | Cá nhân tự khai theo kỳ quy định | Cá nhân tự quyết toán |
Với cá nhân tự quyết toán TNCN, thời hạn là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm (30/4 với năm dương lịch). Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hỗ trợ expat khai phần lương nước ngoài qua bên dịch vụ, nhưng trách nhiệm về số liệu vẫn cần được thoả thuận rõ bằng văn bản.
Ví dụ minh hoạ: expat cư trú, tổng lương gross 100 triệu/tháng. Chia nguồn trả không làm giảm thu nhập chịu thuế.
Xem dạng bảng
| Onshore toàn bộ | Split payroll 60/40 | |
|---|---|---|
| Lương trả tại Việt Nam | 100 tr | 60 tr |
| Lương trả từ nước ngoài | 0 tr | 40 tr |
| Tổng thu nhập tính vào thuế TNCN | 100 tr | 100 tr |
3. Chi phí recharge: khi nào được trừ
Khi công ty mẹ trả lương rồi tính lại (recharge) cho pháp nhân Việt Nam, câu hỏi lớn là khoản thanh toán này có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không. Kinh nghiệm cho thấy cơ quan thuế xem xét bản chất: expat làm việc cho ai, ai điều hành công việc, và chứng từ có thể hiện đúng bản chất đó không.
- Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang thể hiện expat làm việc cho pháp nhân Việt Nam.
- Thoả thuận recharge giữa công ty mẹ và công ty Việt Nam, nêu rõ cách tính và kỳ thanh toán.
- Bảng kê lương chi tiết từng tháng khớp với số đã kê khai thuế TNCN của expat.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, không dùng tiền mặt.
- Bằng chứng thuế TNCN trên phần lương recharge đã được kê khai, nộp đủ.
- Phân tích nghĩa vụ thuế nhà thầu nếu khoản recharge có kèm phí dịch vụ hoặc phần cộng thêm (mark-up).
4. Sơ đồ dòng tiền và điểm kiểm soát
- 1Công ty mẹ trả lương
Chuyển phần lương nước ngoài vào tài khoản của expat tại nước sở tại.
- 2Công ty Việt Nam trả lương
Chi phần lương tại Việt Nam, khấu trừ thuế TNCN và bảo hiểm (nếu thuộc diện).
- 3Expat tự khai
Khai phần thu nhập nhận từ nước ngoài theo kỳ quy định với cơ quan thuế.
- 4Công ty mẹ phát hành yêu cầu recharge
Gửi chứng từ đòi tiền phần lương đã chi hộ.
- 5Công ty Việt Nam thanh toán
Chuyển khoản trả công ty mẹ, đối chiếu với bảng kê lương và thuế đã khai.
- 6Quyết toán năm
Expat tự quyết toán gộp hai nguồn; doanh nghiệp đối chiếu chi phí lương trên BCTC.
Điểm kiểm soát quan trọng nhất là số liệu lương ở ba nơi phải khớp nhau: bảng lương của công ty mẹ, tờ khai thuế của expat và chi phí lương trên sổ của công ty Việt Nam. Lệch giữa ba nguồn này là dấu hiệu cơ quan thuế thường hỏi trong kiểm tra quyết toán.
5. Rủi ro thường gặp
- Expat không biết phải tự khai phần lương ở nước ngoài, đến khi quyết toán mới phát hiện, phải nộp thêm thuế và tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
- Recharge không có thoả thuận, chỉ có giấy báo nợ, dẫn đến chi phí bị loại khi tính thuế TNDN.
- Bỏ sót phúc lợi do công ty mẹ chi (nhà ở, học phí, bảo hiểm nước ngoài) khỏi thu nhập chịu thuế. Xem phúc lợi expat chịu thuế.
- Không tính đến hiệp định khi expat đã nộp thuế ở nước khác trên cùng khoản lương.
Câu hỏi thường gặp
Lương trả từ nước ngoài có bị khấu trừ thuế tại Việt Nam không?
Doanh nghiệp Việt Nam không trực tiếp chi trả nên thường không khấu trừ phần này. Expat cư trú phải tự khai trực tiếp với cơ quan thuế theo kỳ quy định, trừ khi có thoả thuận khai thay hợp lệ.
Công ty Việt Nam có thể khai thay phần lương nước ngoài cho expat không?
Một số trường hợp tổ chức tại Việt Nam có thể khai thay theo hướng dẫn hiện hành. Doanh nghiệp nên có văn bản thoả thuận và kiểm tra điều kiện cụ thể trước khi áp dụng.
Chi phí recharge lương có phải chịu thuế nhà thầu không?
Phần hoàn trả đúng bằng chi phí lương thường được xem xét khác với phí dịch vụ. Nếu có mark-up hoặc phí quản lý kèm theo, cần phân tích nghĩa vụ thuế nhà thầu riêng.
Expat về nước giữa năm thì xử lý phần lương nước ngoài thế nào?
Expat cần quyết toán thuế trước khi rời Việt Nam theo quy định, gộp cả thu nhập trong và ngoài nước. Xem thêm bài về thuế TNCN expat năm đầu và năm cuối.
Kiểm tra mô hình chi trả lương expat
ACCA Consulting Vietnam đối chiếu bảng lương, tờ khai TNCN và hồ sơ recharge để doanh nghiệp không bị loại chi phí khi quyết toán.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
