Nội dung bài viết
Nhiều doanh nghiệp FDI chỉ phát hiện thiếu bảo hiểm xã hội người nước ngoài khi cơ quan BHXH thanh tra hoặc khi kiểm toán hỏi về chi phí lương expat. Câu hỏi đúng không phải là "expat có phải đóng không", mà là "từng người cụ thể có thuộc diện không và giấy tờ nào chứng minh". Bài viết dưới đây là cách đội ngũ dịch vụ kế toán của ACCA Consulting Vietnam rà soát từng hồ sơ expat.
1. Bảo hiểm xã hội người nước ngoài: nguyên tắc chung
Theo quy định hiện hành, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động và có giấy phép lao động (hoặc chứng chỉ hành nghề, giấy phép hành nghề) thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, trừ các trường hợp được loại trừ. Điều kiện về thời hạn hợp đồng và từng khoản bảo hiểm áp dụng cho lao động nước ngoài cần đối chiếu văn bản mới nhất, vì Luật BHXH đã được sửa đổi và hướng dẫn có thể thay đổi.
Điểm khác lao động Việt Nam là không phải khoản bảo hiểm nào cũng áp dụng giống nhau. Ví dụ, bảo hiểm thất nghiệp gắn với điều kiện riêng nên doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi khai tỷ lệ trên hệ thống. Vì vậy, đừng sao chép nguyên cấu hình lương của nhân viên Việt Nam sang expat.
2. Checklist xác định expat có thuộc diện bắt buộc
Với mỗi expat, kế toán lương nên trả lời đủ các câu hỏi sau và lưu bằng chứng trong hồ sơ nhân sự. Chỉ cần một câu trả lời chưa rõ, hãy tạm xếp vào nhóm "cần kiểm tra" thay vì mặc định không đóng.
- Có giấy phép lao động còn hiệu lực, hay thuộc diện miễn giấy phép (có văn bản xác nhận)?
- Ký hợp đồng lao động trực tiếp với pháp nhân Việt Nam hay chỉ có thư điều chuyển (assignment letter) từ công ty mẹ?
- Giấy phép lao động ghi hình thức nào: hợp đồng lao động hay di chuyển nội bộ doanh nghiệp?
- Thời hạn hợp đồng có đáp ứng điều kiện thời hạn tối thiểu theo quy định hiện hành?
- Người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định chưa?
- Có điều ước quốc tế (hiệp định về bảo hiểm xã hội) giữa Việt Nam và nước của expat quy định khác không?
- Tiền lương làm căn cứ đóng gồm những khoản nào, có vượt mức trần đóng theo quy định không?
3. Các trường hợp loại trừ cần kiểm tra kỹ
Ba trường hợp loại trừ thường gặp nhất ở doanh nghiệp FDI là di chuyển nội bộ, đã đủ tuổi nghỉ hưu và áp dụng điều ước quốc tế. Rủi ro nằm ở chỗ doanh nghiệp tự cho là loại trừ nhưng không lưu giấy tờ chứng minh.
| Trường hợp | Dấu hiệu nhận biết | Bằng chứng nên lưu | Rủi ro nếu thiếu |
|---|---|---|---|
| Di chuyển nội bộ doanh nghiệp | Giấy phép lao động cấp theo hình thức di chuyển nội bộ; vẫn là nhân viên công ty mẹ | Giấy phép lao động, văn bản cử sang, xác nhận tuyển dụng của công ty mẹ | Bị xác định thuộc diện, truy đóng kèm tiền chậm đóng |
| Đủ tuổi nghỉ hưu | Ngày sinh và giới tính so với tuổi nghỉ hưu theo lộ trình | Hộ chiếu, bảng tính tuổi tại thời điểm ký hợp đồng | Thấp, nhưng cần cập nhật khi lộ trình tuổi thay đổi |
| Điều ước quốc tế | Nước của expat có hiệp định BHXH với Việt Nam | Bản hiệp định, giấy xác nhận đang tham gia bảo hiểm ở nước kia | Áp dụng sai nếu không có giấy xác nhận |
| Không có hợp đồng với pháp nhân Việt Nam | Chỉ có thư điều chuyển, lương trả từ nước ngoài | Thư điều chuyển, thoả thuận phân bổ chi phí | Dễ bị xem là quan hệ lao động thực tế |
4. Tác động lên chi phí lương: ví dụ minh hoạ
Giả sử doanh nghiệp có một expat với tiền lương làm căn cứ đóng là 40 triệu đồng/tháng (không vượt mức trần). Nếu áp dụng tỷ lệ chung doanh nghiệp 21,5% và người lao động 10,5%, chi phí mỗi tháng như sau. Con số thực tế với lao động nước ngoài có thể thấp hơn tuỳ khoản bảo hiểm được áp dụng.
Ví dụ minh hoạ theo tỷ lệ chung. Kiểm tra khoản nào áp dụng cho lao động nước ngoài trước khi tính.
Xem dạng bảng
| BHXH 17,5% | 7.000.000đ |
| BHYT 3% | 1.200.000đ |
| BHTN 1% (nếu áp dụng) | 400.000đ |
| Tổng 21,5% | 8.600.000đ |
Trên 12 tháng, phần doanh nghiệp đóng khoảng 103,2 triệu đồng cho một người. Nếu hợp đồng thoả thuận lương net, doanh nghiệp còn phải gánh thêm 10,5% phần người lao động và phần thuế TNCN tương ứng. Đây là lý do nên chốt cách xử lý bảo hiểm trước khi ký offer, tham khảo thêm cách quy đổi lương net sang gross.
5. Quy trình đăng ký tham gia cho expat
- 1Phân loại
Dùng checklist ở mục 2 để xếp expat vào nhóm thuộc diện, loại trừ hoặc cần kiểm tra.
- 2Thu thập giấy tờ
Hộ chiếu, giấy phép lao động, hợp đồng lao động, thông tin cư trú tại Việt Nam.
- 3Khai báo tăng lao động
Lập hồ sơ báo tăng trên hệ thống giao dịch điện tử BHXH theo mẫu hiện hành.
- 4Cấu hình bảng lương
Thiết lập riêng tỷ lệ cho expat, tách khỏi cấu hình của lao động Việt Nam.
- 5Đối chiếu hàng tháng
So số phải đóng trên thông báo của cơ quan BHXH với bảng lương và sổ kế toán.
6. Lỗi thường gặp và cách phòng tránh
- Mặc định expat không đóng vì "công ty mẹ đã đóng ở nước ngoài" trong khi không có hiệp định hay giấy xác nhận.
- Quên báo giảm khi giấy phép lao động hết hạn hoặc expat về nước, dẫn đến tiếp tục phát sinh số phải đóng.
- Tính căn cứ đóng sai: bỏ sót phụ cấp có tính chất lương, hoặc cộng các khoản phúc lợi không thuộc tiền lương đóng BHXH.
- Không đồng bộ với thuế TNCN: phần BHXH bắt buộc người lao động đóng được trừ khi tính thu nhập tính thuế, nên sai bảo hiểm kéo theo sai thuế.
Câu hỏi thường gặp
Expat ký hợp đồng ngắn hạn có phải đóng BHXH không?
Điều kiện thời hạn hợp đồng tối thiểu được quy định trong văn bản hiện hành và đã có thay đổi theo Luật BHXH sửa đổi. Doanh nghiệp nên đối chiếu thời hạn hợp đồng thực tế với quy định mới nhất trước khi quyết định không đóng.
Expat di chuyển nội bộ có cần lưu giấy tờ gì?
Nên lưu giấy phép lao động ghi hình thức di chuyển nội bộ, văn bản cử sang và xác nhận của công ty mẹ về quan hệ tuyển dụng. Đây là bằng chứng chính khi cơ quan BHXH kiểm tra.
Phần BHXH doanh nghiệp đóng cho expat có được tính chi phí được trừ không?
Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc theo đúng quy định, có chứng từ, thường được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Khoản đóng sai đối tượng hoặc vượt quy định cần được xem xét riêng.
Dịch vụ kế toán có làm luôn khai báo BHXH cho expat không?
Tuỳ phạm vi hợp đồng. Tại ACCA Consulting Vietnam, phần lương và bảo hiểm được thống nhất trong phạm vi dịch vụ kế toán ngay từ đầu để doanh nghiệp biết rõ ai làm việc gì.
Rà soát BHXH expat trước khi bị truy đóng
Gửi danh sách expat và giấy phép lao động, ACCA Consulting Vietnam sẽ phân loại từng người và chỉ ra điểm cần bổ sung.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
