Nội dung bài viết
Doanh nghiệp FDI hầu như đều có giám đốc hoặc chuyên gia nước ngoài. Trước khi người đó bắt đầu làm việc, doanh nghiệp phải xử lý giấy phép lao động người nước ngoài (GPLĐ) hoặc xác nhận không thuộc diện cấp. Bài viết tóm tắt các bước, hồ sơ, cách lên kế hoạch thời gian và mối liên hệ với lương, bảo hiểm, thuế TNCN. Nội dung do đội dịch vụ kế toán của ACCA Consulting Vietnam tổng hợp từ thực tế hỗ trợ khách hàng FDI.
1. Giấy phép lao động người nước ngoài là gì?
GPLĐ là văn bản do cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh cấp, cho phép người nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động cụ thể, ở vị trí và thời hạn cụ thể. Giấy phép gắn với doanh nghiệp: chuyển sang công ty khác hoặc đổi vị trí thường phải làm lại thủ tục.
Quy định về lao động nước ngoài đã được thay đổi nhiều lần trong những năm gần đây, kể cả về cơ quan tiếp nhận hồ sơ sau khi sắp xếp bộ máy. Vì vậy, trước khi nộp, bạn nên kiểm tra lại nghị định đang có hiệu lực, mẫu biểu và nơi nộp tại địa phương. Không có GPLĐ hợp lệ, cả người lao động và doanh nghiệp đều có thể bị xử phạt, người lao động có thể bị trục xuất.
2. Các bước xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
- 1Kiểm tra diện
Xác định người lao động thuộc diện cấp GPLĐ hay thuộc trường hợp miễn, không phải cấp.
- 2Giải trình nhu cầu
Doanh nghiệp báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí dự kiến.
- 3Chuẩn bị hồ sơ cá nhân
Lý lịch tư pháp, giấy khám sức khoẻ, văn bằng, xác nhận kinh nghiệm, hộ chiếu, ảnh.
- 4Nộp hồ sơ xin GPLĐ
Nộp trực tuyến hoặc trực tiếp theo hướng dẫn của cơ quan cấp tỉnh.
- 5Ký hợp đồng lao động
Sau khi có GPLĐ, ký hợp đồng lao động bằng văn bản đúng vị trí, thời hạn.
- 6Xin thẻ tạm trú
Làm thủ tục với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh dựa trên GPLĐ.
- 7Đăng ký thuế, bảo hiểm
Đăng ký mã số thuế TNCN, xét diện bảo hiểm bắt buộc, đưa vào bảng lương.
Trường hợp người lao động thuộc diện miễn, doanh nghiệp vẫn có thể phải làm thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ. Cách tra từng trường hợp có trong bài người nước ngoài không thuộc diện cấp GPLĐ.
3. Hồ sơ cá nhân và cách lên kế hoạch thời gian
Phần mất thời gian nhất thường không nằm ở cơ quan cấp phép mà ở giấy tờ nước ngoài. Nhiều giấy tờ phải hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước) và dịch, chứng thực sang tiếng Việt. Một số giấy tờ có thời hạn hiệu lực ngắn, nên cần sắp xếp thứ tự để không bị hết hạn trước khi nộp.
| Giấy tờ | Lưu ý khi chuẩn bị |
|---|---|
| Phiếu lý lịch tư pháp | Xin ở nước người lao động cư trú hoặc tại Việt Nam nếu đang cư trú; chú ý thời hạn hiệu lực |
| Giấy khám sức khoẻ | Khám tại cơ sở y tế đủ điều kiện; có thời hạn sử dụng |
| Văn bằng, chứng chỉ | Hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng nếu cấp ở nước ngoài |
| Xác nhận kinh nghiệm | Do doanh nghiệp cũ xác nhận, nêu rõ vị trí và thời gian làm việc |
| Hộ chiếu, ảnh | Hộ chiếu còn đủ thời hạn cho cả thời gian xin thẻ tạm trú |
| Văn bản cử sang làm việc | Áp dụng với trường hợp di chuyển nội bộ hoặc thực hiện hợp đồng |
Ví dụ minh hoạ thời gian doanh nghiệp tự lên kế hoạch; thời gian thực tế phụ thuộc từng quốc gia và cơ quan cấp.
Xem dạng bảng
| Lý lịch tư pháp nước ngoài | 4 tuần |
| Hợp pháp hoá văn bằng | 3 tuần |
| Xác nhận kinh nghiệm | 2 tuần |
| Khám sức khoẻ | 1 tuần |
| Dịch, chứng thực | 1 tuần |
4. GPLĐ liên quan gì đến hợp đồng, bảo hiểm và thuế TNCN?
Với kế toán, GPLĐ không chỉ là giấy tờ nhân sự. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới cách hạch toán lương và nghĩa vụ thuế:
- Hợp đồng lao động: thời hạn hợp đồng không vượt thời hạn GPLĐ. Hợp đồng là căn cứ để chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN.
- Bảo hiểm bắt buộc: lao động nước ngoài có GPLĐ và hợp đồng lao động có thể thuộc diện tham gia BHXH, BHYT bắt buộc theo điều kiện hiện hành. Xem thêm bài BHXH với lao động nước ngoài.
- Thuế TNCN: doanh nghiệp khấu trừ thuế hàng tháng; việc người lao động cư trú hay không cư trú quyết định cách tính thuế và quyền giảm trừ gia cảnh.
- Thẻ tạm trú: giấy tờ cư trú là một căn cứ khi xác định nơi ở thường xuyên cho mục đích thuế TNCN.
- Bản sao GPLĐ hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp, kèm thời hạn.
- Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang làm việc.
- Hộ chiếu, thị thực, thẻ tạm trú; ngày nhập cảnh đầu tiên.
- Mã số thuế cá nhân và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu có).
- Thông tin tham gia bảo hiểm bắt buộc hoặc lý do không tham gia.
- Lịch gia hạn GPLĐ, thẻ tạm trú đặt nhắc trước nhiều tháng.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc là nhà đầu tư nước ngoài có cần GPLĐ không?
Tuỳ trường hợp. Chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc thành viên hội đồng quản trị đáp ứng điều kiện về giá trị vốn góp theo quy định hiện hành có thể không thuộc diện cấp GPLĐ, nhưng cần kiểm tra thủ tục xác nhận.
Chuyên gia vào làm việc trước khi có GPLĐ được không?
Không nên. Làm việc khi chưa có GPLĐ hoặc văn bản xác nhận hợp lệ có thể bị xử phạt. Doanh nghiệp nên dùng thị thực phù hợp mục đích và chờ đủ giấy tờ trước khi giao việc chính thức.
ACCA có làm hồ sơ xin GPLĐ không?
ACCA Consulting Vietnam tập trung vào kế toán, thuế, lương. Với thủ tục GPLĐ, chúng tôi hỗ trợ danh mục hồ sơ, phối hợp với đơn vị pháp lý của doanh nghiệp và xử lý phần lương, thuế, bảo hiểm sau khi có giấy phép.
Đưa chuyên gia nước ngoài vào bảng lương đúng ngay từ tháng đầu
Liên hệ ACCA Consulting Vietnam để được tư vấn thuế TNCN, bảo hiểm cho expat. Dịch vụ kế toán tại TP.HCM, hỗ trợ từ xa toàn quốc.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
