Nội dung bài viết
"Ông ấy là chủ công ty nên được miễn giấy phép lao động" là câu nhiều doanh nghiệp FDI hay nghe. Thực tế, miễn GPLĐ không có nghĩa là không phải làm gì. Phần lớn trường hợp vẫn cần văn bản xác nhận và vẫn kéo theo nghĩa vụ thuế, bảo hiểm. Bài viết hướng dẫn cách tra đúng, do đội dịch vụ kế toán của ACCA Consulting Vietnam tổng hợp.
1. Ba hướng xử lý: cấp GPLĐ, xác nhận miễn, không phải làm thủ tục
Quy định về lao động nước ngoài chia người lao động thành nhiều nhóm. Để dễ làm việc, kế toán và HR có thể quy về ba hướng xử lý dưới đây. Tên gọi và danh sách trường hợp cụ thể phải lấy theo nghị định đang có hiệu lực, vì nội dung này đã thay đổi qua các lần sửa đổi.
| Hướng xử lý | Áp dụng khi | Hồ sơ thường cần |
|---|---|---|
| Cấp GPLĐ | Không thuộc bất kỳ trường hợp miễn nào | Giải trình nhu cầu, lý lịch tư pháp, khám sức khoẻ, văn bằng, kinh nghiệm, hộ chiếu, ảnh |
| Xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ | Thuộc trường hợp miễn nhưng quy định yêu cầu có văn bản xác nhận | Văn bản đề nghị, giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp miễn, hộ chiếu, ảnh |
| Không phải làm thủ tục xác nhận | Một số trường hợp đặc biệt theo quy định, có thể chỉ cần báo cáo | Văn bản báo cáo trước khi làm việc (nếu quy định yêu cầu), giấy tờ chứng minh |
Ví dụ minh hoạ đếm theo bảng tổng hợp ở trên; danh mục thật phụ thuộc từng trường hợp và quy định hiện hành.
Xem dạng bảng
| Cấp GPLĐ | 7 loại giấy tờ |
| Xác nhận không thuộc diện | 4 loại giấy tờ |
| Không phải làm thủ tục | 2 loại giấy tờ |
2. Các trường hợp miễn giấy phép lao động thường gặp ở DN FDI
Chủ sở hữu, thành viên góp vốn, thành viên HĐQT
Nhà đầu tư là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH, chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần có thể không thuộc diện cấp GPLĐ nếu giá trị vốn góp đạt ngưỡng theo quy định. Hãy kiểm tra hai điểm: vốn góp được tính là vốn đã đăng ký hay đã góp thực tế, và người đó có giữ thêm chức danh điều hành khác không.
Di chuyển nội bộ trong tập đoàn
Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật được tập đoàn cử sang hiện diện thương mại tại Việt Nam, trong phạm vi ngành dịch vụ theo cam kết của Việt Nam với WTO, có thể thuộc diện miễn. Điều kiện thường gồm thời gian đã được tuyển dụng trước đó tại tập đoàn và văn bản cử sang. Cần đối chiếu ngành nghề của công ty Việt Nam có nằm trong biểu cam kết hay không.
Làm việc ngắn hạn
Người vào Việt Nam để chào bán dịch vụ, xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp, hoặc làm việc với tổng thời gian ngắn trong năm có thể thuộc diện miễn theo ngưỡng thời gian và số lần quy định. Doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi ngày nhập cảnh, xuất cảnh của từng người để chứng minh khi cần.
3. Cách kiểm tra đúng một trường hợp cụ thể
- 1Xác định vai trò thực tế
Người đó là nhà đầu tư, nhà quản lý, chuyên gia hay lao động kỹ thuật; làm việc bao lâu.
- 2Tra văn bản hiện hành
Đọc nghị định về lao động nước ngoài đang có hiệu lực và văn bản sửa đổi, không dùng bài viết cũ.
- 3Đối chiếu từng điều kiện
Ghi lại điều kiện nào đã có giấy tờ chứng minh, điều kiện nào còn thiếu.
- 4Xác định thủ tục
Trường hợp miễn đó cần văn bản xác nhận hay chỉ cần báo cáo.
- 5Lưu hồ sơ và đặt lịch
Lưu kết quả cùng hồ sơ nhân sự, đặt nhắc khi sắp hết thời hạn xác nhận.
4. Hiểu lầm phổ biến về miễn giấy phép lao động
- "Miễn GPLĐ là không phải làm gì": nhiều trường hợp vẫn phải có văn bản xác nhận, và văn bản này có thời hạn.
- "Đã miễn thì không phải đóng bảo hiểm": diện bảo hiểm bắt buộc xét theo điều kiện riêng, không tự động theo diện GPLĐ.
- "Không có GPLĐ thì không phải khấu trừ thuế TNCN": thu nhập từ làm việc tại Việt Nam vẫn chịu thuế TNCN theo tình trạng cư trú.
- "Một lần xác nhận dùng mãi": đổi chức danh, đổi tỷ lệ vốn góp hoặc đổi công ty đều có thể làm mất điều kiện miễn.
- "Visa doanh nghiệp là đủ để làm việc": thị thực chỉ cho phép nhập cảnh theo mục đích, không thay cho GPLĐ hay văn bản xác nhận.
5. Nghĩa vụ kế toán vẫn giữ nguyên
- Có hợp đồng lao động, văn bản bổ nhiệm hoặc quyết định cử sang làm căn cứ chi lương.
- Đăng ký mã số thuế TNCN và khấu trừ thuế hàng tháng.
- Xác định tình trạng cư trú thuế để áp dụng cách tính phù hợp.
- Xem xét diện bảo hiểm bắt buộc theo điều kiện hiện hành.
- Lưu văn bản xác nhận cùng chứng từ lương để chứng minh chi phí khi quyết toán TNDN.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ có thời hạn không?
Có. Văn bản xác nhận thường có thời hạn theo quy định và theo thời gian làm việc dự kiến. Hết thời hạn, doanh nghiệp phải làm lại nếu người lao động tiếp tục làm việc.
Người nước ngoài làm thành viên HĐQT nhưng kiêm giám đốc điều hành thì sao?
Cần xem xét từng chức danh. Điều kiện miễn với thành viên HĐQT có thể không bao trùm vai trò điều hành, nên hãy kiểm tra kỹ và hỏi cơ quan cấp phép khi chưa rõ.
Được miễn GPLĐ thì có cần thẻ tạm trú không?
Thẻ tạm trú là thủ tục xuất nhập cảnh riêng. Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ thường là một trong các căn cứ để xin thẻ tạm trú phù hợp.
Kiểm tra hồ sơ chuyên gia nước ngoài
ACCA Consulting Vietnam hỗ trợ lương, thuế TNCN, bảo hiểm cho expat. Dịch vụ kế toán tại TP.HCM, làm việc từ xa với doanh nghiệp FDI toàn quốc.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
