Nội dung bài viết
Chi phí lặt vặt là nơi tiền của hộ kinh doanh "biến mất" lặng lẽ: túi nilon, tiền ship, ly nhựa, sửa ống nước. Ghi sổ chi phí đều đặn giúp bạn biết lời thật và có chứng từ khi cần giải trình. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đưa ra bảng phân loại chi phí hộ kinh doanh, chứng từ nên giữ cho từng loại và cách ghi gọn.
1. Vì sao cần ghi chi phí hộ kinh doanh
Dù cách tính thuế của hộ kinh doanh có dựa vào chi phí hay không, việc ghi chi phí vẫn cần thiết: để biết lời lỗ, để định giá bán, để chứng minh quy mô hoạt động và để sẵn sàng khi chính sách hoặc mô hình kinh doanh thay đổi. Phần chi phí nào được tính khi xác định nghĩa vụ thuế thì cần đối chiếu quy định hiện hành áp dụng cho hộ của bạn.
- Biết tháng nào lời, tháng nào lỗ, khoản nào cần cắt giảm.
- Có số liệu tính giá vốn và định giá bán.
- Có chứng từ nguồn gốc hàng hoá khi bị kiểm tra.
- Dễ chuyển đổi lên công ty sau này.
2. Bảng phân loại chi phí hộ kinh doanh
| Nhóm chi phí | Ví dụ | Chứng từ nên giữ |
|---|---|---|
| Nhập hàng, nguyên liệu | Hàng từ nhà phân phối, rau thịt ở chợ | Hoá đơn; bảng kê mua hàng kèm chuyển khoản nếu người bán không có hoá đơn |
| Mặt bằng | Tiền thuê nhà, thuê kiot | Hợp đồng thuê, chứng từ chuyển khoản, biên nhận |
| Điện, nước, internet | Hoá đơn điện, nước, cước mạng | Hoá đơn điện tử, chứng từ thanh toán |
| Lương, tiền công phụ việc | Người phụ bán, phụ bếp, thời vụ | Bảng chấm công, bảng lương có ký nhận, chuyển khoản |
| Công cụ, thiết bị | Tủ lạnh, máy POS, kệ hàng | Hoá đơn, phiếu bảo hành |
| Vận chuyển, giao hàng | Phí ship, xe ôm chở hàng | Biên nhận, lịch sử ứng dụng giao hàng |
| Bao bì, vật tư nhỏ | Túi, ly, hộp, giấy in bill | Hoá đơn hoặc ghi vào bảng kê |
| Quảng cáo, phí sàn | Quảng cáo mạng xã hội, phí sàn | Hoá đơn, báo cáo phí từ sàn |
| Sửa chữa, khác | Sửa ống nước, thay bóng đèn | Biên nhận, ảnh chụp, ghi chú |
Khoản mua của người bán nhỏ không có hoá đơn, như rau ở chợ, có thể ghi vào bảng kê. Cách lập bảng kê xem ở bài bảng kê mua hàng không hóa đơn.
3. Ví dụ minh hoạ: chi phí một tháng của quán cơm
Ví dụ minh hoạ: quán cơm văn phòng (giả định) có tổng chi phí tháng 6 là 78 triệu đồng. Phân nhóm giúp chủ quán thấy nguyên liệu chiếm phần lớn, và khoản "khác" đang không nhỏ.
- Nguyên liệu46 triệu đồng
- Mặt bằng12 triệu đồng
- Tiền công phụ việc14 triệu đồng
- Điện nước, bao bì, khác6 triệu đồng
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định.
Xem dạng bảng
| Nguyên liệu | 46 triệu đồng |
| Mặt bằng | 12 triệu đồng |
| Tiền công phụ việc | 14 triệu đồng |
| Điện nước, bao bì, khác | 6 triệu đồng |
Khi tách riêng, chủ quán phát hiện bao bì và ship đã tăng mạnh từ khi nhận đơn online. Đây là thông tin để điều chỉnh giá món giao đi. Xem thêm tính giá vốn quán ăn.
4. Cách ghi sổ chi phí lặt vặt cho gọn
- 1Một bìa, một hộp
Mọi hoá đơn, biên nhận trong ngày bỏ vào một bìa hoặc hộp đặt ở quầy.
- 2Chụp ngay khi nhận
Biên nhận giấy nhiệt dễ phai, chụp lưu ngay bằng điện thoại.
- 3Ghi cuối ngày
Mỗi khoản một dòng: ngày, nhóm, nội dung, số tiền, có chứng từ hay không.
- 4Gom khoản nhỏ
Khoản rất nhỏ cùng loại có thể ghi gộp theo ngày, kèm ghi chú.
- 5Cộng theo nhóm cuối tháng
Dùng bảng tính cộng theo cột Nhóm, so với tháng trước.
| Ngày | Nhóm | Nội dung | Số tiền (đ) | Chứng từ | Trả bằng |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/06 | Mặt bằng | Thuê nhà tháng 6 | 12.000.000 | HĐ thuê + CK | Chuyển khoản |
| 01/06 | Nguyên liệu | Gạo, dầu ăn nhà phân phối | 3.450.000 | Hoá đơn 0981 | Chuyển khoản |
| 02/06 | Nguyên liệu | Rau, thịt chợ | 1.820.000 | Bảng kê ngày 02/06 | Tiền mặt |
| 02/06 | Bao bì | Hộp xốp, túi | 260.000 | Biên nhận chụp | Tiền mặt |
| 05/06 | Điện nước | Tiền điện tháng 5 | 2.140.000 | Hoá đơn điện tử | Chuyển khoản |
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, khoản chi hay thiếu chứng từ nhất ở hộ kinh doanh là tiền công phụ việc trả tiền mặt; hãy lập bảng ký nhận ngay từ tháng đầu.
5. Lưu ý về chi phí gia đình và kinh doanh
- Không ghi chi tiêu gia đình vào sổ kinh doanh
- Nhà vừa ở vừa bán: thống nhất cách tách điện nước và ghi chú rõ
- Trả lương người nhà: có bảng lương, ký nhận như người ngoài
- Khoản trên vài triệu nên thanh toán chuyển khoản để có dấu vết
- Đối chiếu sổ chi phí với sao kê mỗi tháng
Câu hỏi thường gặp
Mua hàng ở chợ không có hoá đơn thì ghi thế nào?
Ghi vào bảng kê mua hàng: ngày, người bán, mặt hàng, số lượng, số tiền. Nếu thanh toán chuyển khoản, lưu kèm chứng từ để tăng độ tin cậy.
Tiền điện vừa dùng cho nhà ở vừa cho cửa hàng thì sao?
Nên thống nhất một cách tách hợp lý, ví dụ theo công tơ riêng hoặc theo tỷ lệ diện tích, ghi chú rõ và áp dụng nhất quán.
Khoản chi nhỏ vài nghìn có cần ghi không?
Có thể gom theo ngày thành một dòng. Nhiều khoản nhỏ cộng lại thành con số đáng kể mỗi tháng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ phân loại chi phí cho hộ kinh doanh không?
Có. ACCA giúp dựng bảng phân loại chi phí theo ngành, kiểm tra chứng từ và tổng hợp lời lỗ hằng tháng cho hộ kinh doanh.
Biết tiền đi đâu, lời lỗ rõ ràng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp hộ kinh doanh phân loại chi phí, giữ chứng từ đúng và lập báo cáo lời lỗ hằng tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
