Nội dung bài viết
Hàng nằm trên kệ cũng là tiền. Nếu không kiểm kê, bạn không biết hàng hết hạn, hàng thất thoát hay nhập dư bao nhiêu. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn quản lý tồn kho hộ kinh doanh theo cách đơn giản nhất cho tiệm tạp hoá và shop quần áo: thẻ kho, kiểm kê cuối tháng và tìm nguyên nhân khi số liệu lệch.
1. Vì sao tiệm nhỏ cũng cần quản lý tồn kho hộ kinh doanh
- Biết lời thật: lãi = doanh thu − giá vốn hàng đã bán, mà giá vốn phụ thuộc hàng tồn.
- Phát hiện thất thoát: hàng mất, hàng hỏng, nhân viên ghi thiếu.
- Nhập hàng đúng: không nhập dư hàng chậm bán, không hết hàng bán chạy.
- Có hồ sơ: biên bản kiểm kê là chứng từ giải thích doanh thu và nguồn gốc hàng hoá.
Bạn không cần theo dõi hàng nghìn mã hàng. Bắt đầu với 20–30 mặt hàng chiếm nhiều tiền nhất là đủ; phần còn lại theo dõi theo nhóm.
2. Mẫu thẻ kho đơn giản
Mỗi mặt hàng chính một thẻ (một trang sổ hoặc một dòng trên bảng tính). Công thức gốc: Tồn cuối = Tồn đầu + Nhập − Xuất.
| Ngày | Diễn giải | Nhập (lon) | Xuất (lon) | Tồn (lon) | Chứng từ |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/06 | Tồn đầu tháng | 120 | Biên bản kiểm kê 31/05 | ||
| 05/06 | Nhập 10 thùng | 240 | 360 | Hoá đơn NPP 0563 | |
| 01–15/06 | Bán lẻ | 198 | 162 | Sổ doanh thu | |
| 16/06 | Nhập 5 thùng | 120 | 282 | Hoá đơn NPP 0611 | |
| 16–30/06 | Bán lẻ | 214 | 68 | Sổ doanh thu | |
| 30/06 | Tồn theo sổ | 68 |
Với tạp hoá, cột Xuất có thể lấy từ phần mềm bán hàng hoặc ước tính theo số nhập trừ tồn. Với shop quần áo, nên theo dõi theo mẫu và size để biết size nào chậm bán.
3. Quy trình kiểm kê cuối tháng
- 1Chọn thời điểm
Sau giờ đóng cửa ngày cuối tháng, tạm ngừng nhập xuất.
- 2Chia khu vực
Kệ, kho, tủ lạnh; mỗi người phụ trách một khu, có danh sách mặt hàng.
- 3Đếm và ghi
Một người đếm, một người ghi; ghi cả hàng hỏng, hết hạn riêng.
- 4So với thẻ kho
Ghi tồn thực tế cạnh tồn sổ, tính chênh lệch.
- 5Lập biên bản
Ghi ngày, người kiểm, danh sách chênh lệch, ký tên; chụp lưu.
- 6Điều chỉnh sổ
Ghi nhận hàng hỏng, hao hụt có lý do; dùng số thực tế làm tồn đầu tháng sau.
4. Case minh hoạ: chênh lệch tồn và cách tìm nguyên nhân
Ví dụ minh hoạ: cuối tháng 6, tạp hoá kiểm kê nước ngọt lon thực tế còn 52 lon, trong khi thẻ kho ghi 68 lon. Chênh lệch 16 lon. Làm tương tự với 5 mặt hàng chính, chủ tiệm có bảng sau:
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định.
Xem dạng bảng
| Tồn theo sổ | Tồn thực tế | |
|---|---|---|
| Nước ngọt (lon) | 68 đơn vị | 52 đơn vị |
| Mì gói (gói) | 180 đơn vị | 176 đơn vị |
| Dầu ăn (chai) | 24 đơn vị | 24 đơn vị |
| Sữa hộp (hộp) | 96 đơn vị | 84 đơn vị |
| Bột giặt (túi) | 30 đơn vị | 29 đơn vị |
| Nguyên nhân có thể | Cách kiểm tra | Ví dụ trong case |
|---|---|---|
| Bán mà quên ghi, ghi gộp sai | So sổ doanh thu với tiền thực thu | Một số lon bán kèm combo không ghi riêng |
| Hàng hỏng, hết hạn chưa ghi | Xem góc hàng hỏng, thùng rác | 6 hộp sữa phồng, hết hạn bỏ đi |
| Người nhà, nhân viên lấy dùng | Hỏi trực tiếp, lập quy định ghi sổ | Người nhà lấy nước cho khách đến chơi |
| Nhập thiếu so với hoá đơn | Đếm khi nhận hàng, đối chiếu hoá đơn | Một thùng bị thiếu 2 lon lúc nhận |
| Thất thoát, mất cắp | Xem camera, kiểm tra quầy, kiểm kê đột xuất | Chưa xác định, theo dõi thêm |
Sau khi tìm nguyên nhân, chủ tiệm lập quy định: đếm hàng khi nhận, ghi hàng hỏng vào sổ ngay trong ngày, người nhà lấy dùng thì ghi vào sổ riêng. Tháng sau chênh lệch giảm rõ. Với tiệm có nhân viên thu ngân, xem thêm chống thất thoát quán ăn.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, chỉ cần đếm hàng khi nhận và ghi hàng hỏng trong ngày, chênh lệch tồn cuối tháng đã giảm đáng kể.
5. Mẹo duy trì quản lý tồn kho
- Đếm và ký nhận khi nhận hàng từ nhà phân phối
- Để hàng hỏng, hết hạn vào một khu riêng có sổ ghi
- Kiểm kê xoay vòng: mỗi tuần kiểm 5–10 mặt hàng chính
- Bán trước hàng nhập trước, nhất là hàng có hạn dùng
- Lưu biên bản kiểm kê cùng sổ sách theo tháng
Câu hỏi thường gặp
Tiệm tạp hoá có hàng trăm mặt hàng thì kiểm kê hết sao nổi?
Theo dõi chi tiết 20–30 mặt hàng giá trị lớn, phần còn lại kiểm theo nhóm. Kết hợp kiểm kê xoay vòng mỗi tuần để cuối tháng nhẹ hơn.
Hàng hỏng, hết hạn có cần lập biên bản không?
Nên lập biên bản hoặc ghi sổ có ngày, số lượng, lý do và ảnh chụp. Đây là căn cứ giải thích chênh lệch tồn và doanh thu.
Có cần phần mềm quản lý kho không?
Khi số mã hàng và giao dịch nhiều, phần mềm bán hàng có quản lý kho giúp tiết kiệm thời gian. Tiệm nhỏ có thể bắt đầu bằng bảng tính.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ hộ kinh doanh kiểm kê và theo dõi tồn kho không?
Có. ACCA hướng dẫn lập thẻ kho, biên bản kiểm kê và đối chiếu tồn kho với sổ doanh thu, chi phí cho hộ kinh doanh.
Hàng trên kệ khớp sổ, lời lỗ rõ ràng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp hộ kinh doanh dựng thẻ kho, kiểm kê cuối tháng và tìm nguyên nhân chênh lệch tồn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
