Nội dung bài viết
Không cần phần mềm đắt tiền, một file Excel dựng đúng cách đã đủ để chủ hộ biết mỗi tháng bán bao nhiêu, chi bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Bài này hướng dẫn dựng sổ sách hộ kinh doanh Excel từ trang trắng: 4 sheet, vài công thức đơn giản và một biểu đồ doanh thu. ACCA Consulting Vietnam viết theo đúng thứ tự bạn sẽ làm trên máy tính.
1. Vì sao nên bắt đầu sổ sách hộ kinh doanh Excel
Khi chuyển từ thuế khoán sang tự kê khai, chủ hộ cần số liệu doanh thu, chi phí rõ ràng theo ngày, theo tháng. Excel (hoặc Google Sheets) phù hợp với hộ mới bắt đầu vì miễn phí hoặc chi phí thấp, dễ sửa cột theo ngành hàng, và có thể in ra khi cần đối chiếu.
Điểm yếu của Excel là phụ thuộc vào người nhập: nhập sai, nhập thiếu thì báo cáo sai. Vì vậy file cần đơn giản, ít cột, có công thức tự cộng để giảm tính tay. Bộ sổ tối thiểu nên có gì, bạn có thể xem thêm ở bài sổ sách hộ kinh doanh gồm những gì.
2. Cấu trúc file 4 sheet
| Sheet | Cột chính | Ai nhập, khi nào |
|---|---|---|
| BAN_HANG | Ngày | Số bill/đơn | Nội dung | Kênh (tại quầy/online) | Tiền mặt | Chuyển khoản | Tổng | Chủ hộ, cuối mỗi ngày |
| CHI_PHI | Ngày | Nội dung | Nhóm chi (nhập hàng, mặt bằng, điện nước, lương, khác) | Số tiền | Hình thức trả | Có chứng từ (C/K) | Chủ hộ, khi phát sinh |
| TON_KHO | Mã hàng | Tên hàng | Tồn đầu | Nhập | Xuất | Tồn cuối | Đơn giá nhập | Cuối tháng, sau kiểm kê |
| TONG_HOP | Tháng | Doanh thu | Chi phí theo nhóm | Chênh lệch | Ghi chú | Tự động bằng công thức |
Mỗi sheet là một bảng liên tục, mỗi dòng một giao dịch. Không gộp ô, không để dòng trống giữa bảng, không ghi chú tự do lẫn vào cột số tiền — đây là ba lỗi khiến công thức cộng sai nhiều nhất.
3. Dựng file từng bước
- 1Tạo 4 sheet và đặt tên
BAN_HANG, CHI_PHI, TON_KHO, TONG_HOP; dòng 1 là tiêu đề cột.
- 2Định dạng cột ngày và số tiền
Cột ngày dạng dd/mm/yyyy, cột tiền dạng số có dấu phân cách hàng nghìn.
- 3Chuyển vùng dữ liệu thành bảng
Chọn vùng, bấm Insert → Table (Ctrl+T) để công thức tự mở rộng khi thêm dòng.
- 4Tạo danh sách chọn cho cột nhóm chi
Data → Data Validation → List, tránh gõ mỗi lần một kiểu.
- 5Viết công thức tổng hợp
Dùng SUMIFS cộng theo tháng ở sheet TONG_HOP.
- 6Vẽ biểu đồ
Chọn cột tháng và doanh thu, chèn biểu đồ cột.
Công thức tổng hợp tháng
Ở sheet TONG_HOP, cột A ghi ngày đầu tháng (ví dụ 01/01/2026). Doanh thu tháng: =SUMIFS(BAN_HANG[Tổng];BAN_HANG[Ngày];">="&A2;BAN_HANG[Ngày];"<="&EOMONTH(A2;0)). Chi phí nhập hàng tháng: thay bảng CHI_PHI và thêm điều kiện cột Nhóm chi bằng "Nhập hàng". Tuỳ cài đặt máy, dấu phân cách công thức là dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.
Thêm một cột kiểm tra ở BAN_HANG: =[@[Tiền mặt]]+[@[Chuyển khoản]]-[@Tổng]. Kết quả khác 0 nghĩa là dòng đó nhập lệch, cần sửa ngay.
4. Biểu đồ doanh thu và cách đọc
Ví dụ minh hoạ, số giả định; tháng 2 cao do mùa Tết.
Xem dạng bảng
| Tháng 1 | 152 triệu đồng |
| Tháng 2 | 210 triệu đồng |
| Tháng 3 | 138 triệu đồng |
| Tháng 4 | 141 triệu đồng |
| Tháng 5 | 149 triệu đồng |
| Tháng 6 | 156 triệu đồng |
Biểu đồ giúp chủ hộ thấy mùa cao điểm để chuẩn bị tiền nhập hàng, và phát hiện tháng bất thường. Nếu một tháng tụt mạnh mà không có lý do (nghỉ bán, sửa quán), hãy kiểm tra lại xem có quên nhập vài ngày hay không.
5. Mô tả mẫu tải về và lỗi hay gặp
Mẫu file ACCA thường gửi cho khách hộ kinh doanh gồm đúng 4 sheet như trên, có sẵn danh sách nhóm chi, cột kiểm tra và biểu đồ; chủ hộ chỉ cần nhập dòng mới. Dù dùng mẫu nào, hãy kiểm tra theo danh sách sau mỗi tháng.
- Không có dòng trống hoặc ô gộp trong bảng dữ liệu
- Cột kiểm tra tiền mặt + chuyển khoản = tổng đều bằng 0
- Tổng tiền chuyển khoản khớp sao kê tài khoản nhận tiền bán hàng
- Mỗi khoản chi lớn có chứng từ đánh dấu C
- Đã sao lưu file lên Google Drive/OneDrive hoặc USB
- Đã khoá sheet TONG_HOP để tránh xoá nhầm công thức
Từ 2026 bỏ hình thức thuế khoán, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai/tự khai (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và hướng dẫn). Ngưỡng doanh thu, tỷ lệ thuế và thủ tục cụ thể áp dụng cho hộ của bạn cần kiểm tra trên cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý. File Excel chỉ là công cụ ghi chép nội bộ; mẫu sổ theo quy định (nếu hộ thuộc diện phải lập) cần đối chiếu với văn bản hướng dẫn hiện hành. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, file càng ít cột thì chủ hộ càng duy trì được lâu; hãy thêm cột mới chỉ khi thật sự cần.
Câu hỏi thường gặp
Dùng Google Sheets thay Excel có được không?
Được. Các hàm SUMIFS, EOMONTH và danh sách chọn đều có trên Google Sheets. Ưu điểm là nhập trên điện thoại và tự lưu; nhớ chỉ chia sẻ quyền sửa cho người cần thiết.
Có cần ghi từng ly cà phê, từng món hàng không?
Không bắt buộc ghi từng món vào Excel. Có thể ghi tổng mỗi ngày theo bill hoặc theo báo cáo máy bán hàng, miễn là giữ bill/báo cáo gốc để đối chiếu.
File Excel có thay được sổ sách theo quy định không?
Excel là công cụ ghi chép. Nếu hộ thuộc diện phải lập sổ theo mẫu quy định, bạn có thể dựng mẫu đó trên Excel nhưng cần đúng nội dung theo văn bản hướng dẫn hiện hành.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kiểm tra file Excel cho hộ kinh doanh không?
Có. Trong gói dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh, chúng tôi rà soát file thu chi hằng tháng, đối chiếu sao kê và nhắc lịch kê khai.
Sổ Excel gọn, số liệu rõ
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp hộ kinh doanh dựng và kiểm tra sổ thu chi, sẵn sàng cho việc tự kê khai. Nhận tư vấn hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
