Nội dung bài viết
Nhiều chủ hộ nghe đến "sổ sách" là nghĩ tới kế toán phức tạp. Thực ra sổ sách hộ kinh doanh có thể rất gọn: vài cuốn sổ hoặc vài trang bảng tính ghi lại tiền vào, tiền ra, hàng vào, hàng ra. Khi bỏ thuế khoán và chuyển sang tự kê khai từ năm 2026 (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn), bộ sổ này là nền để khai đúng và giải trình khi cần. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp bộ sổ tối thiểu và cách chọn mức chi tiết phù hợp quy mô.
1. Vì sao hộ chuyển sang kê khai cần sổ sách
- Có số để khai: doanh thu từng kỳ lấy từ sổ, không phải ước đoán.
- Có căn cứ khi được hỏi: sổ kèm chứng từ giúp giải trình nhanh, tránh bị ấn định.
- Biết lời lỗ thật: thấy mặt hàng nào bán chạy, khoản chi nào đang phình to.
- Dễ vay vốn, dễ chuyển đổi: ngân hàng và người mua lại cửa hàng đều muốn xem số liệu.
Mẫu sổ cụ thể cho hộ kinh doanh do văn bản của Bộ Tài chính hướng dẫn và có thể được cập nhật theo chính sách mới. Bài viết mô tả bộ sổ theo chức năng; khi áp dụng, bạn nên tra mẫu sổ trong văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế để dùng đúng biểu mẫu.
2. Bộ sổ sách hộ kinh doanh tối thiểu
| Sổ | Ghi gì | Để làm gì | Tần suất ghi |
|---|---|---|---|
| Sổ doanh thu | Ngày, nội dung bán, số tiền, hình thức thu, nhóm ngành | Có số kê khai, đối chiếu tiền vào | Hằng ngày |
| Sổ chi phí | Ngày, khoản chi, số tiền, chứng từ kèm | Biết lời lỗ, chứng minh chi phí | Mỗi lần chi hoặc cuối ngày |
| Sổ hàng tồn (thẻ kho) | Hàng nhập, hàng xuất, tồn theo mặt hàng chính | Biết hàng còn, phát hiện thất thoát | Khi nhập hàng; kiểm kê cuối tháng |
| Sổ tiền (quỹ và ngân hàng) | Tiền mặt thu chi, số dư tài khoản | Khớp tiền thật với sổ | Cuối ngày; đối chiếu sao kê hằng tháng |
Tuỳ ngành, bạn có thể thêm sổ công nợ nếu bán chịu, hoặc sổ theo dõi lương nếu thuê người phụ việc.
3. Mức chi tiết phù hợp quy mô
Không phải hộ nào cũng cần ghi như nhau. Một xe bánh mì khác một siêu thị mini. Bảng dưới đây gợi ý mức chi tiết theo quy mô, mang tính tham khảo:
| Quy mô | Sổ doanh thu | Sổ hàng tồn | Công cụ gợi ý |
|---|---|---|---|
| Rất nhỏ, ít mặt hàng (xe bánh mì, quầy nước) | Tổng theo ngày, tách tiền mặt/chuyển khoản | Ghi nguyên liệu nhập, không cần thẻ kho từng món | Sổ giấy hoặc ghi chú điện thoại |
| Nhỏ, vài chục mặt hàng (tạp hoá nhỏ, quán ăn) | Tổng theo ngày, tách theo nhóm ngành | Thẻ kho cho 20–30 mặt hàng chính | Bảng tính 4 sheet |
| Vừa, nhiều mặt hàng, có nhân viên | Từng hoá đơn, từ máy tính tiền | Theo dõi đủ mặt hàng trên phần mềm | Phần mềm bán hàng + bảng tính tổng hợp |
Ví dụ minh hoạ, thời gian giả định khi đã quen ghi chép.
Xem dạng bảng
| Xe bánh mì | 5 phút |
| Tạp hoá nhỏ | 15 phút |
| Quán ăn 10 bàn | 20 phút |
| Siêu thị mini có phần mềm | 10 phút |
Siêu thị mini có phần mềm lại mất ít thời gian hơn quán ăn vì phần lớn số liệu được máy ghi tự động. Đây là lý do khi quy mô tăng, đầu tư công cụ thường đáng tiền. Xem thêm sổ sách hộ kinh doanh Excel.
4. Bắt đầu ghi sổ trong 1 tuần
- 1Ngày 1
Mở tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh nếu chưa có.
- 2Ngày 2
Chọn công cụ: sổ giấy, bảng tính hoặc app. Tạo 4 sổ với tiêu đề cột.
- 3Ngày 3
Kiểm kê hàng tồn đầu kỳ, ghi số lượng mặt hàng chính.
- 4Ngày 4
Ghi số dư tiền mặt và số dư tài khoản đầu kỳ.
- 5Ngày 5–6
Bắt đầu ghi doanh thu, chi phí mỗi tối; giữ chứng từ vào bìa.
- 6Ngày 7
Cộng thử một tuần, đối chiếu tiền mặt và tài khoản, sửa cột chưa hợp lý.
- Mỗi ngày đều có dòng doanh thu, kể cả ngày bán ít
- Khoản chi nào cũng có chứng từ hoặc ghi chú
- Tiền mặt đếm thực tế khớp sổ quỹ cuối ngày
- Cuối tháng cộng ra doanh thu, chi phí trong vòng 30 phút
- Hàng tồn kiểm kê không lệch nhiều so với sổ
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, hộ mới chuyển sang kê khai nên bắt đầu với sổ doanh thu và sổ tiền trước, sau 1–2 tháng mới thêm sổ chi phí và thẻ kho để không bị quá tải.
5. Lưu ý khi giữ sổ
Ghi bằng bút bi, không tẩy xoá; sai thì gạch một đường và ghi lại bên cạnh. Với bảng tính, sao lưu lên đám mây mỗi tuần. Lưu sổ cùng chứng từ theo năm, đúng thời hạn lưu trữ theo quy định. Gợi ý cách ghi sổ doanh thu hằng ngày ở bài sổ doanh thu hộ kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng phần mềm kế toán không?
Không nhất thiết. Sổ giấy hoặc bảng tính vẫn dùng được nếu đủ thông tin theo mẫu hướng dẫn. Phần mềm giúp nhanh hơn khi quy mô lớn.
Mẫu sổ cho hộ kinh doanh tìm ở đâu?
Tra trong văn bản hướng dẫn chế độ kế toán, sổ sách cho hộ kinh doanh của Bộ Tài chính đang có hiệu lực, hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
Ghi sổ có cần người có chứng chỉ kế toán không?
Chủ hộ hoặc người nhà có thể tự ghi. Khi giao dịch nhiều, nhiều kênh, nên nhờ người có chuyên môn rà soát định kỳ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ dựng bộ sổ sách cho hộ kinh doanh không?
Có. ACCA dựng bộ sổ theo mẫu hiện hành, hướng dẫn cách ghi và rà soát định kỳ cho hộ kinh doanh.
Bốn cuốn sổ, kê khai vững vàng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) dựng bộ sổ tối thiểu, hướng dẫn ghi chép và rà soát sổ sách cho hộ kinh doanh.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
