Nội dung bài viết
Sổ doanh thu là cuốn sổ quan trọng nhất của hộ kinh doanh: mọi con số kê khai đều bắt đầu từ đây. Bài viết này của ACCA Consulting Vietnam đưa ra mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh dành cho tạp hoá, quán ăn: các cột cần có, ví dụ ghi một tuần bán hàng và mẹo ghi nhanh cuối ngày trong 5 phút.
1. Mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh: các cột cần có
Mẫu sổ chính thức cho hộ kinh doanh do văn bản hiện hành quy định; bạn nên đối chiếu khi dùng. Dưới đây là các cột thực tế giúp chủ hộ ghi đủ thông tin và dễ chép sang mẫu chính thức.
| Cột | Ghi gì | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày bán hàng | 03/06 |
| Diễn giải | Bán lẻ trong ngày hoặc tên khách, số hoá đơn nếu có | Bán lẻ cả ngày; HĐ 0042 – Cty An Phú |
| Nhóm | Nhóm ngành nếu bán nhiều loại | Hàng hoá / Ăn uống / Dịch vụ |
| Tiền mặt | Doanh thu thu bằng tiền mặt | 2.150.000 |
| Chuyển khoản, quẹt thẻ | Doanh thu qua tài khoản, mã QR, POS | 1.870.000 |
| Tổng doanh thu | Tiền mặt + chuyển khoản | 4.020.000 |
| Ghi chú | Hàng trả lại, giảm giá, bán chịu | Khách trả 1 thùng nước, −120.000 |
Tách cột tiền mặt và chuyển khoản là điểm then chốt: cuối tháng, cột chuyển khoản phải khớp với sao kê, còn cột tiền mặt khớp với sổ quỹ.
2. Ví dụ ghi một tuần bán hàng
Ví dụ minh hoạ: tạp hoá cô Hạnh (tên giả định), ghi tổng mỗi ngày, có xuất một hoá đơn cho công ty mua nước uống.
| Ngày | Diễn giải | Tiền mặt (đ) | Chuyển khoản (đ) | Tổng (đ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 03/06 | Bán lẻ cả ngày | 2.150.000 | 1.870.000 | 4.020.000 | |
| 04/06 | Bán lẻ cả ngày | 1.980.000 | 1.640.000 | 3.620.000 | |
| 05/06 | Bán lẻ + HĐ 0042 Cty An Phú | 1.760.000 | 3.250.000 | 5.010.000 | HĐ 0042: 1.500.000 |
| 06/06 | Bán lẻ cả ngày | 2.040.000 | 1.720.000 | 3.760.000 | |
| 07/06 | Bán lẻ cả ngày | 2.630.000 | 2.110.000 | 4.740.000 | Cuối tuần |
| 08/06 | Bán lẻ cả ngày | 2.890.000 | 2.360.000 | 5.250.000 | Cuối tuần |
| 09/06 | Bán lẻ cả ngày | 1.850.000 | 1.590.000 | 3.440.000 | Trả hàng −120.000 đã trừ |
| Cộng | 15.300.000 | 14.540.000 | 29.840.000 |
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định; biểu đồ hiển thị 6 ngày đầu tuần.
Xem dạng bảng
| Tiền mặt | Chuyển khoản | |
|---|---|---|
| T2 | 2.150 nghìn đồng | 1.870 nghìn đồng |
| T3 | 1.980 nghìn đồng | 1.640 nghìn đồng |
| T4 | 1.760 nghìn đồng | 3.250 nghìn đồng |
| T5 | 2.040 nghìn đồng | 1.720 nghìn đồng |
| T6 | 2.630 nghìn đồng | 2.110 nghìn đồng |
| T7 | 2.890 nghìn đồng | 2.360 nghìn đồng |
Nhìn sổ một tuần, cô Hạnh thấy cuối tuần bán khá hơn và tỷ lệ chuyển khoản đang tăng. Thông tin nhỏ nhưng giúp quyết định nhập hàng và nhân sự cuối tuần.
3. Mẹo ghi nhanh cuối ngày trong 5 phút
- 1Phút 1: Đếm két
Đếm tiền mặt, trừ tiền lẻ đầu ngày để ra doanh thu tiền mặt.
- 2Phút 2: Xem app ngân hàng
Cộng tiền vào tài khoản trong ngày, chỉ tính khoản bán hàng.
- 3Phút 3: Ghi sổ
Ghi một dòng: ngày, tiền mặt, chuyển khoản, tổng.
- 4Phút 4: Ghi chú
Ghi hàng trả, bán chịu, hoá đơn đã xuất trong ngày.
- 5Phút 5: Chụp lưu
Chụp trang sổ hoặc lưu bảng tính, cất phiếu, hoá đơn vào bìa tháng.
Nếu dùng máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng, bước 1–3 gần như tự động: bạn chỉ cần xuất báo cáo cuối ngày và kiểm tra lại tiền két. Xem thêm sổ quỹ tiền mặt hộ kinh doanh.
Mẹo nhỏ: dán một tờ giấy ghi sẵn 5 bước này cạnh két tiền. Tuần đầu có thể mất 10 phút vì chưa quen; khi đã thành nếp, 5 phút là đủ cho một tiệm nhỏ. Nếu hôm nào quá bận, ít nhất hãy chụp ảnh tiền két và màn hình app ngân hàng để sáng hôm sau ghi lại, đừng để dồn sang ngày thứ ba.
4. Lỗi hay gặp khi ghi sổ doanh thu
- Ghi dồn nhiều ngày một lần, quên số liệu
- Lẫn tiền người nhà chuyển vào với doanh thu
- Quên ghi khoản bán chịu (doanh thu chưa thu tiền)
- Không trừ hàng khách trả lại
- Không ghi số hoá đơn đã xuất, cuối tháng không khớp
- Chỉ ghi chuyển khoản mà bỏ sót tiền mặt
Với quán ăn, nếu có nhiều ca, nên ghi theo ca rồi cộng cuối ngày. Với tạp hoá có bán chịu, ghi doanh thu vào ngày giao hàng và ghi khoản nợ vào sổ công nợ riêng.
Đội ngũ ACCA nhận thấy sổ doanh thu ghi tách tiền mặt và chuyển khoản giúp việc đối chiếu cuối tháng nhanh hơn rất nhiều so với sổ chỉ có một cột tổng.
5. Cuối tháng làm gì với sổ doanh thu
Cộng tổng tháng, đối chiếu cột chuyển khoản với sao kê và cột tiền mặt với sổ quỹ. Nếu bán nhiều nhóm ngành, cộng riêng từng nhóm như hướng dẫn ở bài tách doanh thu theo ngành hộ kinh doanh. Con số này là cơ sở kê khai theo kỳ của hộ.
Câu hỏi thường gặp
Bán lẻ không ghi được từng khách thì sao?
Ghi tổng theo ngày là được, tách tiền mặt và chuyển khoản. Riêng khách lấy hoá đơn thì ghi thêm số hoá đơn và số tiền trong ghi chú.
Khách bán chịu thì ghi doanh thu ngày nào?
Thường ghi vào ngày giao hàng và theo dõi khoản nợ ở sổ công nợ. Khi khách trả tiền thì ghi giảm công nợ, không ghi doanh thu lần hai.
Có nên ghi sổ trên điện thoại không?
Có. Bảng tính trên điện thoại hoặc app ghi sổ đều được, miễn đủ cột và được sao lưu. Hãy in hoặc xuất PDF định kỳ để lưu trữ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ mẫu sổ doanh thu cho hộ kinh doanh không?
Có. ACCA gửi mẫu sổ doanh thu theo ngành, hướng dẫn cách ghi và kiểm tra sổ hằng tháng cho khách hàng hộ kinh doanh.
5 phút mỗi tối, sổ doanh thu luôn sẵn sàng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp mẫu sổ doanh thu, hướng dẫn ghi và tổng hợp số liệu để hộ kinh doanh kê khai.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
