Nội dung bài viết
Cuối ngày két thiếu 200 nghìn, không ai biết thiếu từ ca nào: đây là chuyện quen thuộc ở quán nhỏ có người phụ thu ngân. Một sổ quỹ tiền mặt hộ kinh doanh kèm quy trình chốt ca rõ ràng giúp tiền trong két luôn khớp sổ và giảm nghi ngờ giữa chủ và nhân viên. ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách làm đơn giản, áp dụng được từ ca tối nay.
1. Sổ quỹ tiền mặt hộ kinh doanh dùng để làm gì
Sổ quỹ ghi mọi lần tiền mặt vào và ra két: tiền bán hàng, tiền chi chợ, tiền thối, tiền chủ rút. Số dư trên sổ phải bằng số tiền đếm được trong két. Khi lệch, sổ cho biết lệch từ lúc nào và ở khoản nào.
Với quán đang chuyển sang tự kê khai, sổ quỹ còn là bằng chứng doanh thu tiền mặt, bổ sung cho sao kê chuyển khoản. Từ 2026 bỏ hình thức thuế khoán, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai/tự khai (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và hướng dẫn). Ngưỡng doanh thu, tỷ lệ thuế và thủ tục cụ thể áp dụng cho hộ của bạn cần kiểm tra trên cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
2. Mẫu sổ quỹ: mô tả từng cột
| Cột | Ghi gì | Ví dụ minh hoạ |
|---|---|---|
| Ngày, ca | Ngày và ca (sáng/chiều/tối) | 05/10 – ca sáng |
| Số chứng từ | Số phiếu thu/chi hoặc số báo cáo ca | BC-0510-S |
| Diễn giải | Nội dung ngắn gọn | Thu bán hàng ca sáng |
| Thu | Tiền mặt vào két | 3.450.000 |
| Chi | Tiền mặt ra khỏi két | 420.000 (mua đá, rau) |
| Tồn | Tồn trước + Thu − Chi | 4.030.000 |
| Người ghi / người nhận ca | Chữ ký hoặc tên viết tắt | Hà / Minh |
Tiền lẻ đầu ca (tiền thối) nên cố định, ví dụ 1.000.000 đồng, và ghi là "Tồn đầu ca". Tiền bán hàng vượt mức cần giữ lại thì cất két lớn hoặc nộp tài khoản ngân hàng, ghi một dòng chi "Nộp ngân hàng".
3. Quy trình chốt ca từng bước
- 1In hoặc xem báo cáo ca
Từ máy bán hàng/app: tổng bill, chia tiền mặt – chuyển khoản – thẻ.
- 2Đếm két theo mệnh giá
Đếm từng loại tờ tiền, ghi vào bảng đếm.
- 3Trừ tiền lẻ đầu ca
Phần còn lại là tiền mặt thu trong ca.
- 4So với báo cáo ca
Tiền mặt thực tế − tiền mặt theo báo cáo − các khoản chi có phiếu = chênh lệch.
- 5Ký biên bản giao ca
Người giao và người nhận cùng ký; ghi rõ nếu có chênh lệch.
- 6Ghi sổ quỹ
Một dòng thu bán hàng ca, các dòng chi có phiếu kèm theo.
Biên bản giao ca gồm gì
- Ngày, ca, tên người giao và người nhận.
- Bảng đếm theo mệnh giá và tổng tiền mặt thực tế.
- Tiền mặt theo báo cáo máy/app và các khoản chi có phiếu.
- Số chênh lệch, lý do nếu biết (thối nhầm, bill huỷ chưa ghi…).
- Chữ ký hai bên.
4. Xử lý thừa, thiếu tiền
Chênh lệch nhỏ đôi khi xảy ra do thối nhầm. Điều quan trọng là có quy tắc thống nhất từ trước, viết thành văn bản và nhân viên đồng ý, thay vì xử lý theo cảm tính.
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Thừa tiền | Ghi thu khác "tiền thừa chưa rõ nguồn", tìm nguyên nhân (bill chưa nhập, khách quên lấy tiền thối). |
| Thiếu dưới mức chủ hộ quy định | Ghi vào biên bản, theo dõi tần suất; nhắc nhở nếu lặp lại. |
| Thiếu trên mức quy định | Kiểm tra lại bill huỷ, bill sửa, camera quầy; xử lý theo thoả thuận đã ký. |
| Lặp lại nhiều ca của cùng một người | Xem lại quy trình, phân quyền huỷ bill trên máy bán hàng. |
Ví dụ minh hoạ, số giả định; tổng giá trị tuyệt đối thừa/thiếu trong tuần.
Xem dạng bảng
| Tuần 1 | 650 nghìn đồng |
| Tuần 2 | 380 nghìn đồng |
| Tuần 3 | 150 nghìn đồng |
| Tuần 4 | 60 nghìn đồng |
Trong ví dụ minh hoạ, chênh lệch giảm nhanh khi mọi người biết két được đếm mỗi ca. Phần lớn lỗi đến từ bill huỷ không ghi lý do; bài chống thất thoát quầy thu ngân đi sâu hơn vào chủ đề này.
5. Kiểm tra cuối tháng
- Tồn quỹ trên sổ khớp số tiền đếm thực tế ngày cuối tháng
- Mọi khoản chi tiền mặt có phiếu chi hoặc hoá đơn, biên nhận
- Số tiền nộp ngân hàng trên sổ khớp sao kê
- Biên bản giao ca được lưu theo ngày, đủ chữ ký
- Tổng thu tiền mặt cộng chuyển khoản khớp tổng doanh thu báo cáo máy
- Các ca chênh lệch lớn đã có giải thích
Muốn hiểu thêm nguyên tắc kiểm kê quỹ mà doanh nghiệp áp dụng, xem kiểm kê quỹ tiền mặt; hộ nhỏ có thể làm gọn hơn nhưng tinh thần giống nhau. Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường thấy chênh lệch két giảm rõ khi chủ quán đếm két cùng nhân viên trong tuần đầu áp dụng, thay vì chỉ giao biểu mẫu.
Câu hỏi thường gặp
Quán chỉ có chủ đứng quầy có cần chốt ca không?
Vẫn nên chốt cuối ngày: đếm két, so báo cáo máy, ghi sổ quỹ. Việc này mất 5 phút nhưng giúp doanh thu tiền mặt có ghi chép rõ ràng.
Có được trừ tiền thiếu két vào lương nhân viên không?
Việc này phải theo thoả thuận rõ ràng và quy định pháp luật lao động; nên trao đổi trước bằng văn bản và tham khảo người có chuyên môn, tránh tự ý trừ.
Ghi sổ quỹ bằng Excel được không?
Được. Dùng các cột như mẫu trong bài, cột Tồn tính bằng công thức; nhớ in hoặc lưu biên bản giao ca có chữ ký kèm theo.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ quán nhỏ đối chiếu tiền mặt không?
Có. Chúng tôi đối chiếu sổ quỹ với báo cáo bán hàng và sao kê hằng tháng, đồng thời nhắc lịch kê khai cho hộ kinh doanh.
Két khớp sổ mỗi ca
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) giúp quán nhỏ quản lý tiền mặt minh bạch và chuẩn bị kê khai. Nhận tư vấn hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
