Mua hàng của nông dân, người bán nhỏ: lập bảng kê thế nào?

Quán ăn mỗi sáng mua rau của cô bán ở chợ, cá của anh ghe, trứng của nhà nông quen: không ai xuất hóa đơn. Cuối tháng, chủ quán không biết mình đã chi bao nhiêu cho nguyên liệu. Bảng kê mua hàng không hóa đơn là cách đơn giản để ghi lại các khoản này. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam mô tả mẫu bảng kê, cách ghi và lưu kèm chuyển khoản.

1. Bảng kê mua hàng không hóa đơn là gì, dùng khi nào

Bảng kê là tờ liệt kê các lần mua hàng hóa, dịch vụ từ người bán không có hóa đơn, thường là nông dân tự sản xuất, ngư dân, người buôn bán nhỏ lẻ. Doanh nghiệp đã quen với mẫu bảng kê theo hướng dẫn thuế; với hộ kinh doanh, bảng kê trước hết là công cụ quản lý: biết chi phí nguyên liệu thật, chứng minh giao dịch có thật.

Bảng kê có được dùng làm căn cứ khi tính thuế của hộ hay không phụ thuộc phương pháp tính thuế và văn bản hướng dẫn áp dụng cho hộ từ 2026, khi hộ kinh doanh chuyển sang kê khai. Hãy kiểm tra quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý. Dù câu trả lời ra sao, ghi chép đều đặn vẫn có lợi cho việc tính giá vốn và định giá bán.

2. Mẫu bảng kê và thông tin cần ghi

Lưu ý: số liệu trong bảng trên là ví dụ minh hoạ, không phải giá thị trường. Mẫu bảng kê chính thức (nếu cần dùng cho mục đích thuế) có thể có cột và cách ký khác; hãy đối chiếu mẫu hiện hành.

3. Cách ghi bảng kê mỗi ngày không mất thời gian

4. Lưu kèm chuyển khoản: vì sao nên ưu tiên

Bảng kê do chính người mua lập, nên tự nó chưa đủ thuyết phục. Chứng từ chuyển khoản cho thấy tiền thật sự đi đến người bán, đúng ngày, đúng số tiền. Nhiều quán đã chuyển dần sang trả qua ngân hàng với các mối hàng quen.

Với các khoản vẫn phải trả tiền mặt, hãy ghi ngay trên bảng kê và giữ phiếu viết tay của người bán, dù chỉ là mẩu giấy ghi số ký và số tiền. Cuối ngày, cộng các khoản tiền mặt đã chi mua nguyên liệu và trừ vào sổ quỹ để két tiền khớp với sổ. Khi chủ quán và người đi chợ là hai người khác nhau, nên thống nhất người đi chợ phải chụp phiếu gửi vào nhóm Zalo của quán trước khi rời chợ, tránh quên hoặc thất lạc.

5. Dùng số liệu bảng kê để quản lý quán

• Cộng chi phí nguyên liệu theo tháng, so với doanh thu để xem tỷ lệ cost.
• So sánh giá mua giữa các mối hàng, tìm nguồn ổn định.
• Phát hiện tháng nào nguyên liệu tăng bất thường để điều chỉnh giá bán.
• Làm số liệu đầu vào cho bảng tính lãi lỗ hằng tháng.

Với hàng nhập từ nhà phân phối, đại lý có hóa đơn, xem thêm bài hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh để kết hợp hai loại chứng từ trong cùng một sổ chi phí.

Câu hỏi thường gặp