Hộ kinh doanh có cần lấy hóa đơn đầu vào khi nhập hàng?

Nhập hàng ở chợ đầu mối, trả tiền mặt, lấy tờ giấy viết tay rồi bỏ ngăn kéo: đó là thói quen của nhiều chủ hộ. Khi đã chuyển từ khoán sang kê khai, câu hỏi “có cần lấy hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh không” trở nên thực tế hơn. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam phân tích lợi ích của việc giữ chứng từ đầu vào và cách làm việc với nhà cung cấp không xuất hóa đơn.

1. Vì sao hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh quan trọng hơn từ 2026

Từ 2026 bỏ hình thức thuế khoán, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai/tự khai (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và hướng dẫn). Khi tự khai, bạn tự chịu trách nhiệm về số liệu mình báo. Hóa đơn, chứng từ nhập hàng giúp chứng minh hàng bán ra có nguồn gốc, giải thích vì sao lãi tháng này thấp, và là căn cứ nếu phương pháp tính thuế áp dụng cho hộ có xét đến chi phí.

Phương pháp tính thuế cụ thể, ngưỡng doanh thu và tỷ lệ áp dụng cho từng nhóm hộ cần kiểm tra theo văn bản hướng dẫn hiện hành. Bài này không đưa con số nào; trọng tâm là thói quen lưu chứng từ, vì thói quen đó có lợi trong mọi trường hợp. Xem thêm bài cách kiểm tra quy định thuế hộ kinh doanh mới.

2. Lợi ích thực tế khi giữ chứng từ đầu vào

• Biết giá vốn thật: cộng tiền nhập hàng theo tháng để tính lãi lỗ, xem bài tính lãi lỗ hộ kinh doanh.
• Chứng minh nguồn gốc hàng khi đoàn kiểm tra thị trường hỏi.
• Giải trình khi doanh thu, chi phí có biến động bất thường.
• Đổi trả, khiếu nại với nhà cung cấp khi hàng lỗi.
• Chuẩn bị chuyển lên công ty: có lịch sử chứng từ thì dễ làm sổ sách hơn.

3. Phân loại nhà cung cấp và cách lấy chứng từ

Với nhóm cuối, cách lập bảng kê được hướng dẫn chi tiết ở bài bảng kê mua hàng không hóa đơn. Việc bảng kê có được dùng làm căn cứ cho mục đích thuế hay không cần kiểm tra theo quy định áp dụng cho hộ của bạn.

4. Làm việc với nhà cung cấp không xuất hóa đơn

5. Mẫu sổ theo dõi chứng từ nhập hàng

Một sheet Excel với các cột: ngày, nhà cung cấp, mặt hàng, số tiền, hình thức trả (tiền mặt/chuyển khoản), loại chứng từ (hóa đơn/phiếu/bảng kê), số chứng từ, link ảnh lưu trữ. Cuối tháng lọc cột “loại chứng từ” để biết còn bao nhiêu tiền nhập hàng chưa có giấy tờ.

Ví dụ minh hoạ: một tạp hóa nhập hàng khoảng 120 triệu đồng mỗi tháng. Tháng đầu lập sổ, chủ hộ thấy chỉ khoảng một nửa số tiền có hóa đơn hoặc phiếu có tên người bán. Sau ba tháng chuyển sang chuyển khoản và đề nghị nhà cung cấp lớn xuất hóa đơn, phần chưa có chứng từ chỉ còn ở vài mối hàng nhỏ ngoài chợ. Con số không cần hoàn hảo ngay, quan trọng là tháng sau tốt hơn tháng trước và bạn biết rõ phần còn thiếu nằm ở đâu.

Câu hỏi thường gặp