Nội dung bài viết
Nhiều công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam vì thủ tục gọn và chi phí vận hành thấp. Rủi ro nằm ở chỗ ranh giới giữa “xúc tiến” và “kinh doanh” khá mỏng: chỉ cần trưởng văn phòng ký vài hợp đồng thay công ty mẹ, câu chuyện thuế đã khác. Bài viết giúp bạn vạch rõ việc được làm, việc không được làm và nghĩa vụ kế toán của VPĐD, từ góc nhìn đội ngũ dịch vụ kế toán của ACCA Consulting Vietnam.
1. Văn phòng đại diện nước ngoài là gì?
Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài. VPĐD không phải pháp nhân Việt Nam, không có vốn điều lệ và không được trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời. Mọi quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của VPĐD thuộc về công ty mẹ ở nước ngoài.
Vì vậy VPĐD phù hợp cho giai đoạn thăm dò: tìm hiểu thị trường, gặp gỡ đối tác, hỗ trợ khách hàng hiện hữu của công ty mẹ. Khi đã có đơn hàng thường xuyên tại Việt Nam, nhà đầu tư nên tính tới pháp nhân riêng, xem bài so sánh các hình thức đầu tư vào Việt Nam.
2. Bảng tra: việc được làm và không được làm
| Hoạt động | Thường được phép | Rủi ro / không được phép |
|---|---|---|
| Nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin | Có | — |
| Gặp gỡ, giới thiệu sản phẩm của công ty mẹ | Có | Báo giá, chốt giá thay công ty mẹ |
| Hỗ trợ, theo dõi thực hiện hợp đồng do công ty mẹ ký | Có | Tự ký hợp đồng mua bán nhân danh VPĐD |
| Tuyển nhân viên làm việc cho VPĐD | Có, theo quy định lao động | Cho nhân viên làm dịch vụ có thu phí cho khách |
| Nhận tiền từ công ty mẹ để chi hoạt động | Có | Thu tiền bán hàng từ khách Việt Nam |
| Xuất hoá đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ | — | Không, VPĐD không kinh doanh sinh lời |
Danh sách trên mang tính tham khảo. Phạm vi cụ thể của từng VPĐD ghi trong giấy phép thành lập; khi hoạt động vượt nội dung giấy phép, VPĐD có thể bị xử lý theo quy định hiện hành.
3. Dấu hiệu VPĐD bị coi là cơ sở thường trú
Cơ sở thường trú (permanent establishment) là khái niệm trong hiệp định tránh đánh thuế hai lần và luật thuế. Nếu VPĐD được xác định là cơ sở thường trú, phần lợi nhuận gắn với hoạt động tại Việt Nam của công ty mẹ có thể phải chịu thuế tại Việt Nam. Các dấu hiệu nên tránh:
- Trưởng VPĐD thường xuyên đàm phán và quyết định các điều khoản chính của hợp đồng bán hàng.
- Khách hàng Việt Nam chuyển tiền vào tài khoản của VPĐD hoặc của nhân viên VPĐD.
- Email, báo giá, hợp đồng ghi VPĐD là bên bán hoặc bên cung cấp dịch vụ.
- Nhân viên VPĐD trực tiếp cung cấp dịch vụ kỹ thuật, lắp đặt, bảo hành có thu phí.
- VPĐD giữ hàng tồn kho để giao cho khách thay công ty mẹ.
- Hồ sơ nội bộ không thể hiện rõ VPĐD chỉ hỗ trợ, hợp đồng do công ty mẹ ký.
4. Nghĩa vụ thuế, bảo hiểm và báo cáo của VPĐD
Vì không kinh doanh, VPĐD thường không phát sinh thuế GTGT, thuế TNDN từ hoạt động bán hàng. Tuy nhiên VPĐD vẫn là đơn vị trả thu nhập, nên có các nghĩa vụ chính sau:
- Thuế TNCN: khấu trừ thuế trên tiền lương của nhân viên, khai theo tháng hoặc quý; kỳ nào không phát sinh khấu trừ thì không phải nộp tờ khai TNCN. Quyết toán TNCN của tổ chức trả thu nhập hạn ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm (31/3 với năm dương lịch).
- Giảm trừ gia cảnh từ kỳ tính thuế 2026: 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
- Bảo hiểm bắt buộc cho người lao động Việt Nam: VPĐD đóng 21,5%, người lao động đóng 10,5% trên tiền lương đóng BHXH.
- Báo cáo hoạt động định kỳ gửi cơ quan cấp phép theo quy định hiện hành.
- Sổ sách thu chi: theo dõi tiền công ty mẹ chuyển sang và các khoản chi, lưu chứng từ tối thiểu 10 năm với chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ.
- BHXH17,5%
- BHYT3%
- BHTN1%
Tỷ lệ trên tiền lương đóng BHXH; người lao động đóng thêm 10,5% (8% + 1,5% + 1%).
Xem dạng bảng
| BHXH | 17,5% |
| BHYT | 3% |
| BHTN | 1% |
Ví dụ minh hoạ chi phí lương một nhân viên
Ví dụ minh hoạ: VPĐD trả nhân viên Việt Nam lương đóng BHXH 15 triệu đồng/tháng. Phần VPĐD đóng bảo hiểm là 15.000.000 × 21,5% = 3.225.000đ; phần trích từ lương người lao động là 15.000.000 × 10,5% = 1.575.000đ. Tổng chi phí VPĐD cho nhân viên này là 18.225.000đ/tháng, chưa tính phúc lợi khác.
5. Khi nào nên chuyển từ VPĐD sang pháp nhân?
- 1Đánh giá tần suất giao dịch
Nếu khách Việt Nam đặt hàng đều đặn, VPĐD đang làm quá phạm vi.
- 2Chọn mô hình mới
Công ty 100% vốn, liên doanh hoặc chi nhánh tuỳ ngành nghề và mục tiêu.
- 3Lập pháp nhân song song
Xin IRC, ERC; mở DICA và góp vốn trong 90 ngày từ ngày cấp ERC.
- 4Chuyển nhân sự, hợp đồng
Chấm dứt hợp đồng lao động ở VPĐD, ký mới ở pháp nhân, chốt bảo hiểm.
- 5Chấm dứt VPĐD
Quyết toán thuế TNCN, đóng mã số thuế và trả giấy phép theo quy định.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng đại diện nước ngoài có được xuất hoá đơn không?
Không. VPĐD không được kinh doanh sinh lời nên không xuất hoá đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ. Hợp đồng và hoá đơn phải do công ty mẹ hoặc một pháp nhân được phép kinh doanh phát hành.
VPĐD có phải nộp báo cáo tài chính như doanh nghiệp không?
VPĐD không lập báo cáo tài chính như một doanh nghiệp kinh doanh, nhưng phải theo dõi thu chi, nộp hồ sơ thuế TNCN và báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định. Cách ghi sổ cụ thể nên thống nhất với công ty mẹ.
Trưởng VPĐD là người nước ngoài có phải nộp thuế TNCN tại Việt Nam?
Có thể có, tuỳ tình trạng cư trú thuế và nguồn chi trả thu nhập. Cần xác định số ngày có mặt tại Việt Nam và các hiệp định thuế liên quan trước khi kê khai.
Giữ VPĐD đúng phạm vi, đúng nghĩa vụ
ACCA Consulting Vietnam hỗ trợ VPĐD và doanh nghiệp FDI với dịch vụ kế toán TP.HCM: lương, bảo hiểm, thuế TNCN, báo cáo định kỳ. Gọi hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
