Nội dung bài viết
Văn phòng đại diện (VPĐD) không kinh doanh sinh lời nên nhiều công ty mẹ nghĩ đóng cửa sẽ đơn giản. Thực tế, chấm dứt văn phòng đại diện vẫn cần xử lý lao động, quyết toán thuế TNCN, đóng mã số thuế và tài khoản ngân hàng theo đúng thứ tự. ACCA Consulting Vietnam tóm tắt quy trình và những lỗi khiến hồ sơ kéo dài nhiều tháng.
1. Chấm dứt văn phòng đại diện khác giải thể công ty ở đâu?
VPĐD là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, không có tư cách pháp nhân riêng và không được trực tiếp kinh doanh. Vì vậy nghĩa vụ thuế chủ yếu là thuế TNCN của nhân viên và một số khoản khấu trừ khác, không có quyết toán TNDN như công ty. Nhưng VPĐD vẫn có mã số thuế, có thể có tài khoản ngân hàng, con dấu, hợp đồng thuê văn phòng và hợp đồng lao động cần khép lại.
| Nội dung | Văn phòng đại diện | Công ty FDI |
|---|---|---|
| Cơ quan cấp phép | Cơ quan quản lý thương mại cấp giấy phép VPĐD | Cơ quan đăng ký đầu tư và đăng ký kinh doanh |
| Thuế chủ yếu | TNCN, khấu trừ thay | GTGT, TNDN, TNCN, nhà thầu |
| Quyết toán TNDN | Không phát sinh | Bắt buộc đến thời điểm giải thể |
| Tài sản, vốn | Kinh phí do công ty mẹ cấp | Vốn điều lệ, chuyển qua DICA |
| Bảo hiểm | Có nếu thuê lao động | Có nếu thuê lao động |
2. Xử lý lao động và bảo hiểm
Đây thường là khâu nhạy cảm nhất. Thông báo cho người lao động sớm, tính đầy đủ lương, phép năm chưa nghỉ và trợ cấp theo hợp đồng và quy định hiện hành. Sau đó chốt sổ bảo hiểm cho từng người.
Nhắc lại tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc để đối chiếu số tháng cuối: doanh nghiệp/đơn vị đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5% trên tiền lương đóng BHXH. Biểu đồ dưới đây là ví dụ minh hoạ cho mức lương đóng BHXH giả định 20 triệu đồng/tháng.
Ví dụ minh hoạ theo tỷ lệ 21,5% (17,5% + 3% + 1%) và 10,5% (8% + 1,5% + 1%). Kiểm tra trường hợp lao động nước ngoài riêng.
Xem dạng bảng
| Đơn vị đóng | Người lao động đóng | |
|---|---|---|
| BHXH | 3.500.000đ | 1.600.000đ |
| BHYT | 600.000đ | 300.000đ |
| BHTN | 200.000đ | 200.000đ |
3. Quyết toán thuế TNCN và đóng mã số thuế
VPĐD là tổ chức trả thu nhập nên phải khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN cho nhân viên đến thời điểm chấm dứt. Với nhân viên nước ngoài rời Việt Nam, cần lưu ý quyết toán trước khi xuất cảnh. Xem thêm hướng dẫn chung tại bài quyết toán thuế TNCN.
- 1Rà soát kỳ khai
Đối chiếu các kỳ TNCN đã nộp, kỳ nào có khấu trừ mà chưa khai.
- 2Kê khai kỳ cuối
Khai và nộp thuế TNCN của tháng/quý cuối cùng có trả lương.
- 3Quyết toán
Lập quyết toán TNCN đến thời điểm chấm dứt hoạt động.
- 4Khoản khác
Kiểm tra thuế nhà thầu nếu VPĐD trả tiền cho tổ chức nước ngoài.
- 5Đóng MST
Nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế, trả lời yêu cầu bổ sung.
Tháng hoặc quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải nộp tờ khai TNCN. Tuy vậy, khi đóng MST cơ quan thuế sẽ đối chiếu toàn bộ lịch sử, nên những kỳ có khấu trừ mà quên khai sẽ bị xử lý trước khi đóng.
4. Checklist chấm dứt văn phòng đại diện
- Quyết định của công ty mẹ về việc chấm dứt VPĐD, cử người phụ trách
- Thông báo chấm dứt hoạt động gửi cơ quan cấp giấy phép theo quy định
- Chấm dứt hợp đồng lao động, thanh toán lương, phép, trợ cấp
- Chốt sổ bảo hiểm, trả sổ BHXH cho người lao động
- Quyết toán thuế TNCN, nộp đủ số còn thiếu
- Thanh lý hợp đồng thuê văn phòng, thu hồi tiền đặt cọc
- Hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế
- Đóng tài khoản ngân hàng, chuyển số dư về công ty mẹ
- Xử lý con dấu và lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm
5. Lỗi làm hồ sơ kéo dài
- Đóng tài khoản ngân hàng quá sớm: sau đó phát sinh tiền phạt, tiền chậm nộp không còn tài khoản để nộp.
- Nộp chậm tờ khai kỳ cuối: bị phạt chậm nộp hồ sơ, tổ chức quá hạn 1–30 ngày phạt 2–5 triệu đồng (NĐ 125/2020 và các văn bản sửa đổi, bổ sung).
- Thiếu người ở lại Việt Nam: trưởng VPĐD về nước, không ai ký và nhận thông báo của cơ quan thuế.
- Chứng từ thất lạc: không chứng minh được thu nhập đã trả, phải giải trình nhiều lần.
- Thuế nhà thầu bị bỏ quên: khoản thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài chưa kê khai.
Câu hỏi thường gặp
VPĐD có phải nộp BCTC khi đóng cửa không?
VPĐD không lập BCTC như công ty, nhưng vẫn phải có sổ sách, chứng từ thu chi kinh phí để giải trình. Yêu cầu báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định vẫn cần hoàn thành.
Trưởng VPĐD là người nước ngoài đã về nước thì sao?
Công ty mẹ có thể uỷ quyền cho người khác tại Việt Nam thực hiện thủ tục. Văn bản uỷ quyền cần hợp pháp hoá theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Có nên chuyển VPĐD thành công ty con thay vì đóng?
Nếu công ty mẹ muốn kinh doanh tại Việt Nam, thành lập công ty con là hướng phổ biến. Khi đó VPĐD có thể đóng sau khi công ty mới đã hoạt động ổn định.
Đóng văn phòng đại diện gọn và đúng thứ tự
ACCA Consulting Vietnam hỗ trợ dịch vụ kế toán tại TP.HCM: chốt sổ, quyết toán TNCN, theo dõi đóng mã số thuế cho VPĐD. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
