Nội dung bài viết
Ký hợp đồng với một công ty đã ngừng hoạt động hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh, bạn có thể mất tiền cọc và còn bị loại hoá đơn đầu vào khi quyết toán. Chỉ mất vài phút để tra cứu thông tin doanh nghiệp trước khi ký. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn tra cứu, đọc tín hiệu cảnh báo và cách kiểm tra định kỳ cho bộ phận kế toán, mua hàng.
1. Vì sao cần tra cứu thông tin doanh nghiệp đối tác?
Tra cứu giúp bạn xác nhận ba điều: đối tác có tồn tại hợp pháp, đang hoạt động bình thường và người ký hợp đồng có thẩm quyền. Với kế toán, việc này còn bảo vệ quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Mua hàng: tránh nhà cung cấp “ma”, xuất hoá đơn nhưng không có hàng thật.
- Bán hàng: đánh giá khả năng thanh toán trước khi cho khách nợ.
- Kế toán: loại bỏ hoá đơn từ doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Pháp chế: xác định đúng người đại diện theo pháp luật để hợp đồng có giá trị.
2. Tra cứu ở đâu và xem gì?
| Nguồn | Thông tin xem được | Dùng để |
|---|---|---|
| Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp | Tên, mã số, địa chỉ, người đại diện, ngành nghề, tình trạng pháp lý, thông báo thay đổi | Xác nhận tồn tại, người có thẩm quyền ký |
| Cổng thông tin của cơ quan thuế | Tình trạng mã số thuế (đang hoạt động, tạm ngừng, ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký) | Đánh giá rủi ro hoá đơn đầu vào |
| Tra cứu hoá đơn điện tử | Hoá đơn có được cấp mã/được gửi dữ liệu đến cơ quan thuế hay không | Kiểm tra từng hoá đơn nhận về |
| Cổng thông tin toà án, tin tức | Bản án, quyết định công khai; thông tin báo chí | Phát hiện tranh chấp, nợ xấu |
| Website, mạng xã hội của đối tác | Địa chỉ, sản phẩm, lịch sử hoạt động | Đối chiếu với thông tin đăng ký |
- 1Lấy mã số doanh nghiệp
Yêu cầu đối tác gửi mã số, không chỉ tên công ty.
- 2Tra cổng đăng ký doanh nghiệp
Đối chiếu tên, địa chỉ, người đại diện với dự thảo hợp đồng.
- 3Tra tình trạng mã số thuế
Chỉ tiếp tục nếu đang hoạt động bình thường.
- 4Kiểm tra ngành nghề
Đối tác có đăng ký ngành phù hợp, có giấy phép con nếu là ngành có điều kiện.
- 5Lưu bằng chứng
Chụp màn hình kết quả tra cứu, lưu cùng hồ sơ hợp đồng.
3. Tín hiệu cảnh báo cần dừng lại
- Mã số thuế ở trạng thái tạm ngừng, ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký
- Người ký hợp đồng không phải người đại diện, không có giấy ủy quyền
- Địa chỉ trên hợp đồng khác địa chỉ đăng ký mà không giải thích được
- Công ty mới thành lập nhưng nhận hợp đồng giá trị lớn, đòi cọc cao
- Ngành nghề đăng ký không liên quan hàng hoá, dịch vụ cung cấp
- Thay đổi người đại diện, địa chỉ nhiều lần trong thời gian ngắn
- Yêu cầu thanh toán vào tài khoản cá nhân thay vì tài khoản công ty
Lưu ý thêm: hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Thanh toán vào tài khoản cá nhân của người bán là một rủi ro chứng từ cần tránh.
4. Tự động hoá tra cứu thông tin doanh nghiệp định kỳ
Tình trạng của nhà cung cấp có thể thay đổi sau khi ký. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhiều hoá đơn bị loại khi quyết toán vì nhà cung cấp chuyển trạng thái sau thời điểm giao dịch mà kế toán không theo dõi. Hãy kiểm tra lại danh sách nhà cung cấp định kỳ.
- Danh sách nhà cung cấp tập trung: một bảng tính có mã số thuế, ngày kiểm tra gần nhất, trạng thái.
- Phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử: nhiều phần mềm có chức năng kiểm tra trạng thái người bán khi nhận hoá đơn.
- Công cụ tự động (RPA, script): chạy định kỳ để đối chiếu danh sách, đánh dấu thay đổi.
- Bảo mật: chỉ dùng mã số thuế công khai; không đưa hợp đồng, dữ liệu nhạy cảm lên công cụ AI công cộng.
Ví dụ minh hoạ; doanh nghiệp tự đặt tần suất theo mức độ rủi ro.
Xem dạng bảng
| Nhà cung cấp mới | 12 lần/năm |
| Giao dịch lớn, thường xuyên | 4 lần/năm |
| Giao dịch nhỏ, ổn định | 2 lần/năm |
| Khách hàng được cho nợ | 4 lần/năm |
5. Xử lý khi phát hiện đối tác có vấn đề
Nếu nhà cung cấp chuyển trạng thái rủi ro, hãy rà soát các hoá đơn đã nhận, liên hệ đối tác yêu cầu giải trình và cân nhắc tạm dừng thanh toán. Với hoá đơn đã kê khai, nên trao đổi với kế toán để đánh giá có cần điều chỉnh. Xem thêm doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký và cách đọc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu thông tin doanh nghiệp có mất phí không?
Các thông tin cơ bản như tên, mã số, địa chỉ, người đại diện, tình trạng mã số thuế có thể tra cứu công khai. Một số thông tin chi tiết hơn được cung cấp theo quy định hiện hành.
Đối tác “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” thì hoá đơn có dùng được không?
Hoá đơn từ doanh nghiệp ở trạng thái này có rủi ro bị loại khi khấu trừ hoặc tính chi phí. Hãy kiểm tra thời điểm chuyển trạng thái so với ngày lập hoá đơn và hỏi ý kiến kế toán.
Có cần lưu kết quả tra cứu không?
Nên lưu. Bản chụp kết quả tra cứu tại ngày ký là bằng chứng doanh nghiệp đã thận trọng khi lựa chọn đối tác.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kiểm tra nhà cung cấp không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) rà soát trạng thái người bán khi hạch toán hoá đơn đầu vào và cảnh báo khách hàng khi có hoá đơn rủi ro.
Kiểm soát hoá đơn đầu vào cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán có rà soát trạng thái nhà cung cấp hằng tháng. Xem máy tính báo giá hoặc nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
