Nội dung bài viết
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là giấy tờ đầu tiên ngân hàng, đối tác và kế toán yêu cầu. Nhưng không phải ai cũng đọc đúng từng mục, đặc biệt là số lần thay đổi, vốn điều lệ hay thông tin người đại diện. Bài viết chú giải từng mục, chỉ ra thông tin không còn ghi trên giấy và cách kiểm tra giấy chứng nhận của đối tác. Hướng dẫn do ACCA Consulting Vietnam biên soạn.
1. Các mục trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, giấy chứng nhận ghi các nội dung chính: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp; địa chỉ trụ sở chính; thông tin người đại diện theo pháp luật (với công ty TNHH, công ty cổ phần), thông tin chủ sở hữu hoặc thành viên tuỳ loại hình; vốn điều lệ với công ty hoặc vốn đầu tư với doanh nghiệp tư nhân.
| Mục trên giấy | Ý nghĩa | Kế toán dùng vào |
|---|---|---|
| Mã số doanh nghiệp | Đồng thời là mã số thuế, không đổi suốt đời doanh nghiệp | Hoá đơn, tờ khai, hợp đồng |
| Đăng ký lần đầu, thay đổi lần thứ | Ngày thành lập và số lần đã thay đổi đăng ký | Kiểm tra giấy tờ đối tác có phải bản mới nhất |
| Tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài, viết tắt | Ba dạng tên chính thức | Ghi tên trên hoá đơn, hợp đồng ngoại thương |
| Địa chỉ trụ sở chính | Nơi liên lạc, xác định cơ quan quản lý | Thông tin người mua, người bán trên hoá đơn |
| Vốn điều lệ | Tổng giá trị vốn các thành viên, cổ đông cam kết góp | Đối chiếu số dư vốn góp trên sổ sách |
| Người đại diện theo pháp luật | Họ tên, chức danh, giấy tờ pháp lý | Kiểm tra thẩm quyền ký hợp đồng, chứng từ |
| Chủ sở hữu (công ty TNHH một thành viên) | Cá nhân hoặc tổ chức sở hữu công ty | Xác định chi phí lương chủ sở hữu, phân phối lợi nhuận |
Lưu ý về chi phí: tiền lương của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Vì vậy, dòng chủ sở hữu trên giấy chứng nhận có ý nghĩa trực tiếp với kế toán thuế.
2. Thông tin không còn ghi trên giấy chứng nhận
- Ngành nghề kinh doanh: không ghi trên giấy chứng nhận; tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc xin giấy xác nhận thông tin.
- Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên và cổ đông sáng lập: nằm trong hồ sơ đăng ký và sổ đăng ký thành viên, cổ đông, xem sổ đăng ký thành viên, cổ đông.
- Mẫu con dấu: doanh nghiệp tự quyết định, không thể hiện trên giấy chứng nhận.
- Tình trạng thuế: giấy chứng nhận không cho biết doanh nghiệp đang hoạt động bình thường hay đã tạm ngừng, bỏ địa chỉ kinh doanh.
3. Cách kiểm tra giấy chứng nhận của đối tác là thật
- 1Tra mã số doanh nghiệp
Nhập trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để xem tên, địa chỉ, người đại diện.
- 2So số lần thay đổi
Nếu cổng đã có lần thay đổi mới hơn, bản đối tác gửi đã cũ.
- 3Kiểm tra trạng thái mã số thuế
Tra trên trang của cơ quan thuế xem doanh nghiệp còn hoạt động không.
- 4Đối chiếu người ký
Người ký hợp đồng phải là người đại diện hoặc có giấy uỷ quyền hợp lệ.
- 5Lưu bằng chứng
Chụp màn hình kết quả tra cứu, ghi ngày tra và lưu cùng hồ sơ hợp đồng.
Kế toán nên làm bước này trước khi nhận hoá đơn từ nhà cung cấp mới, nhất là với giao dịch giá trị lớn. Xem thêm hướng dẫn tra cứu thông tin doanh nghiệp đối tác.
Ví dụ minh hoạ thứ tự ưu tiên ACCA gợi ý cho kế toán; tuỳ giá trị giao dịch, doanh nghiệp có thể kiểm tra sâu hơn.
Xem dạng bảng
| Mã số thuế, trạng thái | 10 điểm |
| Tên chính xác | 9 điểm |
| Người đại diện | 8 điểm |
| Địa chỉ | 7 điểm |
| Số lần thay đổi | 6 điểm |
| Vốn điều lệ | 4 điểm |
4. Khi nào giấy chứng nhận của bạn cần cập nhật?
- Đổi tên, đổi địa chỉ trụ sở sang nơi khác.
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Tăng, giảm vốn điều lệ; thay đổi thành viên, chủ sở hữu.
- Bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh (thông báo thay đổi).
- Muốn cập nhật địa chỉ theo đơn vị hành chính mới sau sắp xếp.
Mỗi lần thay đổi, kế toán cần cập nhật hoá đơn điện tử, ngân hàng và hợp đồng. Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp trường hợp doanh nghiệp đổi người đại diện nhưng quên cập nhật mẫu chữ ký tại ngân hàng, khiến lệnh chi bị treo.
Câu hỏi thường gặp
Mã số doanh nghiệp có phải là mã số thuế không?
Đúng. Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế và không thay đổi trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Vì sao giấy chứng nhận không ghi ngành nghề kinh doanh?
Ngành nghề được lưu trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp và có thể tra cứu trên cổng. Doanh nghiệp chỉ cần thông báo khi bổ sung, thay đổi ngành nghề.
Đối tác gửi bản giấy chứng nhận cũ có sao không?
Bản cũ có thể không còn phản ánh tên, địa chỉ hoặc người đại diện hiện tại. Hãy tra cổng để lấy thông tin mới nhất trước khi ký hợp đồng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kiểm tra thông tin đối tác không?
Có. Đội ngũ ACCA Consulting VN kiểm tra mã số thuế, trạng thái hoạt động và thông tin đăng ký của nhà cung cấp mới cho khách hàng dùng dịch vụ kế toán.
Hiểu đúng giấy tờ doanh nghiệp cùng ACCA Consulting Vietnam
Gửi giấy chứng nhận để được rà soát thông tin, tư vấn thủ tục thay đổi và gói dịch vụ kế toán phù hợp. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
