Nội dung bài viết
Thành lập công ty xây dựng gồm hai chặng: đăng ký doanh nghiệp như mọi ngành, sau đó chứng minh năng lực để được tham gia công trình phù hợp. Chặng thứ hai mới là chỗ nhiều nhà thầu mới vướng: thiếu nhân sự có chứng chỉ hành nghề, thiếu hồ sơ kinh nghiệm, không rõ hạng nào làm được gói thầu nào. Bài viết này tóm tắt lộ trình thực tế và những việc kế toán cần chuẩn bị song song, do đội ngũ ACCA Consulting Vietnam tổng hợp.
1. Thành lập công ty xây dựng: hai chặng cần phân biệt
Chặng một là có pháp nhân: bạn nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính, cơ quan giải quyết trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Ở chặng này, xây dựng là ngành nghề kinh doanh có điều kiện nhưng điều kiện thường không bị kiểm tra ngay khi cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Chặng hai là đủ điều kiện hoạt động: doanh nghiệp phải có chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng phù hợp với lĩnh vực và hạng (trừ các trường hợp được miễn theo quy định hiện hành), cùng đội ngũ cá nhân giữ chức danh chủ chốt có chứng chỉ hành nghề. Đây là điều chủ đầu tư và bên mời thầu kiểm tra khi chọn nhà thầu.
| Tiêu chí | Chặng 1: Đăng ký doanh nghiệp | Chặng 2: Năng lực hoạt động |
|---|---|---|
| Kết quả | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Chứng chỉ năng lực theo lĩnh vực, hạng |
| Cơ quan | Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở Tài chính) | Cơ quan quản lý xây dựng có thẩm quyền theo hạng |
| Thời gian | 3 ngày làm việc từ khi hồ sơ hợp lệ | Theo quy định hiện hành, phụ thuộc hồ sơ |
| Hồ sơ chính | Điều lệ, danh sách thành viên, giấy tờ cá nhân | Nhân sự chủ chốt, chứng chỉ hành nghề, kinh nghiệm, máy móc |
| Rủi ro nếu thiếu | Không có pháp nhân | Không đủ điều kiện ký hợp đồng, dự thầu phù hợp |
2. Chứng chỉ năng lực theo hạng: hiểu đúng để chọn lộ trình
Chứng chỉ năng lực được phân theo lĩnh vực (khảo sát, thiết kế, giám sát, thi công, quản lý dự án…) và theo hạng. Hạng càng cao, quy mô công trình được tham gia càng lớn, đồng thời yêu cầu về nhân sự và kinh nghiệm càng chặt. Doanh nghiệp mới thường bắt đầu ở hạng thấp nhất trong lĩnh vực của mình rồi nâng dần khi tích luỹ công trình.
- Lĩnh vực: chọn đúng lĩnh vực bạn thực sự làm, không đăng ký dàn trải khiến hồ sơ nhân sự không đáp ứng.
- Hạng: căn cứ vào số lượng, chứng chỉ của nhân sự chủ chốt và kinh nghiệm đã thực hiện.
- Cơ quan cấp: khác nhau theo hạng; tra cứu tại cổng thông tin của cơ quan quản lý xây dựng.
- Thời hạn: chứng chỉ có thời hạn hiệu lực, cần theo dõi để gia hạn hoặc điều chỉnh.
3. Nhân sự chủ chốt và hồ sơ chứng minh
Nhân sự chủ chốt là phần dễ bị “làm cho đủ” nhất, và cũng là phần rủi ro nhất. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhiều doanh nghiệp mượn chứng chỉ của người không thực sự làm việc. Khi bị hậu kiểm hoặc khi công trình có sự cố, hồ sơ lao động, bảo hiểm và tiền lương sẽ được đối chiếu.
- Hợp đồng lao động ký với doanh nghiệp, đúng chức danh.
- Bản sao chứng chỉ hành nghề còn hiệu lực, đúng lĩnh vực và hạng.
- Bằng cấp chuyên môn liên quan.
- Tờ khai, danh sách tham gia bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp.
- Bảng lương, chứng từ chi trả lương hằng tháng.
- Bản kê kinh nghiệm công trình đã tham gia (nếu có).
Khi có hợp đồng lao động, doanh nghiệp đóng bảo hiểm bắt buộc 21,5% trên tiền lương đóng BHXH, người lao động đóng 10,5%. Đây là chi phí thực, cần đưa vào dự toán vận hành ngay từ đầu.
Ví dụ minh hoạ theo tỷ lệ DN 21,5% (17,5% + 3% + 1%) và NLĐ 10,5% (8% + 1,5% + 1%).
Xem dạng bảng
| Doanh nghiệp đóng | Người lao động đóng | |
|---|---|---|
| BHXH | 2.625.000đ | 1.200.000đ |
| BHYT | 450.000đ | 225.000đ |
| BHTN | 150.000đ | 150.000đ |
4. Lộ trình 6 bước cho nhà thầu mới
- Trước khi nộp hồ sơ
Xác định lĩnh vực, hạng mục tiêu, danh sách nhân sự chủ chốt.
- Tuần 1
Đăng ký doanh nghiệp, ghi ngành xây dựng phù hợp; khắc dấu nếu cần.
- Tuần 2
Mở tài khoản ngân hàng, chữ ký số, đăng ký hoá đơn điện tử, kê khai thuế.
- Tuần 2–4
Ký hợp đồng lao động, đăng ký BHXH cho nhân sự chủ chốt.
- Sau khi đủ nhân sự
Lập hồ sơ đề nghị cấp chứng chỉ năng lực theo hạng.
- Khi có công trình
Mở sổ theo dõi chi phí theo từng công trình, lưu biên bản nghiệm thu.
5. Kế toán công trình: điều nhà thầu mới hay bỏ qua
Doanh nghiệp xây dựng có chứng từ phức tạp hơn thương mại: tạm ứng, nghiệm thu từng giai đoạn, vật tư xuất thẳng công trình, nhân công thời vụ. Nếu không tập hợp chi phí theo công trình, cuối năm rất khó chứng minh giá vốn khi quyết toán thuế TNDN. Lưu ý hoá đơn mua vật tư từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Phí dịch vụ kế toán nhóm Sản xuất – Xây dựng tại ACCA từ 520.000đ/tháng khi chưa phát sinh, 1.040.000đ/tháng cho 1–15 chứng từ (DN dưới 5 nhân viên). Bạn có thể ước tính nhanh tại máy tính báo giá.
Câu hỏi thường gặp
Mới thành lập công ty xây dựng đã ký hợp đồng thi công được chưa?
Có pháp nhân là điều kiện cần. Việc ký và thực hiện hợp đồng còn phụ thuộc yêu cầu năng lực của công trình và trường hợp được miễn chứng chỉ theo quy định hiện hành, nên cần kiểm tra trước khi ký.
Có cần vốn pháp định cho công ty xây dựng không?
Bạn nên kiểm tra theo lĩnh vực cụ thể ở quy định hiện hành. Trên thực tế, vốn điều lệ nên tương xứng với quy mô công trình dự kiến vì bên mời thầu thường xem năng lực tài chính.
Chứng chỉ năng lực tra cứu ở đâu?
Thông tin cấp chứng chỉ thường được công khai trên cổng thông tin của cơ quan quản lý xây dựng. Bạn nên tra cứu cả chứng chỉ của đối tác, nhà thầu phụ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ thành lập công ty xây dựng không?
Có. ACCA hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp (báo giá theo nhu cầu), setup thuế, BHXH và kế toán công trình; phần chứng chỉ năng lực chúng tôi hướng dẫn checklist hồ sơ để bạn làm việc với cơ quan có thẩm quyền.
Nhà thầu mới cần nền móng sổ sách vững
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) đồng hành từ đăng ký doanh nghiệp đến dịch vụ kế toán TP.HCM cho công ty xây dựng, tập hợp chi phí theo từng công trình.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
