Kiểm kê tài sản cố định: sổ có mà thực tế không thấy thì làm gì

Sổ kế toán ghi 3 máy lạnh, 2 laptop và 1 xe tải, nhưng đi một vòng văn phòng chỉ thấy một nửa. Đây là tình huống rất thường gặp khi doanh nghiệp lâu năm chưa kiểm kê tài sản cố định. Bài này hướng dẫn quy trình đối chiếu sổ với thực tế, cách gắn mã tài sản và hướng xử lý từng trường hợp chênh lệch, dựa trên kinh nghiệm rà soát của ACCA Consulting Vietnam.

1. Vì sao kiểm kê tài sản cố định không nên bỏ qua

Tài sản cố định (TSCĐ) thường là khoản mục có giá trị lớn trên bảng cân đối kế toán. Khi sổ và thực tế lệch nhau, sai lệch không dừng ở một dòng số liệu mà kéo theo nhiều hệ quả:

• Chi phí khấu hao sai: tài sản đã mất vẫn được trích khấu hao hằng tháng, làm chi phí và lợi nhuận bị bóp méo.
• Báo cáo tài chính thiếu tin cậy: ngân hàng, nhà đầu tư hoặc kiểm toán viên hỏi đến tài sản mà doanh nghiệp không chỉ ra được.
• Khó giải trình khi bị kiểm tra: chi phí khấu hao của tài sản không còn dùng cho sản xuất kinh doanh dễ bị loại khi cơ quan thuế xem xét.
• Mất kiểm soát tài sản: không ai biết laptop nào đang ở nhân viên nào, máy nào đã hỏng.

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chênh lệch hay phát sinh ở doanh nghiệp từng chuyển văn phòng, thay kế toán nhiều lần hoặc mua tài sản nhưng không lập biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng.

2. Chuẩn bị: danh sách tài sản và quy tắc gắn mã

Trước ngày kiểm kê, kế toán xuất sổ chi tiết TSCĐ gồm tên tài sản, ngày đưa vào sử dụng, nguyên giá, giá trị còn lại, bộ phận sử dụng. Nếu chưa có mã tài sản, đây là lúc đặt mã. Một quy tắc đơn giản là ghép loại tài sản – bộ phận – số thứ tự.

Mã được in thành tem dán trực tiếp lên tài sản, đồng thời ghi vào sổ chi tiết. Từ lần kiểm kê sau, đối chiếu chỉ còn là việc dò mã thay vì đoán xem “máy lạnh số 3” là cái nào. Tài sản giá trị nhỏ chưa đủ điều kiện ghi nhận TSCĐ thì theo dõi là công cụ dụng cụ, xem thêm bài phân bổ công cụ dụng cụ.

3. Quy trình kiểm kê tài sản cố định 6 bước

4. Bảng kết quả kiểm kê mẫu

Biên bản kiểm kê nên trình bày theo dạng so sánh sổ – thực tế để người đọc thấy ngay chênh lệch nằm ở đâu:

5. Sổ có mà thực tế không thấy: xử lý thế nào

Không nên xoá ngay tài sản khỏi sổ. Trước hết cần tìm nguyên nhân, vì mỗi nguyên nhân có hướng xử lý khác nhau:

• Đã thanh lý nhưng chưa ghi giảm: tìm biên bản thanh lý, hoá đơn bán; nếu có thì ghi giảm theo nghiệp vụ thanh lý, xem bài hạch toán thanh lý TSCĐ.
• Đang để ở nơi khác: kho, chi nhánh, nhà nhân viên làm việc từ xa. Bổ sung biên bản bàn giao, không cần ghi giảm.
• Mất chưa rõ nguyên nhân: ghi nhận vào tài sản thiếu chờ xử lý, chờ quyết định của giám đốc về bồi thường hoặc tính vào chi phí.
• Ghi sổ sai từ đầu: ví dụ một lô thiết bị bị ghi hai lần. Đây là sai sót, điều chỉnh theo hướng dẫn tại bài sửa chữa sổ kế toán.

Khoản tính vào chi phí khác cần có biên bản kiểm kê, quyết định xử lý và hồ sơ truy trách nhiệm. Việc khoản này có được trừ khi tính thuế TNDN hay không phụ thuộc hồ sơ và quy định hiện hành, nên cần được rà soát riêng.

6. Tài sản thừa, tài sản hỏng và việc sau kiểm kê

Tài sản có thực tế nhưng chưa ghi sổ

Thường là tài sản do chủ doanh nghiệp mua bằng tiền cá nhân rồi mang vào công ty, hoặc mua có hoá đơn nhưng kế toán hạch toán thẳng vào chi phí. Cần tìm chứng từ gốc. Nếu có hoá đơn, chứng từ thanh toán thì ghi tăng TSCĐ và điều chỉnh khấu hao; nếu là tài sản cá nhân đưa vào thì cần hồ sơ góp vốn hoặc thoả thuận cho mượn rõ ràng.

Tài sản hỏng không còn sử dụng

Lập biên bản đánh giá tình trạng, trình giám đốc quyết định thanh lý. Trong thời gian chờ, cần xem lại việc tiếp tục trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh, để chi phí phản ánh đúng thực tế sử dụng.

Câu hỏi thường gặp