Nội dung bài viết
Doanh nghiệp mở thêm cửa hàng, thuê kho hay đặt xưởng ở nơi khác trụ sở thường băn khoăn có cần đăng ký địa điểm kinh doanh không. Bỏ qua thủ tục này có thể khiến việc kiểm tra hàng hoá, xuất hoá đơn và kê khai thuế tại địa phương gặp vướng mắc. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp cách phân loại theo từng loại cơ sở để bạn tự đánh giá.
1. Địa điểm kinh doanh là gì, khác gì trụ sở
Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. Nó không có tư cách pháp nhân, không phải chi nhánh, và thường dùng chung con dấu, tài khoản, hoá đơn của đơn vị chủ quản. Trụ sở chính là địa chỉ liên lạc pháp lý của công ty; một công ty có một trụ sở nhưng có thể có nhiều địa điểm kinh doanh.
Điểm mấu chốt để phân loại là câu hỏi: tại nơi đó có diễn ra hoạt động kinh doanh với khách hàng hoặc hoạt động sản xuất không? Nếu có, doanh nghiệp nên xem xét đăng ký.
2. Trường hợp nào nên đăng ký địa điểm kinh doanh
| Loại cơ sở | Hoạt động tại chỗ | Đánh giá chung |
|---|---|---|
| Cửa hàng, showroom bán lẻ | Bán hàng, thu tiền, giao hàng cho khách | Nên đăng ký |
| Xưởng sản xuất, gia công | Sản xuất, nhập xuất nguyên vật liệu, thành phẩm | Nên đăng ký |
| Kho kiêm điểm bán, giao hàng | Có giao dịch, xuất hàng trực tiếp cho khách | Nên đăng ký |
| Kho chỉ lưu trữ hàng | Không bán tại chỗ, chỉ nhập, xuất nội bộ | Cần xem xét theo quy định hiện hành và yêu cầu địa phương |
| Văn phòng làm việc phụ, nơi để hồ sơ | Không giao dịch với khách | Thường không cần; cân nhắc nếu có nhân sự cố định đông |
| Gian hàng hội chợ ngắn ngày | Bán hàng tạm thời | Kiểm tra quy định về kinh doanh tạm thời tại địa phương |
Bảng trên là cách đánh giá thực hành, không thay thế quy định. Thời hạn đăng ký sau khi quyết định lập địa điểm và các trường hợp đặc thù áp dụng theo quy định hiện hành; một số ngành nghề có điều kiện còn yêu cầu giấy phép riêng tại địa điểm.
3. Ví dụ: chuỗi 3 cửa hàng và 1 kho thuê
Công ty X (ví dụ minh hoạ) có trụ sở tại TP.HCM, kinh doanh đồ gia dụng. Công ty mở 3 cửa hàng: hai cửa hàng ở khu trung tâm TP.HCM, một cửa hàng ở khu vực ngoại thành, và thuê một kho tại tỉnh lân cận.
- 3 cửa hàng: bán lẻ, thu tiền, xuất hoá đơn cho khách. Cả ba nên đăng ký địa điểm kinh doanh.
- Kho: nếu chỉ chứa hàng rồi chuyển về cửa hàng, cần kiểm tra quy định và yêu cầu của địa phương; nếu kho giao hàng thẳng cho khách thương mại điện tử, nên đăng ký.
- Thuế: địa điểm khác tỉnh với trụ sở có thể phát sinh việc khai, phân bổ thuế tại địa phương nơi đặt địa điểm, cần kiểm tra cụ thể.
- Kế toán: mỗi điểm có quỹ tiền mặt, hàng tồn riêng nên cần mã kho, mã bộ phận trên phần mềm kế toán.
- Trụ sở25%
- 2 cửa hàng TP.HCM45%
- Cửa hàng ngoài khu trung tâm20%
- Kho thuê10%
Ví dụ minh hoạ, không phải số liệu thực tế. Dùng để thấy địa điểm nào phát sinh nhiều chứng từ cần quy trình gửi hồ sơ chặt.
Xem dạng bảng
| Trụ sở | 25% |
| 2 cửa hàng TP.HCM | 45% |
| Cửa hàng ngoài khu trung tâm | 20% |
| Kho thuê | 10% |
4. Hồ sơ và các bước đăng ký
- 1Ra quyết định nội bộ
Công ty (hoặc chi nhánh) quyết định lập địa điểm, chỉ định người đứng đầu.
- 2Chuẩn bị địa chỉ
Hợp đồng thuê, giấy tờ mặt bằng ghi đúng địa giới hành chính mới.
- 3Lập thông báo
Thông báo lập địa điểm kinh doanh theo mẫu hiện hành, ký đúng thẩm quyền.
- 4Nộp hồ sơ
Nộp qua cổng đăng ký doanh nghiệp tới cơ quan đăng ký nơi đặt địa điểm.
- 5Nhận kết quả, cập nhật
Nhận xác nhận, cập nhật mã địa điểm vào phần mềm kế toán, bảng hiệu.
Nếu doanh nghiệp vừa mới thành lập và đang đọc thủ tục thành lập công ty, hãy tính trước số địa điểm sẽ mở trong năm đầu để thiết kế hệ thống chứng từ ngay từ đầu.
5. Kiểm soát kế toán tại địa điểm kinh doanh
Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp tình trạng cửa hàng thu tiền mặt nhưng gửi chứng từ chậm, khiến doanh thu trên sổ lệch với hoá đơn. Một vài nguyên tắc đơn giản giúp tránh lỗi này:
- Mỗi địa điểm có mã kho, mã quỹ riêng trên phần mềm.
- Chốt tiền mặt, đối chiếu doanh thu với hoá đơn cuối mỗi ngày.
- Nộp tiền vào tài khoản công ty theo lịch cố định.
- Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã có thuế GTGT) thanh toán chuyển khoản để được khấu trừ.
- Gửi chứng từ về kế toán hằng tuần, không dồn cuối tháng.
- Kiểm kê hàng tồn định kỳ tại từng điểm.
Câu hỏi thường gặp
Kho chỉ chứa hàng có bắt buộc đăng ký địa điểm kinh doanh không?
Tuỳ tính chất hoạt động và quy định áp dụng tại thời điểm. Nếu kho có giao dịch, giao hàng trực tiếp cho khách thì nên đăng ký; kho chỉ lưu trữ cần kiểm tra cụ thể.
Địa điểm kinh doanh có được xuất hoá đơn riêng không?
Thông thường địa điểm dùng hoá đơn của đơn vị chủ quản. Trường hợp cần ký hiệu riêng cho từng điểm bán, doanh nghiệp có thể thiết lập ký hiệu hoá đơn phù hợp với nhà cung cấp hoá đơn điện tử.
Địa điểm kinh doanh khác tỉnh có phải nộp thuế tại địa phương không?
Có thể phát sinh nghĩa vụ khai, phân bổ thuế tại nơi đặt địa điểm tuỳ trường hợp. Doanh nghiệp nên kiểm tra theo quy định hiện hành trước khi đi vào hoạt động.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đăng ký địa điểm kinh doanh không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) soạn và nộp hồ sơ đăng ký địa điểm, đồng thời thiết lập mã kho, mã quỹ trên sổ sách để theo dõi từng điểm.
Mở điểm bán mới mà sổ sách vẫn gọn
ACCA Consulting Vietnam đồng hành từ hồ sơ đăng ký đến dịch vụ kế toán tại TP.HCM cho chuỗi cửa hàng, kho, xưởng. Gọi hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
