Nội dung bài viết
Thành lập chi nhánh công ty là bước phổ biến khi doanh nghiệp mở rộng sang tỉnh, thành khác hoặc cần một đơn vị được ký hợp đồng tại chỗ. Thủ tục không quá phức tạp, nhưng phần việc sau khi được cấp như thuế, hoá đơn, tài khoản ngân hàng lại hay bị bỏ sót. Bài viết này của ACCA Consulting Vietnam đi từ chuẩn bị hồ sơ đến 30 ngày vận hành đầu tiên.
1. Trước khi thành lập chi nhánh công ty: 4 quyết định cần chốt
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân. Nếu bạn còn phân vân giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, hãy đọc trước bài chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh. Khi đã chọn chi nhánh, cần chốt bốn điểm:
- Tên chi nhánh: gồm tên công ty kèm cụm từ “Chi nhánh” và phần phân biệt, đặt theo quy định hiện hành về đặt tên.
- Địa chỉ: có hợp đồng thuê hoặc giấy tờ sử dụng hợp pháp, ghi đúng đơn vị hành chính mới sau sắp xếp.
- Ngành nghề: chi nhánh chỉ hoạt động trong phạm vi ngành nghề công ty đã đăng ký.
- Người đứng đầu: người được công ty bổ nhiệm, có văn bản giao quyền rõ ràng.
2. Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh
Thành phần hồ sơ cụ thể áp dụng theo quy định hiện hành và có thể khác nhau theo loại hình công ty. Bảng dưới là danh mục thường gặp để bạn chuẩn bị trước.
| Tài liệu | Người lập / ký | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thông báo thành lập chi nhánh | Người đại diện theo pháp luật | Theo mẫu hiện hành, khai đúng tên, địa chỉ, ngành nghề |
| Quyết định thành lập chi nhánh | Chủ sở hữu / Hội đồng thành viên / Hội đồng quản trị | Tuỳ loại hình công ty |
| Biên bản họp (nếu có) | Hội đồng thành viên / Hội đồng quản trị | Áp dụng với công ty nhiều thành viên, cổ phần |
| Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh | Người có thẩm quyền của công ty | Kèm giấy tờ pháp lý cá nhân của người được bổ nhiệm |
| Giấy tờ địa chỉ | Công ty và bên cho thuê | Hợp đồng thuê, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng |
| Văn bản uỷ quyền nộp hồ sơ (nếu có) | Người đại diện theo pháp luật | Khi giao cho nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ nộp thay |
3. Các bước nộp hồ sơ và nhận kết quả
- 1Chuẩn bị nội dung
Chốt tên, địa chỉ, ngành nghề, người đứng đầu và phương án kế toán.
- 2Soạn và ký hồ sơ
Lập quyết định, biên bản, thông báo; ký đúng thẩm quyền.
- 3Nộp hồ sơ
Nộp tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, chủ yếu qua mạng.
- 4Sửa, bổ sung nếu có
Theo dõi thông báo của cơ quan đăng ký để chỉnh trong thời gian ngắn nhất.
- 5Nhận kết quả
Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, có mã số chi nhánh.
- 6Hoàn tất thủ tục sau cấp
Thuế, hoá đơn, chữ ký số, ngân hàng, bảng hiệu.
Từ năm 2025, Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Tài chính sau khi sáp nhập Sở Kế hoạch và Đầu tư. Thời hạn xử lý hồ sơ chi nhánh áp dụng theo quy định hiện hành; thực tế phụ thuộc lớn vào việc hồ sơ có hợp lệ ngay lần đầu hay không.
4. Mã số chi nhánh và phương án kế toán
Chi nhánh được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, có dạng mã số thuế của công ty kèm phần đuôi. Điều quan trọng hơn là phương án hạch toán: chi nhánh hạch toán phụ thuộc (mọi số liệu đổ về trụ sở) hay tự kê khai thuế riêng. Lựa chọn này quyết định chi nhánh có tự xuất hoá đơn, tự nộp tờ khai hay không.
Ví dụ minh hoạ cho công ty khai quý có một chi nhánh, tính tổng cho cả công ty. Số thực tế phụ thuộc phương án đăng ký và quy định áp dụng cho từng trường hợp.
Xem dạng bảng
| Hạch toán phụ thuộc | Kê khai riêng | |
|---|---|---|
| Tờ khai GTGT theo quý | 4 tờ khai | 8 tờ khai |
| Tờ khai TNCN khấu trừ (nếu phát sinh) | 4 tờ khai | 8 tờ khai |
| Bộ quyết toán, BCTC năm | 1 tờ khai | 1 tờ khai |
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chi nhánh có doanh thu riêng, kho riêng và đội ngũ đông thường nên kê khai riêng để quản trị rõ ràng. Chi nhánh nhỏ, chủ yếu là điểm giao dịch, nên hạch toán phụ thuộc để giảm tờ khai.
5. Checklist 30 ngày đầu sau khi chi nhánh được cấp
- Kiểm tra lại thông tin trên giấy chứng nhận: tên, địa chỉ, người đứng đầu.
- Treo biển tên chi nhánh tại địa chỉ đăng ký.
- Đăng ký hoặc cập nhật chữ ký số cho chi nhánh nếu kê khai riêng.
- Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử nếu chi nhánh tự xuất hoá đơn.
- Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh (nếu cần) và thông báo theo quy định.
- Ký hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm cho nhân sự tại chi nhánh.
- Ban hành văn bản uỷ quyền ký hợp đồng, duyệt chi cho người đứng đầu.
- Thiết lập quy trình gửi chứng từ từ chi nhánh về kế toán hằng tuần.
Bảng giá ACCA, đ/tháng, doanh nghiệp dưới 5 nhân viên. Phụ phí nhân viên: 5–15 người +300.000đ; 16–30 người +700.000đ.
Xem dạng bảng
| Chưa phát sinh | 520.000đ |
| 1–15 | 1.040.000đ |
| 16–30 | 1.560.000đ |
| 31–50 | 2.340.000đ |
| 51–100 | 3.640.000đ |
6. Lỗi khiến hồ sơ chi nhánh bị trả về
- Tên chi nhánh thiếu cụm từ “Chi nhánh” hoặc trùng với tên chi nhánh khác của chính công ty.
- Địa chỉ ghi theo đơn vị hành chính cũ, không khớp hợp đồng thuê.
- Ngành nghề của chi nhánh vượt ngoài ngành nghề công ty đã đăng ký.
- Quyết định thành lập ký sai thẩm quyền theo loại hình công ty.
- Thiếu văn bản uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Chi nhánh có phải nộp báo cáo tài chính riêng không?
Tuỳ phương án hạch toán và quy định áp dụng. Thông thường báo cáo tài chính năm được lập cho toàn công ty; chi nhánh kê khai riêng vẫn phải có số liệu riêng để tổng hợp.
Người đứng đầu chi nhánh có cần là thành viên công ty không?
Không bắt buộc. Công ty có thể bổ nhiệm nhân viên hoặc người thuê ngoài, miễn là có văn bản bổ nhiệm và giao quyền rõ ràng.
Mở chi nhánh ở tỉnh khác thì nộp hồ sơ ở đâu?
Hồ sơ nộp tới cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, chủ yếu qua cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kế toán cho chi nhánh ở tỉnh khác không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) làm việc từ xa với chứng từ điện tử, nên có thể nhận kế toán, khai thuế cho chi nhánh ngoài TP.HCM.
Mở chi nhánh nhanh, vận hành gọn
ACCA Consulting Vietnam lo hồ sơ chi nhánh và dịch vụ kế toán tại TP.HCM cho cả trụ sở lẫn chi nhánh. Gọi hoặc Zalo +84 938 847 699 để nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
