Chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh: chọn gì

Khi mở thêm điểm bán, kho hay văn phòng ở tỉnh khác, câu hỏi đầu tiên là nên đăng ký chi nhánh và văn phòng đại diện hay chỉ cần địa điểm kinh doanh. Chọn sai mô hình khiến doanh nghiệp không xuất được hoá đơn đúng nơi, phát sinh thêm tờ khai hoặc phải làm lại thủ tục. Bài viết này của ACCA Consulting Vietnam so sánh ba mô hình theo góc nhìn vận hành và kế toán thuế.

1. Ba mô hình đơn vị phụ thuộc là gì

Cả ba đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân riêng. Công ty mẹ vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về mọi nghĩa vụ phát sinh. Khác biệt nằm ở phạm vi được làm.

• Chi nhánh: thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền. Chi nhánh được trực tiếp kinh doanh các ngành nghề của công ty.
• Văn phòng đại diện (VPĐD): đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp, bảo vệ các lợi ích đó; không trực tiếp kinh doanh.
• Địa điểm kinh doanh: nơi doanh nghiệp hoặc chi nhánh tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể, ví dụ cửa hàng, kho, xưởng.

Nói ngắn gọn: chi nhánh là “một phần công ty ở nơi khác”, VPĐD là “người liên lạc, giao dịch thay mặt”, còn địa điểm kinh doanh là “một điểm bán hoặc điểm vận hành”.

2. So sánh chi nhánh và văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Nhiều chi tiết như thời hạn đăng ký, hồ sơ và cách phân bổ nghĩa vụ thuế khi khác tỉnh được áp dụng theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi nộp hồ sơ, đặc biệt nếu đơn vị đặt tại tỉnh khác trụ sở chính.

3. Bốn tình huống chọn mô hình thường gặp

Tình huống A: mở showroom cùng tỉnh

Showroom chỉ trưng bày và bán hàng, kế toán tập trung tại trụ sở. Đăng ký địa điểm kinh doanh thường là đủ, ít phát sinh thêm tờ khai.

Tình huống B: mở văn phòng ở Hà Nội để chăm sóc khách hàng

Nhân sự chỉ gặp khách, thu thập đơn hàng, hợp đồng vẫn do trụ sở TP.⁠HCM ký. VPĐD phù hợp vì không cần xuất hoá đơn tại chỗ.

Tình huống C: mở nhà máy, đội thi công tại tỉnh khác

Có ký hợp đồng, mua bán, tuyển nhiều lao động địa phương. Chi nhánh là lựa chọn hợp lý để giao quyền ký kết và quản lý tại chỗ.

Tình huống D: thuê kho chứa hàng

Kho chỉ lưu trữ, không bán hàng tại chỗ. Cần xem xét có phải đăng ký địa điểm hay không; xem chi tiết tại bài khi nào cần đăng ký địa điểm kinh doanh.

4. Các bước ra quyết định trước khi nộp hồ sơ

5. Chi phí vận hành kế toán khi mở đơn vị phụ thuộc

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chi phí lớn nhất không nằm ở thủ tục mà ở khối lượng chứng từ tăng thêm mỗi tháng. Một chi nhánh kê khai riêng gần như là một bộ sổ thứ hai. Biểu đồ dưới cho thấy phí dịch vụ kế toán hằng tháng thay đổi theo số chứng từ.

Nếu đơn vị mới chỉ là VPĐD, chứng từ chủ yếu là lương, bảo hiểm và chi phí văn phòng nên mức tăng thường thấp. Doanh nghiệp đang tìm dịch vụ kế toán giá rẻ nên ước lượng số chứng từ trước khi mở đơn vị mới.

6. Lỗi thường gặp

Câu hỏi thường gặp