Nội dung bài viết
Chọn địa chỉ trụ sở công ty là quyết định đầu tiên nhưng ảnh hưởng lâu dài: hồ sơ đăng ký, hoá đơn, ngân hàng và cả lần xác minh của cơ quan thuế. Căn hộ chung cư, nhà riêng hay văn phòng ảo đều có điều kiện riêng. Bài viết so sánh từng loại và liệt kê giấy tờ nên chuẩn bị. Hướng dẫn do ACCA Consulting Vietnam biên soạn cho startup và doanh nghiệp nhỏ.
1. Yêu cầu chung với địa chỉ trụ sở công ty
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo số nhà, ngõ, đường hoặc thôn, xã, phường, tỉnh, thành phố. Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, địa chỉ mới không còn cấp quận, huyện. Doanh nghiệp cũng nên có số điện thoại hoặc thư điện tử liên lạc.
Điều quan trọng hơn câu chữ: địa chỉ phải hợp pháp về công năng sử dụng và doanh nghiệp phải thực sự liên lạc được tại đó. Hồ sơ đăng ký thường không yêu cầu nộp kèm hợp đồng thuê, nhưng doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của địa chỉ và cần xuất trình khi được kiểm tra.
2. So sánh các loại địa chỉ thường gặp
| Loại địa chỉ | Có dùng làm trụ sở được không | Điều kiện, lưu ý |
|---|---|---|
| Căn hộ chung cư để ở | Không | Pháp luật nhà ở không cho dùng căn hộ để ở vào mục đích văn phòng, kinh doanh |
| Tầng văn phòng, thương mại trong toà chung cư | Được | Phần diện tích có công năng văn phòng, thương mại theo hồ sơ dự án |
| Căn hộ có chức năng văn phòng (officetel) | Thường được | Kiểm tra giấy tờ xác nhận công năng văn phòng của căn hộ |
| Nhà riêng lẻ (nhà phố) | Được | Có giấy tờ nhà hợp pháp, có hợp đồng thuê hoặc văn bản đồng ý của chủ nhà |
| Văn phòng cho thuê | Được | Hợp đồng thuê rõ diện tích, thời hạn, toà nhà có chức năng văn phòng |
| Văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ | Được nếu đủ điều kiện | Toà nhà có chức năng văn phòng, có người nhận thư, doanh nghiệp liên lạc được |
Nhiều nhà sáng lập muốn đặt trụ sở ngay tại căn hộ mình đang ở cho tiện. Đây là phương án Phòng Đăng ký kinh doanh có thể từ chối và cũng dễ phát sinh tranh chấp với ban quản trị toà nhà. Nếu làm việc tại nhà, hãy tìm một nhà riêng lẻ hợp pháp hoặc thuê văn phòng chia sẻ.
Ví dụ minh hoạ, điểm do ACCA giả định để so sánh tương đối khả năng không liên lạc được hoặc địa chỉ không hợp lệ khi cơ quan quản lý xác minh; không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| Văn phòng truyền thống | 1 điểm |
| Văn phòng chia sẻ | 3 điểm |
| Nhà riêng của người thân | 4 điểm |
| Văn phòng ảo | 6 điểm |
| Căn hộ chung cư để ở | 10 điểm |
3. Rủi ro khi cơ quan thuế xác minh địa chỉ
Cơ quan thuế có thể đến trụ sở để xác minh, đặc biệt khi doanh nghiệp mới đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, đề nghị hoàn thuế hoặc có dấu hiệu rủi ro. Nếu không tìm thấy doanh nghiệp, cơ quan thuế có thể ghi nhận tình trạng doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Hậu quả thường gặp là mã số thuế bị chuyển trạng thái, việc sử dụng hoá đơn bị ảnh hưởng và khách hàng gặp khó khi kê khai hoá đơn của bạn.
- Không có biển tên doanh nghiệp tại địa chỉ.
- Chủ nhà hoặc lễ tân không biết doanh nghiệp là ai.
- Thư, thông báo của cơ quan nhà nước bị trả lại.
- Hợp đồng thuê đã hết hạn nhưng chưa gia hạn hoặc chưa đổi địa chỉ.
4. Giấy tờ nên chuẩn bị cho địa chỉ trụ sở
- Hợp đồng thuê, mượn địa chỉ còn hiệu lực, ghi rõ mục đích làm trụ sở công ty.
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà của bên cho thuê.
- Văn bản xác nhận công năng văn phòng nếu thuê trong toà nhà hỗn hợp.
- Văn bản đồng ý của chủ nhà nếu dùng nhà của người thân.
- Ảnh chụp biển tên doanh nghiệp đã treo tại địa chỉ.
- Hoá đơn tiền thuê hằng tháng để làm chi phí được trừ.
Khoản tiền thuê trụ sở là chi phí hợp lý nếu có hợp đồng, chứng từ thanh toán và hoá đơn hoặc chứng từ hợp lệ. Hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) cần thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
5. Quy trình chọn địa chỉ trước khi nộp hồ sơ
- 1Xác định nhu cầu thực
Có cần tiếp khách, chứa hàng hay chỉ cần nơi nhận thư.
- 2Kiểm tra công năng
Xin bản sao giấy tờ để xác nhận địa chỉ được phép làm văn phòng.
- 3Ký hợp đồng đúng mục đích
Ghi rõ được dùng làm trụ sở, thời hạn đủ dài, điều khoản nhận thư.
- 4Ghi địa chỉ theo đơn vị hành chính mới
Kiểm tra tên phường, xã sau sắp xếp trước khi điền hồ sơ.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, doanh nghiệp làm việc từ xa vẫn có thể dùng văn phòng chia sẻ hợp pháp, miễn là sắp xếp người nhận thư và phản hồi kịp thông báo. Nếu sau này chuyển trụ sở, xem hướng dẫn thay đổi địa chỉ trụ sở.
Câu hỏi thường gặp
Có được đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư đang ở không?
Không. Căn hộ chung cư có mục đích để ở không được dùng làm văn phòng hay trụ sở kinh doanh. Bạn có thể chọn phần diện tích thương mại, văn phòng trong toà nhà hoặc một địa chỉ khác.
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Có thể hợp pháp nếu toà nhà có chức năng văn phòng và doanh nghiệp liên lạc được tại địa chỉ. Hãy kiểm tra giấy tờ của bên cung cấp và đảm bảo có người nhận thư, thông báo.
Dùng nhà của bố mẹ làm trụ sở cần giấy tờ gì?
Nên có hợp đồng mượn hoặc thuê, kèm bản sao giấy tờ nhà và văn bản đồng ý của chủ sở hữu. Nhà phải là nhà riêng lẻ hợp pháp, không phải căn hộ để ở.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kiểm tra địa chỉ trụ sở khi thành lập không?
Có. Đội ngũ ACCA Consulting VN rà soát loại địa chỉ, giấy tờ cần có và cách ghi theo đơn vị hành chính mới trước khi nộp hồ sơ.
Chọn trụ sở đúng ngay từ đầu cùng ACCA Consulting Vietnam
Gửi địa chỉ dự kiến để được góp ý, làm hồ sơ thành lập và dịch vụ kế toán trọn gói sau khi có giấy phép. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
