Trả tiền cho cá nhân nước ngoài không cư trú: khấu trừ TNCN thế nào?

Mời diễn giả, chuyên gia nước ngoài sang làm việc ngắn ngày là chuyện thường gặp, nhưng thuế TNCN cá nhân không cư trú hay bị bỏ sót. Bài viết hướng dẫn xác định cư trú, nguyên tắc tính thuế, cách gross-up hợp đồng giá net và áp dụng hiệp định. Nội dung do ACCA Consulting Vietnam tổng hợp cho doanh nghiệp thuê chuyên gia nước ngoài.

1. Xác định cá nhân cư trú hay không cư trú

Bước đầu tiên khi trả tiền cho chuyên gia, diễn giả nước ngoài là xác định tình trạng cư trú. Cá nhân cư trú là người có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam. Không đáp ứng các điều kiện này thì là cá nhân không cư trú.

Trong ví dụ trên, ba người đầu nhiều khả năng là cá nhân không cư trú nếu không có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam và không đủ 183 ngày trong 12 tháng liên tục. Bài cư trú thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài phân tích kỹ hơn.

2. Nguyên tắc tính thuế TNCN cá nhân không cư trú

Thuế TNCN cá nhân không cư trú tính trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt nơi trả tiền. Khác với cá nhân cư trú, người không cư trú không được giảm trừ gia cảnh và áp dụng thuế suất toàn phần trên thu nhập chịu thuế theo quy định hiện hành, thay vì biểu luỹ tiến.

3. Hợp đồng giá net: cách gross-up

Diễn giả nước ngoài thường đòi mức phí “net”, tức nhận đủ sau thuế. Khi đó doanh nghiệp phải quy đổi ra thu nhập gross để tính thuế: Gross = Net ÷ (1 − t), với t là thuế suất áp dụng cho cá nhân không cư trú theo quy định hiện hành. Thuế phải khấu trừ = Gross − Net.

Ví dụ minh hoạ: công ty mời một diễn giả nói tại hội thảo 2 ngày ở TP.⁠HCM, thoả thuận phí net 50 triệu đồng, công ty chịu vé máy bay và khách sạn. Phần vé, khách sạn trả thay cho cá nhân cũng có thể là thu nhập chịu thuế nếu không thuộc trường hợp được loại trừ, nên cần tách rõ trong hợp đồng. Công ty tính gross theo công thức trên, khấu trừ thuế và cấp chứng từ khấu trừ cho diễn giả. Xem thêm cách gross-up lương net.

4. Áp dụng hiệp định tránh đánh thuế hai lần

Nếu cá nhân là đối tượng cư trú của nước đã ký hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam, một số loại thu nhập có thể được miễn hoặc giảm thuế tại Việt Nam khi đáp ứng điều kiện của hiệp định. Doanh nghiệp không tự ý bỏ khấu trừ: cần giấy chứng nhận cư trú của nước kia và thực hiện thủ tục thông báo, hồ sơ theo quy định hiện hành. Tham khảo hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

Lưu ý: nếu hợp đồng ký với công ty của diễn giả, không phải cá nhân, giao dịch có thể chuyển sang thuế nhà thầu nước ngoài.

5. Quy trình khấu trừ và chứng từ

• Hợp đồng không ghi rõ giá gross hay net, đến khi chi trả hai bên tranh cãi ai chịu thuế.
• Không lưu bản sao hộ chiếu, dấu nhập cảnh, nên không chứng minh được số ngày có mặt.
• Tự áp dụng miễn thuế theo hiệp định khi chưa có giấy chứng nhận cư trú.
• Ghi nhận chi phí diễn giả nhưng thiếu chứng từ khấu trừ, khiến chi phí dễ bị loại khi quyết toán TNDN.

Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp trường hợp doanh nghiệp trả phí diễn giả qua thẻ hoặc chuyển khoản quốc tế mà quên khấu trừ, đến kỳ kiểm tra phải nộp thay cả thuế lẫn tiền chậm nộp 0,03%/ngày.

Câu hỏi thường gặp