Nội dung bài viết
Trước mỗi cuộc kiểm toán, công ty kiểm toán gửi một danh sách tài liệu khách hàng cần cung cấp, gọi là PBC list (Prepared By Client). Chuẩn bị hồ sơ kiểm toán đầy đủ theo danh sách này là cách hiệu quả nhất để rút ngắn thời gian làm việc tại chỗ. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam tổng hợp danh mục theo khoản mục, bảng phân công và các bút toán nên xử lý trước.
1. PBC list là gì và vì sao quan trọng
PBC list là danh mục tài liệu, bảng biểu mà doanh nghiệp tự chuẩn bị để kiểm toán viên kiểm tra. Mỗi công ty kiểm toán có mẫu riêng, nhưng nội dung xoay quanh các khoản mục trên báo cáo tài chính. Hồ sơ càng đầy đủ, kiểm toán viên càng ít phải hỏi lại, thời gian tại chỗ ngắn hơn và ít phát sinh bút toán điều chỉnh.
Ngược lại, hồ sơ thiếu thường dẫn đến kéo dài thời gian, có thể phát sinh thêm phí theo hợp đồng, và nếu không có bằng chứng thay thế, kiểm toán viên có thể phải đưa ra ý kiến ngoại trừ. Xem các loại ý kiến kiểm toán.
2. Chuẩn bị hồ sơ kiểm toán: danh mục PBC theo khoản mục
| Khoản mục | Tài liệu cần chuẩn bị |
|---|---|
| Chung | BCTC chưa kiểm toán, bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, sổ nhật ký chung; điều lệ, GCN đăng ký doanh nghiệp/đầu tư; biên bản họp hội đồng thành viên |
| Tiền | Biên bản kiểm kê quỹ 31/12, sổ phụ và sao kê ngân hàng tháng 12, bảng đối chiếu số dư từng tài khoản |
| Phải thu | Sổ chi tiết theo khách hàng, báo cáo tuổi nợ, biên bản đối chiếu công nợ, bảng tính dự phòng |
| Hàng tồn kho | Biên bản kiểm kê, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng tính giá vốn, phân tích hàng chậm luân chuyển |
| Tài sản cố định | Sổ tài sản cố định, bảng tính khấu hao, hồ sơ tăng giảm trong năm (hợp đồng, hoá đơn, biên bản bàn giao) |
| Chi phí trả trước | Bảng phân bổ 242 theo từng khoản, hợp đồng thuê, bảo hiểm |
| Phải trả, vay | Sổ chi tiết nhà cung cấp, đối chiếu công nợ, hợp đồng vay, xác nhận số dư vay, bảng tính lãi vay |
| Thuế | Tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN tạm nộp, giấy nộp tiền, tra cứu nghĩa vụ thuế trên cổng thuế |
| Lương, bảo hiểm | Bảng lương 12 tháng, hợp đồng lao động, thông báo đóng bảo hiểm, quyết toán TNCN |
| Doanh thu, chi phí | Danh sách hoá đơn bán ra, hợp đồng lớn, bảng phân tích chi phí theo khoản mục, chứng từ cut-off đầu năm sau |
Mẹo: đặt tên file theo mã khoản mục của PBC list (ví dụ A1-Tien, B2-PhaiThu) và gửi qua một thư mục dùng chung có phân quyền, thay vì gửi rời từng email.
3. Bảng phân công chuẩn bị hồ sơ
| Phần việc | Người phụ trách | Hạn hoàn thành |
|---|---|---|
| Kiểm kê quỹ, kho, tài sản | Kế toán + thủ kho + đại diện ban giám đốc | 31/12 |
| Gửi đối chiếu công nợ, xác nhận ngân hàng | Kế toán công nợ | Tuần 1 tháng 1 |
| Khoá sổ, lập BCTC chưa kiểm toán | Kế toán tổng hợp | Tuần 3 tháng 1 |
| Hồ sơ lương, hợp đồng lao động | Nhân sự | Tuần 3 tháng 1 |
| Hợp đồng kinh tế lớn, biên bản họp | Thư ký, ban giám đốc | Tuần 3 tháng 1 |
| Giải trình biến động lớn so với năm trước | Kế toán trưởng | Trước ngày kiểm toán tại chỗ |
- Đối chiếu số dư, công nợ40%
- Tập hợp chứng từ, hợp đồng30%
- Lập bảng phân tích, giải trình20%
- Kiểm kê10%
Ví dụ minh hoạ giả định cho doanh nghiệp thương mại nhỏ, không phải số liệu khảo sát.
Xem dạng bảng
| Đối chiếu số dư, công nợ | 40% |
| Tập hợp chứng từ, hợp đồng | 30% |
| Lập bảng phân tích, giải trình | 20% |
| Kiểm kê | 10% |
4. Bút toán nên xử lý trước khi kiểm toán viên đến
Trong lúc chuẩn bị PBC, kế toán thường phát hiện các khoản chưa ghi. Xử lý trước giúp giảm số bút toán điều chỉnh do kiểm toán đề xuất.
| Phát hiện | Nợ | Có | Số tiền |
|---|---|---|---|
| Lãi tiền gửi tháng 12 trên sao kê chưa ghi sổ | 112 | 515 | 1.850 |
| Phí quản lý tài khoản ngân hàng chưa ghi | 642 | 112 | 330 |
| Kiểm kê kho thiếu hàng chưa rõ nguyên nhân | 1381 | 156 | 12.400 |
| Hoá đơn điện tháng 12 nhận tháng 1 (chưa gồm thuế GTGT) | 642 | 335 | 4.200 |
Khoản thiếu kho cần làm rõ nguyên nhân và có quyết định xử lý trước khi kết chuyển. Xem thêm kiểm kê hàng tồn kho cuối năm và cut-off chứng từ cuối kỳ.
5. Mẹo rút ngắn thời gian và chi phí kiểm toán
- Khớp BCTC với bảng cân đối số phát sinh và sổ cái
- Khớp số dư đầu năm với báo cáo kiểm toán năm trước
- Xử lý xong các bút toán điều chỉnh kiểm toán năm trước
- Có giải trình bằng văn bản cho biến động trên 20% so với năm trước
- Chuẩn bị bản scan chứng từ các nghiệp vụ lớn
- Bố trí một đầu mối trả lời câu hỏi, có quyền truy cập phần mềm kế toán
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, điểm làm chậm kiểm toán nhiều nhất là số dư đầu năm không khớp báo cáo kiểm toán năm trước. Hãy kiểm tra điều này đầu tiên.
Câu hỏi thường gặp
PBC list có mẫu chuẩn không?
Không có mẫu bắt buộc. Mỗi công ty kiểm toán dùng mẫu riêng, nhưng nội dung chủ yếu xoay quanh các khoản mục trên báo cáo tài chính như trong bài.
Khi nào nên nhận PBC list?
Nên đề nghị công ty kiểm toán gửi từ tháng 11–12 để kịp chuẩn bị kiểm kê và đối chiếu công nợ tại ngày 31/12.
Thiếu biên bản đối chiếu công nợ thì sao?
Kiểm toán viên có thể gửi thư xác nhận trực tiếp hoặc dùng thủ tục thay thế như kiểm tra thanh toán sau ngày kết thúc kỳ. Nếu không đủ bằng chứng, có thể ảnh hưởng tới ý kiến kiểm toán.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ kiểm toán không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) khoá sổ, đối chiếu số dư và lập hồ sơ theo PBC list; ACCA không phải công ty kiểm toán và không ký báo cáo kiểm toán.
Chuẩn bị PBC list gọn gàng trước mùa kiểm toán
ACCA Consulting Vietnam giúp bạn khoá sổ, đối chiếu và sắp xếp hồ sơ để cuộc kiểm toán diễn ra nhanh hơn. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
