Nội dung bài viết
Tháng 12 là tháng bán chạy của nhiều tiệm, cũng là lúc dễ bỏ quên việc sổ sách nhất. Nếu chờ qua Tết mới chốt, bạn sẽ phải nhớ lại cả năm trong vài ngày. Bài này, ACCA Consulting Vietnam chia checklist cuối năm hộ kinh doanh thành 4 tuần, mỗi tuần vài việc vừa sức, kèm mẫu bảng kiểm kê và đối soát bạn dùng được ngay.
1. Vì sao cần chốt sổ cuối năm
Chốt sổ cuối năm giúp bạn trả lời ba câu hỏi: năm nay tiệm lãi thật bao nhiêu, hàng tồn còn bao nhiêu tiền, và số liệu đã đủ, đúng để kê khai chưa. Từ 2026, hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai, tự khai (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và hướng dẫn), nên số liệu cuối năm còn là nền cho các kỳ khai sau.
Bạn không cần làm tất cả trong một ngày. Chia nhỏ theo tuần, mỗi tối 20–30 phút là đủ, kể cả trong mùa cao điểm.
2. Checklist cuối năm hộ kinh doanh: lịch 4 tuần tháng 12
- Tuần 1
Rà chứng từ 11 tháng: bổ sung hoá đơn, biên lai còn thiếu; liệt kê công nợ phải thu, phải trả.
- Tuần 2
Đối soát sao kê ngân hàng với sổ doanh thu từng tháng; ghi chú các khoản không phải doanh thu.
- Tuần 3
Kiểm kê hàng tồn, dụng cụ; rà hoá đơn đã xuất trong năm, xử lý hoá đơn sai nếu có.
- Tuần 4
Tổng hợp lãi lỗ cả năm, kiểm tra quỹ dự phòng thuế, lập kế hoạch và lịch kê khai năm mới.
- Ngày cuối năm
Chốt số tiền mặt, số dư tài khoản, hàng tồn; sao lưu toàn bộ dữ liệu năm.
Ví dụ minh hoạ: quán bún của chị Thảo đông khách từ 11 giờ đến 13 giờ và từ 17 giờ đến 20 giờ. Chị chọn khung 14 giờ đến 15 giờ mỗi ngày làm việc trong checklist: tuần 1 lục ngăn kéo tìm biên lai, tuần 2 ngồi đối soát sao kê, tuần 3 nhờ con trai cùng đếm kho, tuần 4 tổng hợp lãi lỗ. Đến ngày cuối năm, chị chỉ còn chốt số dư và sao lưu dữ liệu.
3. Kiểm kê hàng tồn: mẫu bảng và ví dụ
Kiểm kê là đếm thực tế rồi so với sổ. Nên làm vào lúc vắng khách, hai người cùng đếm: một người đếm, một người ghi. Cách kiểm kê chi tiết cho tiệm có nhiều mặt hàng xem thêm bài kiểm kê hàng tồn tiệm tạp hoá.
| Mặt hàng | SL theo sổ | SL đếm thực tế | Chênh lệch | Giá vốn | Giá trị chênh lệch |
|---|---|---|---|---|---|
| Nước suối thùng 24 chai | 40 | 38 | -2 | 85.000 | -170.000 |
| Mì gói thùng 30 gói | 25 | 25 | 0 | 110.000 | 0 |
| Dầu ăn 1 lít | 60 | 54 | -6 | 45.000 | -270.000 |
| Sữa hộp lốc 4 | 80 | 83 | 3 | 28.000 | 84.000 |
Số liệu giả định, ví dụ minh hoạ cho tiệm tạp hoá nhỏ.
Xem dạng bảng
| Theo sổ | Đếm thực tế | |
|---|---|---|
| Nước suối | 3.400.000đ | 3.230.000đ |
| Mì gói | 2.750.000đ | 2.750.000đ |
| Dầu ăn | 2.700.000đ | 2.430.000đ |
| Sữa hộp | 2.240.000đ | 2.324.000đ |
Chênh lệch nhỏ là bình thường (hư hỏng, bán quên ghi, nhập thiếu). Điều quan trọng là tìm nguyên nhân với mặt hàng lệch nhiều, như dầu ăn trong ví dụ, rồi ghi chú điều chỉnh vào sổ chứ không sửa đè số cũ.
4. Đối soát ngân hàng và rà hoá đơn
- Đối soát ngân hàng: cộng tiền vào từng tháng trên sao kê, so với doanh thu chuyển khoản trong sổ; khoản lệch phải có ghi chú. Xem cách làm ở bài đối soát sao kê với sổ bán hàng.
- Rà hoá đơn đầu ra: kiểm tra hoá đơn đã xuất có đủ, không trùng, thông tin người mua đúng.
- Rà hoá đơn, chứng từ đầu vào: đánh dấu khoản mua lớn chưa có chứng từ để bổ sung trước khi nhà cung cấp nghỉ Tết.
- Công nợ: nhắn khách nợ đối chiếu số dư; xác nhận số còn nợ nhà cung cấp.
5. Chuẩn bị kỳ kê khai và kế hoạch năm sau
Hạn kê khai, nộp thuế của kỳ cuối năm và năm mới bạn cần xem theo thông báo, hướng dẫn hiện hành của cơ quan thuế quản lý, rồi đưa vào lịch nhắc. Đồng thời, kiểm tra quỹ dự phòng thuế còn đủ chưa, như gợi ý trong bài quỹ dự phòng thuế hộ kinh doanh.
- Đã có bảng lãi lỗ 12 tháng và tổng cả năm.
- Đã chốt số dư tiền mặt, tài khoản, hàng tồn ngày cuối năm.
- Đã lưu tờ khai, giấy nộp tiền, thông báo thuế của năm vào một thư mục.
- Đã đặt lịch nhắc các kỳ kê khai năm mới.
- Đã đặt mục tiêu doanh thu, chi phí theo quý cho năm sau.
- Đã quyết định có thay đổi mô hình (thêm điểm bán, lên công ty) hay không.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có bắt buộc kiểm kê cuối năm không?
Dù có bắt buộc hay không trong trường hợp của bạn, kiểm kê cuối năm vẫn rất nên làm để biết lãi lỗ thật và phát hiện thất thoát. Yêu cầu cụ thể về sổ sách nên kiểm tra theo hướng dẫn hiện hành.
Kiểm kê thấy thiếu hàng thì ghi sổ thế nào?
Ghi một dòng điều chỉnh với số lượng, giá trị và lý do (hư hỏng, mất mát, chưa rõ). Không sửa đè số cũ để sau này còn đối chiếu được.
Nên làm checklist cuối năm vào thời điểm nào?
Nên bắt đầu từ tuần đầu tháng 12, chia nhỏ theo tuần. Làm sớm giúp bạn còn thời gian bổ sung chứng từ trước khi đối tác nghỉ Tết.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ chốt sổ cuối năm cho hộ kinh doanh không?
Có. Chúng tôi hỗ trợ rà chứng từ, đối soát ngân hàng, tổng hợp lãi lỗ và lập lịch kê khai năm mới theo tình hình thực tế của hộ.
Khép năm gọn gàng, vào năm mới nhẹ nhàng
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) đồng hành cùng hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ chốt sổ, chuẩn bị kê khai; dịch vụ kế toán TP.HCM và hỗ trợ từ xa. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
