Nội dung bài viết
Thuế startup phần mềm năm đầu không phức tạp nếu nhìn được toàn cảnh. Bài viết dùng một case giả định có khách nước ngoài, thuê freelancer và mua SaaS để vẽ bản đồ các sắc thuế, thời hạn và điểm dễ sai. Case do ACCA Consulting Vietnam biên soạn cho nhà sáng lập công ty công nghệ.
1. Bối cảnh startup phần mềm giả định
Công ty B (giả định) là công ty TNHH hai thành viên, thành lập tháng 1/2026 tại TP.HCM, phát triển phần mềm quản lý bán hàng. Năm đầu công ty có 3 nhân viên, thuê 2 lập trình viên tự do (freelancer), bán thuê bao phần mềm cho khách trong nước và nhận gia công cho khách hàng ở nước ngoài. Công ty trả tiền thuê máy chủ đám mây và một số dịch vụ SaaS cho nhà cung cấp nước ngoài.
Mọi con số trong bài là ví dụ minh hoạ. Mục tiêu là cho nhà sáng lập thấy toàn cảnh thuế startup phần mềm trong năm đầu, trước khi đi vào chi tiết từng sắc thuế.
- Gia công cho khách nước ngoài60%
- Thuê bao phần mềm trong nước30%
- Triển khai, đào tạo10%
Ví dụ minh hoạ; tổng doanh thu năm giả định 2,4 tỷ đồng.
Xem dạng bảng
| Gia công cho khách nước ngoài | 60% |
| Thuê bao phần mềm trong nước | 30% |
| Triển khai, đào tạo | 10% |
2. Bản đồ thuế startup phần mềm trong năm đầu
| Sắc thuế | Phát sinh từ đâu | Kỳ khai / thời hạn | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|---|
| Thuế GTGT | Doanh thu bán phần mềm, dịch vụ trong nước và cho khách nước ngoài | Theo quý (DN mới thành lập); hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau | Xác định từng hoạt động thuộc diện chịu thuế, không chịu thuế hay 0% theo quy định hiện hành |
| TNCN khấu trừ | Lương nhân viên, tiền trả freelancer | Cùng kỳ với GTGT; kỳ không phát sinh khấu trừ thì không nộp tờ khai | Hợp đồng đúng bản chất, mức khấu trừ theo quy định hiện hành |
| Thuế nhà thầu | Tiền trả nhà cung cấp cloud, SaaS nước ngoài | Theo lần phát sinh hoặc kỳ theo quy định hiện hành | Nhà cung cấp đã tự đăng ký nộp thuế tại Việt Nam hay chưa |
| TNDN | Lợi nhuận năm | Tạm nộp quý, hạn ngày 30 tháng đầu quý sau; quyết toán trước 31/3 năm sau | Thuế suất theo doanh thu; điều kiện ưu đãi nếu có |
| Bảo hiểm bắt buộc | Lương nhân viên | Hằng tháng | DN đóng 21,5%, người lao động 10,5% |
Lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên Công ty B không còn khoản này trong năm đầu. Hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp, kể cả khi xuất cho khách hàng nước ngoài.
3. Thuế GTGT: phân loại doanh thu ngay từ đầu
Phần mềm và dịch vụ phần mềm có quy định riêng về thuế GTGT. Dịch vụ cung cấp cho khách nước ngoài có thể được áp dụng chế độ khác với bán trong nước, tuỳ hồ sơ hợp đồng và thanh toán. Vì vậy Công ty B nên tách mã doanh thu theo ba nhóm trên ngay trong phần mềm kế toán, thay vì cuối quý mới phân loại.
- Hợp đồng với khách nước ngoài cần ghi rõ nội dung dịch vụ, nơi tiêu dùng, phương thức thanh toán qua ngân hàng.
- Thuê bao phần mềm trong nước: xuất hoá đơn theo kỳ thu tiền hoặc thời điểm cung cấp dịch vụ theo quy định.
- Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
4. Freelancer và nhà cung cấp SaaS nước ngoài
Trả tiền cho freelancer cá nhân thường phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN theo quy định hiện hành. Nếu freelancer làm việc theo giờ cố định, chịu quản lý như nhân viên, hợp đồng có nguy cơ bị đánh giá lại là hợp đồng lao động. Xem hợp đồng dịch vụ cho freelancer.
Với tiền thuê cloud và SaaS nước ngoài, câu hỏi đầu tiên là nhà cung cấp đã đăng ký nộp thuế trực tiếp tại Việt Nam chưa. Nếu chưa, công ty có thể phải khai thay thuế nhà thầu. Bài thuế nhà thầu phần mềm, SaaS hướng dẫn cách kiểm tra.
Ví dụ minh hoạ; giả định lương đóng bảo hiểm bằng lương hợp đồng.
Xem dạng bảng
| Lương 3 nhân viên | 60 triệu đ |
| Bảo hiểm DN đóng (21,5%) | 12,9 triệu đ |
| Phí 2 freelancer | 30 triệu đ |
| Thuê cloud, SaaS nước ngoài | 8 triệu đ |
5. TNDN năm đầu và timeline cả năm
Giả định Công ty B có tổng doanh thu 2,4 tỷ đồng và lợi nhuận tính thuế 300 triệu đồng. Doanh thu không quá 3 tỷ đồng nên theo Luật Thuế TNDN 2025 (67/2025/QH15), thuế suất là 15%: thuế TNDN = 45 triệu đồng, nếu không thuộc diện ưu đãi. Doanh nghiệp phần mềm có thể đáp ứng điều kiện ưu đãi theo quy định hiện hành; cần kiểm tra kỹ trước khi áp dụng.
- Tháng 1
Nhận GCN ĐKDN, mở tài khoản, chữ ký số, đăng ký hoá đơn điện tử
- 30/4
Tờ khai GTGT, TNCN quý 1 (nếu có khấu trừ); tạm nộp TNDN quý 1
- 31/7
Tờ khai GTGT, TNCN quý 2; tạm nộp TNDN quý 2 trước 30/7
- 31/10
Tờ khai GTGT, TNCN quý 3; tạm nộp TNDN quý 3 trước 30/10
- 31/1 năm sau
Tờ khai quý 4; tạm nộp TNDN quý 4 trước 30/1
- 31/3 năm sau
Quyết toán TNDN, quyết toán TNCN, báo cáo tài chính năm
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, startup thường dồn hết sức cho sản phẩm và để chứng từ năm đầu rời rạc. Chỉ cần một bảng theo dõi hợp đồng khách hàng và nhà cung cấp, việc quyết toán năm sau nhẹ hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Startup chưa có doanh thu có phải nộp tờ khai không?
Có. Doanh nghiệp vẫn nộp tờ khai GTGT theo kỳ dù không phát sinh doanh thu. Tờ khai TNCN chỉ không phải nộp khi kỳ đó không phát sinh khấu trừ.
Năm đầu startup khai GTGT theo tháng hay quý?
Doanh nghiệp mới thành lập khai GTGT theo quý, hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
Mua phần mềm nước ngoài qua thẻ có cần lưu chứng từ gì?
Lưu hoá đơn, sao kê thanh toán, điều khoản dịch vụ và thông tin nhà cung cấp đã đăng ký thuế tại Việt Nam hay chưa để xác định nghĩa vụ thuế nhà thầu.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ startup công nghệ không?
Có. Đội ngũ ACCA Consulting VN nhận kế toán, khai thuế và rà soát hợp đồng thuế cho startup, gói thấp nhất từ 399.000đ/tháng cho công ty chưa phát sinh nhiều chứng từ.
Để ACCA lo phần thuế năm đầu
ACCA Consulting Vietnam đồng hành với startup bằng dịch vụ kế toán trọn gói, minh bạch theo số chứng từ thực tế.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
