Nội dung bài viết
Bán qua Facebook, Zalo thì đơn nằm rải rác trong tin nhắn, tiền về lúc qua tài khoản, lúc qua shipper thu hộ. Khi chuyển sang kê khai, câu hỏi bán hàng Facebook kê khai thuế cần những số liệu gì trở nên rất thực tế. ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn bạn gom tất cả về một sổ doanh thu đơn giản, mỗi ngày chỉ mất khoảng 10 phút.
1. Bán qua mạng xã hội khác gì bán trên sàn
Trên sàn thương mại điện tử, mọi đơn hàng, phí và tiền thanh toán đều có báo cáo do sàn tổng hợp; trong một số trường hợp sàn còn khấu trừ, nộp thuế thay theo quy định hiện hành. Khi bán qua Facebook, Zalo, bạn tự chốt đơn, tự nhận tiền, nên không có bên nào tổng hợp số liệu giúp bạn.
| Tiêu chí | Bán trên sàn | Bán qua Facebook, Zalo |
|---|---|---|
| Danh sách đơn | Sàn lưu sẵn | Nằm trong inbox, bình luận, nhóm chat |
| Tiền về | Sàn chuyển theo kỳ | Chuyển khoản, COD, tiền mặt |
| Báo cáo doanh thu | Tải từ sàn | Bạn tự lập |
| Bằng chứng giao dịch | Lịch sử đơn trên sàn | Ảnh chụp tin nhắn, mã vận đơn, sao kê |
| Rủi ro bỏ sót | Thấp | Cao nếu không ghi mỗi ngày |
Vì thế, việc quan trọng nhất của shop mạng xã hội là ghi chép đều đặn. Nếu bạn bán cả trên sàn, xem thêm bán hàng trên sàn TMĐT và kê khai thuế để tách số liệu hai kênh.
2. Ba dòng tiền cần gom về một sổ
- Chuyển khoản: khách chuyển trước, đối chiếu được với sao kê ngân hàng.
- COD (thu hộ): shipper thu tiền, đơn vị vận chuyển chuyển lại sau khi trừ phí; cần bảng đối soát của đơn vị vận chuyển.
- Tiền mặt: khách đến lấy tận nơi; dễ bỏ sót nhất nếu không ghi ngay.
- Chuyển khoản55%
- COD35%
- Tiền mặt10%
Ví dụ minh hoạ cho shop giả định, không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| Chuyển khoản | 55% |
| COD | 35% |
| Tiền mặt | 10% |
Trong ví dụ trên, gần một nửa số tiền không đi thẳng vào tài khoản của bạn ngay lúc bán. Nếu chỉ nhìn sao kê, bạn sẽ thấy doanh thu thấp hơn thực tế; nếu chỉ nhìn tin nhắn chốt đơn, bạn lại tính cả những đơn bị hoàn.
3. Mẫu sổ doanh thu cho shop Facebook, Zalo
Bạn có thể dùng Google Sheets hoặc Excel. Mỗi đơn một dòng, mỗi tháng một trang tính. Cấu trúc gợi ý:
| Ngày | Mã đơn | Kênh | Khách | Số tiền (đ) | Cách thu | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/10 | FB-0312 | Chị Lan | 420.000 | Chuyển khoản | Đã thu | |
| 03/10 | ZL-0045 | Zalo | Anh Minh | 250.000 | COD | Đang giao |
| 04/10 | FB-0313 | Chị Hoa | 180.000 | Tiền mặt | Đã thu | |
| 05/10 | ZL-0045 | Zalo | Anh Minh | 250.000 | COD | Hoàn – ghi giảm |
Mã đơn tự đặt theo kênh (FB-, ZL-) giúp bạn tra lại tin nhắn khi cần. Cột trạng thái là chìa khoá: chỉ đơn Đã thu mới được tính tiền thực nhận; đơn hoàn ghi một dòng giảm. Mẫu chi tiết hơn có ở bài mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh.
4. Bán hàng Facebook kê khai thuế: chuẩn bị số liệu thế nào
Từ 2026, hình thức thuế khoán được bỏ, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai/tự khai theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và hướng dẫn. Việc xác định doanh thu tính thuế, kỳ kê khai và cách khai cho hộ của bạn cần tra trên cổng thuế điện tử hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý. Phần của bạn là có số liệu sạch, khớp và có bằng chứng.
- 1Lọc tin nhắn chốt đơn
Dùng nhãn hoặc ghim hội thoại 'Đã chốt' để không sót đơn trong ngày.
- 2Ghi vào sổ
Mỗi đơn một dòng: ngày, mã đơn, kênh, số tiền, cách thu.
- 3Đánh dấu tiền đã về
Mở ứng dụng ngân hàng, tick các đơn chuyển khoản đã nhận.
- 4Cập nhật COD
Khi có bảng đối soát của đơn vị vận chuyển, chuyển trạng thái đơn sang Đã thu hoặc Hoàn.
- 5Lưu bằng chứng
Chụp tin nhắn chốt đơn quan trọng, lưu vào thư mục theo tháng.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, shop nào ghi sổ theo ngày thì cuối kỳ chỉ cần cộng cột, còn shop để dồn cuối tháng thường mất cả tuần lục lại tin nhắn và vẫn thiếu đơn.
5. Lỗi thường gặp và cách tránh
- Không dùng chung một tài khoản cho tiền bán hàng và tiền sinh hoạt gia đình.
- Ghi cả đơn tiền mặt, kể cả đơn nhỏ.
- Không ghi doanh thu hai lần cho đơn đổi size, đổi màu.
- Ghi giảm khi hoàn hàng thay vì xoá dòng cũ.
- Lưu bảng đối soát COD của đơn vị vận chuyển mỗi kỳ.
- Cuối tháng đối chiếu tổng cột Đã thu với sao kê và đối soát COD.
Câu hỏi thường gặp
Bán qua Facebook có cần ghi sổ không khi đơn ít?
Nên ghi. Đơn ít thì sổ càng nhanh, và bạn có số liệu để đối chiếu khi kê khai hoặc khi cơ quan thuế hỏi.
Ảnh chụp tin nhắn có được coi là chứng từ không?
Ảnh tin nhắn là bằng chứng hỗ trợ cho giao dịch, nên lưu cùng sao kê và mã vận đơn. Giá trị pháp lý cụ thể của từng loại bằng chứng nên hỏi cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn.
Tiền COD tính doanh thu lúc giao hay lúc tiền về?
Về quản trị, nên theo dõi cả hai mốc. Về kê khai, thời điểm ghi nhận doanh thu áp dụng theo quy định hiện hành cho hộ kinh doanh; bạn nên kiểm tra hướng dẫn mới nhất.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ shop bán qua Facebook, Zalo không?
Có. Đội ngũ ACCA Consulting VN hỗ trợ dựng mẫu sổ, đối chiếu tiền về và chuẩn bị số liệu kê khai cho hộ kinh doanh online.
Gom đơn rải rác thành một sổ gọn gàng
Đội ngũ ACCA Consulting VN có thể dựng sẵn mẫu sổ phù hợp kênh bán của bạn. Tìm hiểu thêm về ACCA Consulting Vietnam và dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
