Nội dung bài viết
Quán đông lên, chủ hộ không thể vừa nấu, vừa thu tiền, vừa giao hàng — đến lúc cần người phụ. Nhưng thuê nhân viên hộ kinh doanh không chỉ là "nói miệng rồi trả lương cuối tháng". Có những việc nên làm ngay từ đầu để tránh tranh chấp, có chứng từ chi lương và không bỏ sót nghĩa vụ. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp checklist dành cho quán ăn, shop có 1–5 người phụ.
1. Trước khi thuê nhân viên hộ kinh doanh: xác định rõ nhu cầu
Trước khi đăng tin tuyển, hãy viết ra giấy: cần người làm việc gì, mấy giờ mỗi ngày, làm lâu dài hay theo mùa, trả lương theo tháng, theo ca hay theo giờ. Câu trả lời quyết định hình thức thoả thuận và các nghĩa vụ đi kèm.
| Hình thức | Ví dụ | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Nhân viên làm lâu dài, toàn thời gian | Phụ bếp, thu ngân cố định | Hợp đồng lao động bằng văn bản; nghĩa vụ bảo hiểm cần tra cứu |
| Bán thời gian theo ca | Sinh viên chạy bàn ca tối | Ghi rõ số ca, đơn giá ca, cách chấm công |
| Thời vụ ngắn ngày | Phụ bán dịp Tết | Thoả thuận rõ thời hạn, tiền công; giữ chứng từ chi |
| Người nhà phụ giúp | Con, cháu phụ bán | Nên thoả thuận rõ nếu có trả lương |
Trường hợp người nhà phụ bán có những điểm riêng, xem bài người nhà phụ bán có cần trả lương; với lao động dịp Tết xem thuê lao động thời vụ dịp Tết.
2. Checklist khi tuyển người phụ bán
- Xem và lưu bản chụp giấy tờ tuỳ thân; kiểm tra tuổi lao động theo quy định
- Thoả thuận bằng văn bản: công việc, giờ làm, tiền lương, ngày trả lương
- Thống nhất thời gian thử việc (nếu có) và mức lương thử việc
- Giao nội quy: giờ giấc, đồng phục, vệ sinh, thu tiền, điện thoại khi làm việc
- Ghi rõ trách nhiệm khi giữ tiền, giữ hàng và quy trình bàn giao ca
- Lập hồ sơ nhân viên: thông tin liên hệ, tài khoản nhận lương, người liên hệ khẩn cấp
- Tra cứu nghĩa vụ bảo hiểm, thuế TNCN áp dụng cho từng người
Phần thoả thuận nên được làm thành hợp đồng; khung điều khoản chi tiết có ở bài hợp đồng với người làm cho hộ kinh doanh.
3. Trả lương và giờ làm: làm sao cho minh bạch
- Mức lương: thoả thuận rõ lương theo tháng, ca hay giờ; mức lương không được thấp hơn mức tối thiểu theo quy định áp dụng tại địa bàn.
- Giờ làm: ghi rõ ca làm, ngày nghỉ; làm thêm giờ phải được thoả thuận và trả theo quy định.
- Chấm công: dùng sổ chấm công hoặc ứng dụng đơn giản, nhân viên ký xác nhận cuối tháng.
- Trả lương qua chuyển khoản: có sao kê làm chứng từ; nếu trả tiền mặt, cần phiếu chi có chữ ký người nhận.
- Phiếu lương: gửi bảng chi tiết (lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ) để nhân viên đối chiếu.
Mẫu bảng lương theo ca có ở bài bảng lương nhân viên quán ăn.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định để thấy tác dụng của thoả thuận bằng văn bản.
Xem dạng bảng
| Thoả thuận miệng | Có văn bản + chấm công | |
|---|---|---|
| Tranh cãi tiền lương | 6 vụ | 1 vụ |
| Nghỉ ngang không báo | 4 vụ | 1 vụ |
| Thiếu tiền khi bàn giao ca | 5 vụ | 2 vụ |
4. Các nghĩa vụ bảo hiểm và thuế cần tra cứu
Khi thuê người làm, chủ hộ có thể phát sinh một số nghĩa vụ. Bài viết không nêu mức, tỷ lệ cụ thể vì chúng phụ thuộc loại hợp đồng, thời hạn, mức thu nhập và văn bản áp dụng tại thời điểm. Hãy tra cứu các nhóm sau:
| Nhóm | Câu hỏi cần trả lời | Nơi tra cứu |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động | Loại hợp đồng nào phải lập bằng văn bản? | Bộ luật Lao động, cơ quan lao động địa phương |
| Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp | Người làm của mình có thuộc diện bắt buộc tham gia không? Mức đóng? | Cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện |
| Thuế TNCN của người làm | Có phải khấu trừ khi trả lương/tiền công không? | Cơ quan thuế quản lý, văn bản hiện hành |
| Chi phí lương khi kê khai | Tiền lương có được tính vào chi phí của hộ không, cần chứng từ gì? | Văn bản hướng dẫn thuế hộ kinh doanh |
| An toàn lao động | Công việc có yêu cầu huấn luyện, trang bị bảo hộ? | Quy định ngành, cơ quan lao động |
Các mức lương tối thiểu, tỷ lệ đóng bảo hiểm và cách khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thay đổi theo từng thời kỳ; hãy tra văn bản hiện hành trước khi áp dụng.
5. Quy trình quản lý người làm hằng tháng
- 1Chấm công
Ghi ca làm mỗi ngày, cuối tuần cho nhân viên xem.
- 2Chốt công
Ngày cuối tháng, nhân viên ký xác nhận bảng chấm công.
- 3Tính lương
Lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ theo thoả thuận.
- 4Chi trả
Chuyển khoản hoặc phiếu chi có chữ ký người nhận.
- 5Lưu hồ sơ
Bảng công, bảng lương, chứng từ chi lưu theo thư mục tháng.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, hộ kinh doanh giữ đủ bảng công, bảng lương và chứng từ chi sẽ thuận lợi hơn khi cần chứng minh chi phí và khi có tranh chấp với người lao động.
Câu hỏi thường gặp
Thuê người làm vài tháng có cần hợp đồng không?
Nên có thoả thuận bằng văn bản cho mọi trường hợp. Loại hợp đồng nào bắt buộc lập bằng văn bản và các ngoại lệ, hãy kiểm tra Bộ luật Lao động hiện hành.
Hộ kinh doanh có phải đóng bảo hiểm cho người làm không?
Tuỳ loại hợp đồng, thời hạn và quy định áp dụng tại thời điểm. Hãy hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đăng ký kinh doanh để xác định đúng.
Trả lương tiền mặt có được không?
Được, nhưng cần phiếu chi hoặc bảng lương có chữ ký người nhận. Trả qua chuyển khoản giúp có chứng từ rõ ràng hơn.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập hồ sơ nhân sự cho hộ kinh doanh không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ mẫu thoả thuận, bảng chấm công, bảng lương và rà soát các nghĩa vụ bảo hiểm, thuế cần thực hiện khi hộ kinh doanh thuê người.
Thuê người yên tâm, sổ sách rõ ràng
ACCA Consulting Vietnam hỗ trợ hộ kinh doanh chuẩn hoá hồ sơ nhân sự, lương và chứng từ; dịch vụ kế toán TP.HCM và từ xa toàn quốc. Nhận tư vấn hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
