Tuyển nhân viên đầu tiên: checklist thủ tục lao động, bảo hiểm, thuế

Ký được người đầu tiên là cột mốc lớn, nhưng thủ tục tuyển nhân viên cũng biến công ty một người thành đơn vị sử dụng lao động với nhiều nghĩa vụ mới. Bài viết này gom các việc cần làm trong 30 ngày đầu thành một checklist dễ theo dõi. Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam sắp xếp theo đúng trình tự thực tế: trước khi nhận việc, tuần đầu, cuối tháng và kỳ khai thuế đầu tiên.

1. Có nhân viên đầu tiên, công ty thay đổi những gì?

Khi chỉ có chủ sở hữu, phần lớn nghĩa vụ xoay quanh thuế GTGT, TNDN và báo cáo tài chính. Từ khi có một người lao động hưởng lương, công ty thêm ba nhóm việc lặp lại hằng tháng: trả lương có chứng từ, đóng bảo hiểm bắt buộc và khấu trừ, khai thuế TNCN. Ngoài ra còn hồ sơ lao động phải lưu giữ để chứng minh chi phí lương là có thật.

Để dồn đến cuối năm, bạn dễ bị loại chi phí lương vì thiếu hợp đồng, bảng lương, hoặc phải truy đóng bảo hiểm. Làm đúng từ tháng đầu rẻ hơn sửa sai về sau.

2. Checklist thủ tục tuyển nhân viên trong 30 ngày đầu

Điểm hay bị bỏ qua là tiền lương đóng bảo hiểm. Nếu hợp đồng ghi một mức, bảng lương ghi mức khác và tờ khai bảo hiểm lại dùng mức thứ ba, khi đối chiếu sẽ rất khó giải trình. Hãy chọn một cách ghi và dùng thống nhất ở mọi chứng từ.

3. Bảo hiểm bắt buộc: ai đóng bao nhiêu?

Tỷ lệ đóng trên tiền lương đóng BHXH hiện nay: doanh nghiệp đóng 21,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%), người lao động đóng 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%). Phần của người lao động được công ty khấu trừ từ lương rồi nộp cùng phần công ty.

Với ví dụ trên, mỗi tháng công ty nộp cho cơ quan bảo hiểm tổng cộng 3.840.000 đồng, trong đó 1.260.000 đồng là tiền đã trừ vào lương nhân viên. Muốn hình dung toàn bộ chi phí của một nhân sự, bạn có thể đọc thêm bài chi phí thật của nhân viên đầu tiên.

4. Thuế TNCN của nhân viên: khấu trừ và khai thế nào

Công ty là tổ chức trả thu nhập nên có trách nhiệm tính và khấu trừ thuế TNCN trước khi chi lương. Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Thu nhập tính thuế được xác định sau khi trừ bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng và các khoản giảm trừ.

Ví dụ minh hoạ: nhân viên lương 12 triệu đồng, đóng bảo hiểm 1,26 triệu đồng, còn 10,74 triệu đồng, thấp hơn mức giảm trừ bản thân nên chưa phát sinh thuế phải khấu trừ. Nhân viên lương cao hơn, ví dụ 25 triệu đồng và có một người phụ thuộc, thì cần tính kỹ từng tháng.

Tờ khai TNCN khấu trừ được khai theo tháng hoặc quý, cùng kỳ với tờ khai GTGT. Tháng hoặc quý nào không phát sinh khấu trừ thì không phải nộp tờ khai TNCN. Cuối năm, công ty quyết toán TNCN thay cho tổ chức trả thu nhập, hạn chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm tài chính (năm dương lịch là 31/3).

5. Lỗi thường gặp ở công ty lần đầu có nhân viên

• Thoả thuận miệng: không có hợp đồng, chi phí lương khó được chấp nhận khi quyết toán TNDN.
• Trả lương tiền mặt không ký nhận: thiếu bằng chứng chi trả, khó chứng minh tính có thật.
• Quên đăng ký bảo hiểm: phát hiện muộn thì phải truy đóng, kèm khoản chậm đóng theo quy định hiện hành.
• Nhầm lương chủ sở hữu với lương nhân viên: tiền lương của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ, khác với lương của nhân viên thực tế làm việc.

Theo kinh nghiệm của ACCA, phần lớn rủi ro không nằm ở công thức tính mà ở việc thiếu chứng từ. Nếu bạn chưa chắc đã đến lúc tuyển, hãy xem trước bài khi nào nên tuyển nhân viên đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp