Nội dung bài viết
Khi tính chi phí tuyển nhân viên, chủ công ty một người thường chỉ nhìn con số lương trong tin tuyển dụng. Chi phí thật cao hơn đáng kể: bảo hiểm phần doanh nghiệp, thiết bị, thời gian đào tạo và các khoản theo quy định. ACCA Consulting Vietnam bóc tách qua một ví dụ minh hoạ để bạn lập ngân sách sát thực tế.
1. Các khoản ngoài lương thường bị quên
| Nhóm | Khoản | Căn cứ, ghi chú |
|---|---|---|
| Bắt buộc theo luật | Bảo hiểm phần doanh nghiệp 21,5% | BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1% trên tiền lương đóng BHXH |
| Bắt buộc theo luật | Kinh phí công đoàn | Mức và đối tượng theo quy định hiện hành, cần tra cứu trước khi lập ngân sách |
| Một lần | Tuyển dụng | Đăng tin, thời gian phỏng vấn của chủ |
| Một lần | Thiết bị, công cụ | Laptop, tài khoản phần mềm, bàn ghế |
| Ẩn | Thời gian đào tạo | Giờ của chủ hướng dẫn trong 1–2 tháng đầu |
| Định kỳ | Phúc lợi, phụ cấp | Theo chính sách công ty: ăn trưa, điện thoại, thưởng |
| Định kỳ | Chi phí quản lý | Làm lương, bảo hiểm, khấu trừ TNCN, hồ sơ lao động |
Ngoài phần doanh nghiệp đóng, người lao động đóng 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%) và doanh nghiệp khấu trừ từ lương. Khoản này không làm tăng chi phí của công ty nhưng làm lương thực nhận của nhân viên thấp hơn lương thoả thuận, nên cần nói rõ khi tuyển.
2. Ví dụ minh hoạ: chi phí tuyển nhân viên lương 10 triệu đồng
Giả định công ty tuyển một trợ lý vận hành, lương 10 triệu đồng/tháng, tiền lương đóng BHXH bằng mức lương. Thiết bị 15 triệu đồng phân bổ 24 tháng; thời gian chủ đào tạo 20 giờ trong tháng đầu, mỗi giờ của chủ quy đổi 300.000 đồng.
- Lương10.000.000đ
- Bảo hiểm phần doanh nghiệp 21,5%2.150.000đ
- Thiết bị phân bổ625.000đ
- Thời gian chủ đào tạo6.000.000đ
Ví dụ minh hoạ giả định; chưa gồm kinh phí công đoàn, phúc lợi, chi phí tuyển dụng. Tỷ lệ bảo hiểm theo quy định áp dụng cho doanh nghiệp.
Xem dạng bảng
| Lương | 10.000.000đ |
| Bảo hiểm phần doanh nghiệp 21,5% | 2.150.000đ |
| Thiết bị phân bổ | 625.000đ |
| Thời gian chủ đào tạo | 6.000.000đ |
Tháng đầu, chi phí thật khoảng 18,8 triệu đồng, gần gấp đôi con số lương. Từ tháng thứ 3 trở đi, khi việc đào tạo giảm, chi phí tháng còn khoảng 12,8 triệu đồng cộng các khoản phúc lợi và kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành.
Về TNCN, nhân viên trong ví dụ có thu nhập sau bảo hiểm khoảng 8,95 triệu đồng, thấp hơn mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân 15,5 triệu đồng/tháng áp dụng từ kỳ tính thuế 2026, nên chưa phát sinh thuế TNCN phải khấu trừ. Doanh nghiệp vẫn cần theo dõi và thực hiện nghĩa vụ khai, quyết toán theo quy định.
3. Chi phí tuyển nhân viên cả năm và lưu ý thuế TNDN
Ví dụ minh hoạ giả định: đào tạo 20 giờ tháng đầu, 10 giờ tháng thứ hai × 300.000 đồng/giờ. Tổng khoảng 162,3 triệu đồng, chưa gồm kinh phí công đoàn và phúc lợi.
Xem dạng bảng
| Lương 12 tháng | 120.000.000đ |
| Bảo hiểm phần doanh nghiệp | 25.800.000đ |
| Thiết bị phân bổ 12 tháng | 7.500.000đ |
| Thời gian đào tạo của chủ | 9.000.000đ |
Khác với lương của chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ (không được tính vào chi phí được trừ), tiền lương và bảo hiểm của nhân viên thực tế làm việc có thể được tính vào chi phí được trừ nếu có hợp đồng, bảng lương, chứng từ chi trả và thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định hiện hành. Đọc thêm bài chủ doanh nghiệp trả lương cho chính mình.
4. Lập ngân sách nhân sự trước khi tuyển
- 1Chốt mức lương
Xác định lương thoả thuận và tiền lương đóng BHXH.
- 2Cộng phần bắt buộc
Thêm 21,5% bảo hiểm phần doanh nghiệp, tra cứu kinh phí công đoàn hiện hành.
- 3Cộng khoản một lần
Thiết bị, tuyển dụng, tài khoản phần mềm.
- 4Quy đổi thời gian
Tính giờ đào tạo của bạn thành tiền để thấy chi phí ẩn.
- 5Nhân 6 tháng
Đảm bảo dòng tiền dự phòng đủ ít nhất 6 tháng chi phí.
- Hợp đồng lao động và mô tả công việc
- Thông tin đăng ký bảo hiểm của nhân viên
- Mã số thuế cá nhân, thông tin người phụ thuộc (nếu có)
- Bảng lương mẫu có cột bảo hiểm, TNCN
- Thiết bị và tài khoản làm việc đã sẵn sàng
- Hướng dẫn công việc 2 tuần đầu
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, chủ doanh nghiệp lập ngân sách đủ các dòng trên hiếm khi bị “sốc” dòng tiền ở quý đầu có nhân viên. Hãy cập nhật lại ngân sách sau 3 tháng bằng số liệu thật từ bảng lương và sao kê để điều chỉnh kế hoạch. Thủ tục chi tiết xem bài thủ tục khi tuyển nhân viên đầu tiên.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm cho nhân viên?
Doanh nghiệp đóng 21,5% trên tiền lương đóng BHXH (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%); người lao động đóng 10,5%, áp dụng cho trường hợp thuộc diện bắt buộc.
Kinh phí công đoàn tính thế nào?
Mức và đối tượng áp dụng theo quy định hiện hành. Hãy tra cứu hoặc hỏi kế toán trước khi chốt ngân sách.
Lương 10 triệu đồng có phải khấu trừ TNCN không?
Trong ví dụ, thu nhập sau bảo hiểm thấp hơn mức giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng/tháng nên chưa phát sinh thuế phải khấu trừ. Trường hợp có thu nhập khác cần xem xét riêng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ tính chi phí và làm lương cho nhân viên đầu tiên không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) lập ngân sách nhân sự, bảng lương, bảo hiểm và khấu trừ TNCN cho khách dùng dịch vụ kế toán.
Biết đúng chi phí trước khi ký hợp đồng lao động
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM và làm việc từ xa toàn quốc, hỗ trợ lương, bảo hiểm cho doanh nghiệp nhỏ. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
