Nội dung bài viết
Doanh nghiệp mở website hoặc app có chức năng đặt hàng thường thuộc diện phải thông báo website thương mại điện tử với Bộ Công Thương. Nếu website cho người khác vào đăng bán, nghĩa vụ chuyển sang đăng ký sàn, chặt hơn nhiều. Bài viết giúp bạn tự phân loại, chuẩn bị hồ sơ và các chính sách bắt buộc trên website. Nội dung do đội ngũ ACCA Consulting Vietnam tổng hợp cho doanh nghiệp mới.
1. Website bán hàng và sàn TMĐT khác nhau thế nào?
Phân loại đúng là bước quan trọng nhất. Tiêu chí cốt lõi: ai là người bán trên website của bạn.
| Tiêu chí | Website/app bán hàng | Sàn giao dịch TMĐT |
|---|---|---|
| Người bán | Chỉ chính doanh nghiệp | Nhiều người bán khác nhau |
| Ví dụ | Website shop thời trang của công ty, app đặt món của chuỗi quán | Nền tảng cho nhiều shop mở gian hàng, website rao vặt |
| Nghĩa vụ với Bộ Công Thương | Thông báo | Đăng ký |
| Mức độ hồ sơ | Đơn giản hơn | Phức tạp hơn: đề án, quy chế hoạt động |
| Trách nhiệm thêm | Thông tin minh bạch, chính sách bán hàng | Kiểm soát người bán, giải quyết khiếu nại, cung cấp thông tin người bán theo yêu cầu |
Website chỉ giới thiệu doanh nghiệp, không có chức năng đặt hàng trực tuyến, thường không thuộc diện thông báo. Tuy vậy, ranh giới có thể mờ: nút “đặt hàng qua Zalo”, giỏ hàng, form đặt lịch có thanh toán… Hãy kiểm tra quy định hiện hành theo chức năng thực tế của website.
2. Khi nào phải thông báo website thương mại điện tử?
- Website/app cho phép khách chọn sản phẩm, đặt hàng hoặc thanh toán trực tuyến.
- Website hiển thị giá và quy trình mua hàng của chính doanh nghiệp.
- App di động có chức năng mua bán tương tự website.
- Khi thay đổi tên miền, chủ sở hữu hoặc thông tin đã thông báo, cần cập nhật theo quy định.
3. Thủ tục thông báo: 5 bước trên cổng trực tuyến
- 1Chuẩn bị website
Hoàn thiện thông tin doanh nghiệp, chính sách, quy trình mua hàng trên website.
- 2Tạo tài khoản
Đăng ký tài khoản doanh nghiệp trên cổng quản lý hoạt động TMĐT của Bộ Công Thương.
- 3Khai thông tin
Nhập thông tin tên miền, hàng hoá dịch vụ, người chịu trách nhiệm.
- 4Theo dõi phản hồi
Bổ sung theo yêu cầu nếu hồ sơ chưa đầy đủ.
- 5Gắn biểu tượng
Gắn mã/biểu tượng xác nhận lên website sau khi được xác nhận.
4. Thông tin và chính sách cần có trên website
- Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, email.
- Thông tin hàng hoá, dịch vụ và giá rõ ràng (đã gồm hay chưa gồm thuế, phí vận chuyển).
- Điều khoản giao dịch, chính sách đổi trả, hoàn tiền, bảo hành.
- Phương thức thanh toán, giao nhận.
- Chính sách bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng.
- Cơ chế tiếp nhận, giải quyết khiếu nại.
Nghĩa vụ về dữ liệu cá nhân
Website thu thập họ tên, số điện thoại, địa chỉ của khách là đang xử lý dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp cần có chính sách bảo mật, xin sự đồng ý của khách, giới hạn người được truy cập dữ liệu và tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành. Không chia sẻ danh sách khách hàng cho bên thứ ba khi chưa có căn cứ.
Mẹo thực hành: lập một bảng nhỏ liệt kê dữ liệu website đang thu (họ tên, số điện thoại, địa chỉ giao hàng, lịch sử mua), mục đích sử dụng, ai được xem và lưu bao lâu. Bảng này vừa là căn cứ viết chính sách bảo mật, vừa giúp bạn phát hiện dữ liệu thu thừa. Với đơn vị làm website, plugin marketing hay đơn vị vận chuyển, hãy có thoả thuận về bảo mật dữ liệu trong hợp đồng.
App di động và mạng xã hội
App đặt hàng của chính doanh nghiệp được xem xét tương tự website bán hàng. Trường hợp bạn chỉ bán qua fanpage hoặc nhóm chat, nghĩa vụ thông báo website không áp dụng theo cách giống hệt, nhưng nghĩa vụ minh bạch thông tin, hoá đơn và thuế vẫn giữ nguyên. Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam khuyên nên ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế trên trang giới thiệu của mọi kênh bán.
5. Thuế và kế toán khi bán hàng online
Kênh online không làm thay đổi nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp: vẫn xuất hoá đơn điện tử, khai GTGT (doanh nghiệp mới khai theo quý), tạm nộp TNDN theo quý. Điểm khác là số lượng đơn nhỏ rất lớn, nên cần đối soát doanh thu giữa website, cổng thanh toán, đơn vị vận chuyển và sao kê ngân hàng.
Ví dụ minh hoạ: đơn trên website và app được thanh toán qua cổng hoặc COD; tổng hai cách thanh toán phải khớp tổng đơn (180).
Xem dạng bảng
| Website | 120 đơn |
| App | 60 đơn |
| Cổng thanh toán | 150 đơn |
| Thu hộ COD | 30 đơn |
Doanh nghiệp có trên 100 chứng từ mỗi tháng thuộc mức phí từ 4.000.000đ/tháng (Thương mại – Dịch vụ) trong bảng giá dịch vụ kế toán của ACCA; shop mới ít đơn chỉ từ 800.000đ/tháng cho 1–15 chứng từ. Xuất hoá đơn tổng hợp theo quy định giúp giảm khối lượng chứng từ.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ bán hàng trên sàn TMĐT có sẵn thì có phải thông báo website không?
Nếu bạn không có website/app riêng có chức năng đặt hàng, nghĩa vụ thông báo website thường không phát sinh. Bạn vẫn phải tuân thủ quy định của sàn và nghĩa vụ thuế, hoá đơn của doanh nghiệp.
Website chỉ có form “để lại số điện thoại” có phải thông báo không?
Website chỉ giới thiệu và thu thập liên hệ thường chưa phải website bán hàng. Tuy nhiên, khi có giá, giỏ hàng hoặc thanh toán trực tuyến, nên kiểm tra lại nghĩa vụ thông báo.
Không thông báo website thì có bị xử phạt không?
Hoạt động TMĐT không thông báo, đăng ký theo quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành. Thủ tục thông báo không phức tạp nên nên làm sớm.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng online không?
ACCA hỗ trợ thành lập doanh nghiệp (báo giá theo nhu cầu), setup hoá đơn điện tử, đối soát doanh thu đa kênh và kế toán thuế; về thủ tục thông báo website, chúng tôi hướng dẫn checklist nội dung cần chuẩn bị.
Bán online minh bạch, sổ sách khớp từng đơn
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM cho doanh nghiệp TMĐT: đối soát cổng thanh toán, COD, hoá đơn điện tử.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
