Nội dung bài viết
Giám đốc là người ký và chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính, nhưng nhiều người ký chỉ sau vài phút lật trang. Bạn không cần biết hạch toán để kiểm tra báo cáo tài chính trước khi ký: 12 câu hỏi dưới đây đủ để phát hiện phần lớn sai lệch lớn. Danh sách được ACCA Consulting Vietnam rút ra từ những lỗi thường gặp khi rà soát BCTC của doanh nghiệp nhỏ.
1. Vì sao giám đốc nên tự kiểm tra báo cáo tài chính trước khi ký
Báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan thuế, có thể được ngân hàng, đối tác hoặc nhà đầu tư sử dụng. Hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính, tức 31/3 với năm dương lịch. Sai sót phát hiện sau khi nộp thường phải điều chỉnh, giải trình, tốn thời gian hơn nhiều so với 30 phút soát trước khi ký.
Giám đốc có một lợi thế mà kế toán không có: hiểu thực tế kinh doanh. Bạn biết năm nay bán được nhiều hay ít, công ty còn bao nhiêu tiền, ai đang nợ mình. Chỉ cần so các con số với hiểu biết đó là đã kiểm được phần lớn.
2. 12 điểm kiểm tra báo cáo tài chính trước khi ký
| # | Câu hỏi | Nhìn vào đâu | Dấu hiệu bất thường |
|---|---|---|---|
| 1 | Tiền trên báo cáo có khớp sao kê ngân hàng ngày cuối năm? | Bảng cân đối – tiền | Lệch dù chỉ vài trăm nghìn |
| 2 | Tiền mặt tồn quỹ có đúng thực tế két? | Bảng cân đối – tiền mặt | Quỹ trên sổ hàng trăm triệu nhưng két gần trống |
| 3 | Vốn góp có đúng điều lệ đã góp? | Vốn chủ sở hữu | Vốn góp lớn hơn số đã chuyển vào công ty |
| 4 | Doanh thu có gần với cảm nhận của bạn? | Báo cáo kết quả kinh doanh | Chênh nhiều với số bán hàng nội bộ |
| 5 | Lợi nhuận có hợp lý so với thực tế? | Lợi nhuận sau thuế | Lãi lớn trong khi công ty thiếu tiền, hoặc lỗ khi bán tốt |
| 6 | Phải thu khách hàng có đúng người đang nợ mình? | Thuyết minh – phải thu | Có khách bạn đã thu đủ tiền |
| 7 | Phải trả có đúng các khoản mình còn nợ? | Thuyết minh – phải trả | Nợ nhà cung cấp đã ngừng giao dịch từ lâu |
| 8 | Hàng tồn kho có tương đương hàng trong kho? | Bảng cân đối – tồn kho | Tồn kho lớn trong khi kho gần trống |
| 9 | Tài sản cố định có còn đủ? | Thuyết minh – TSCĐ | Tài sản đã bán, mất vẫn còn trên sổ |
| 10 | Có khoản tạm ứng, cho vay giám đốc lớn không? | Phải thu khác, tạm ứng | Số dư lớn, kéo dài nhiều năm |
| 11 | Số liệu có khớp tờ khai thuế trong năm? | Doanh thu so với tờ khai GTGT | Chênh lệch không có giải thích |
| 12 | Số đầu năm có khớp số cuối năm trước đã nộp? | Cột đầu năm | Khác báo cáo năm trước |
Bạn không cần hiểu mọi khoản mục. Chỉ cần đánh dấu câu nào trả lời “không chắc” và yêu cầu kế toán giải thích bằng chứng từ.
3. Những điểm hay sai nhất
Không phải 12 điểm đều có xác suất sai như nhau. Dưới đây là mức độ ưu tiên gợi ý, dựa trên thời gian giám đốc nên dành cho từng nhóm khi soát một báo cáo của doanh nghiệp nhỏ:
Ví dụ minh hoạ cách phân bổ thời gian; điều chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp.
Xem dạng bảng
| Tiền và quỹ (1–2) | 8 phút |
| Doanh thu, lợi nhuận (4–5) | 7 phút |
| Công nợ, tạm ứng (6, 7, 10) | 7 phút |
| Tồn kho, TSCĐ (8–9) | 4 phút |
| Vốn, khớp tờ khai, số đầu năm (3, 11, 12) | 4 phút |
Tiền mặt tồn quỹ ảo
Đây là lỗi phổ biến nhất. Quỹ tiền mặt trên sổ lớn thường do chi không có chứng từ hoặc rút tiền ngân hàng về nhưng không ghi chi. Hướng dẫn chi tiết có trong bài kiểm kê quỹ tiền mặt.
Lãi trên giấy nhưng không có tiền
Lợi nhuận cao mà tài khoản trống không hẳn là sai, có thể tiền đang nằm ở công nợ phải thu hoặc tồn kho. Nhưng nếu không giải thích được, hãy hỏi lại. Đọc thêm lợi nhuận cao nhưng không có tiền.
4. Quy trình 4 bước trước khi ký
- 1Nhận bản nháp sớm
Yêu cầu kế toán gửi bản nháp trước hạn nộp ít nhất 2 tuần.
- 2Chuẩn bị số liệu đối chiếu
Sao kê ngân hàng ngày cuối năm, biên bản kiểm quỹ, danh sách khách còn nợ.
- 3Đi qua 12 câu hỏi
Đánh dấu điểm chưa rõ, ghi câu hỏi cụ thể.
- 4Họp giải trình rồi mới ký
Kế toán trả lời bằng chứng từ; sửa xong mới ký bản chính thức.
Khi kế toán giải thích, hãy yêu cầu xem chứng từ chứ không chỉ nghe lời. Một bảng cân đối số phát sinh được kiểm tra kỹ là nền tảng của BCTC đúng, xem bài kiểm tra bảng cân đối số phát sinh.
5. Khi nào nên nhờ bên ngoài soát lại
- Bạn đánh dấu từ 3 câu hỏi trở lên mà kế toán không giải thích được.
- Kế toán vừa nghỉ việc hoặc mới thay đơn vị dịch vụ trong năm.
- Báo cáo sẽ dùng để vay vốn, gọi vốn hoặc chuyển nhượng công ty.
- Số liệu lệch tờ khai thuế mà chưa có phương án điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc không biết kế toán có tự kiểm tra BCTC được không?
Được. 12 câu hỏi trong bài chủ yếu so số liệu với thực tế mà giám đốc nắm rõ, như tiền ngân hàng, khách còn nợ, hàng trong kho.
Hạn nộp báo cáo tài chính năm là khi nào?
Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính; với năm dương lịch là 31/3 năm sau.
Phát hiện sai sau khi đã nộp BCTC thì sao?
Cần đánh giá mức độ sai sót và điều chỉnh theo quy định; nếu ảnh hưởng tờ khai thuế thì có thể phải khai bổ sung. Nên rà soát trước để tránh.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ soát báo cáo tài chính trước khi ký không?
Có. ACCA rà soát BCTC, đối chiếu với sổ sách, tờ khai và chứng từ, sau đó gửi danh sách điểm cần chỉnh. Doanh nghiệp vẫn là bên ký và chịu trách nhiệm về báo cáo.
Ký báo cáo tài chính với sự yên tâm
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán và rà soát BCTC, giúp giám đốc hiểu rõ từng con số trước khi ký.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
