Phân tích chênh lệch ngân sách – thực tế: đọc đúng, hành động đúng

Doanh thu tháng thấp hơn kế hoạch 110 triệu: do bán ít hơn, bán rẻ hơn hay bán sai cơ cấu sản phẩm? Mỗi nguyên nhân cần một hành động khác nhau. Phân tích chênh lệch ngân sách giúp bạn tách con số tổng thành từng nguyên nhân để quyết định đúng. ACCA Consulting Vietnam trình bày phương pháp và mẫu báo cáo bạn có thể dùng ngay.

1. Vì sao con số chênh lệch tổng dễ đánh lừa

Một báo cáo chỉ ghi "thực tế thấp hơn ngân sách 5,5%" không cho bạn biết phải làm gì. Có khi bộ phận bán hàng đã tăng giá thành công nhưng mất khách; có khi số lượng đạt nhưng khách chuyển sang sản phẩm biên lãi thấp. Hai chênh lệch trái chiều có thể triệt tiêu nhau, khiến tổng trông "ổn" trong khi bên dưới có vấn đề.

Vì vậy, phân tích chênh lệch ngân sách tốt luôn đi qua hai lớp: lớp khoản mục (doanh thu, giá vốn, chi phí) và lớp nguyên nhân (giá, lượng, cơ cấu).

2. Tách chênh lệch giá và chênh lệch lượng

Công thức cơ bản cho doanh thu:

• Chênh lệch lượng = (Số lượng thực tế − Số lượng ngân sách) × Giá ngân sách
• Chênh lệch giá = (Giá thực tế − Giá ngân sách) × Số lượng thực tế
• Tổng hai chênh lệch = Doanh thu thực tế − Doanh thu ngân sách

Ví dụ minh hoạ: ngân sách tháng bán 10.000 sản phẩm giá 200.000đ, doanh thu 2.000 triệu. Thực tế bán 9.000 sản phẩm giá 210.000đ, doanh thu 1.890 triệu. Chênh lệch tổng −110 triệu gồm:

Đọc kết quả: tăng giá 5% mang về 90 triệu nhưng mất 1.000 sản phẩm, tương đương 200 triệu. Câu hỏi cần đặt ra cho bộ phận bán hàng: lượng giảm do tăng giá hay do yếu tố khác như đối thủ, mùa vụ, thiếu hàng?

3. Chênh lệch cơ cấu: phần hay bị bỏ qua

Khi doanh nghiệp bán nhiều sản phẩm có biên lãi khác nhau, thay đổi tỷ trọng bán cũng làm lợi nhuận lệch dù tổng số lượng không đổi nhiều. Ví dụ minh hoạ: sản phẩm A lãi gộp 80.000đ/chiếc, sản phẩm B lãi gộp 30.000đ/chiếc.

Chênh lệch lãi gộp −105 triệu được tách thành: chênh lệch lượng = (9.000 − 10.000) × 60.000đ = −60 triệu; chênh lệch cơ cấu = (55.000đ − 60.000đ) × 9.000 = −45 triệu. Gần một nửa phần hụt đến từ việc khách chuyển sang sản phẩm B lãi thấp. Hành động đúng là xem lại chính sách khuyến mãi và thưởng bán hàng, không chỉ đẩy thêm số lượng.

4. Mẫu báo cáo phân tích chênh lệch ngân sách và ngưỡng cảnh báo màu

Với dòng chi phí bán hàng màu đỏ, người phụ trách cần làm rõ: 40 triệu vượt do chạy thêm chương trình khuyến mãi, do phí vận chuyển tăng hay do hạch toán dồn chi phí của tháng trước? Nếu là khuyến mãi, hãy đặt nó cạnh chênh lệch lượng ở mục 2: chi thêm 40 triệu mà sản lượng vẫn giảm 1.000 sản phẩm cho thấy chương trình chưa hiệu quả và cần dừng hoặc thiết kế lại trước tháng sau.

Ngưỡng màu trong ví dụ: xanh khi lệch dưới 5%, vàng từ 5% đến 10%, đỏ trên 10% hoặc trên một mức tuyệt đối (ví dụ 30 triệu). Đây là ngưỡng minh hoạ; mỗi doanh nghiệp nên tự đặt theo quy mô. Chỉ các dòng đỏ và vàng mới cần người phụ trách giải trình bằng văn bản, giúp cuộc họp tập trung vào việc quan trọng.

5. Quy trình phân tích chênh lệch hằng tháng

Bước 1 thường là điểm nghẽn: nếu sổ sách khoá muộn hoặc chưa trích trước chi phí, chênh lệch sẽ "nhảy" giữa các tháng và báo cáo mất ý nghĩa. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chọn dịch vụ kế toán TP.⁠HCM có cam kết lịch khoá sổ rõ ràng. Để có ngân sách làm mốc so sánh, xem thêm bài lập ngân sách năm 7 bước.

Câu hỏi thường gặp