Nội dung bài viết
- Vì sao SMEs cần lập ngân sách doanh nghiệp mỗi năm
- Quy trình 7 bước lập ngân sách doanh nghiệp
- Ví dụ minh hoạ: ngân sách năm của một công ty thương mại
- Ngân sách nhân sự và ngân sách đầu tư: hai phần hay bị làm sơ sài
- Lịch lập ngân sách trong quý 4
- Năm lỗi thường gặp khi lập ngân sách doanh nghiệp
- Câu hỏi thường gặp
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ bước vào năm mới chỉ với một con số doanh thu "mong muốn". Khi chi phí vượt, không ai biết vượt so với cái gì. Lập ngân sách doanh nghiệp là cách biến mục tiêu thành kế hoạch tiền bạc có thể theo dõi từng tháng. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam trình bày quy trình 7 bước, kèm ví dụ minh hoạ bằng số để bạn áp dụng ngay trong quý 4.
1. Vì sao SMEs cần lập ngân sách doanh nghiệp mỗi năm
Ngân sách không phải thủ tục cho công ty lớn. Với doanh nghiệp 10–50 người, ngân sách trả lời ba câu hỏi thực tế: năm nay cần bán bao nhiêu để có lãi, được phép chi bao nhiêu cho từng bộ phận, và tháng nào sẽ thiếu tiền. Không có ngân sách, mọi quyết định chi tiêu đều được duyệt theo cảm giác "còn tiền trong tài khoản".
Ngân sách cũng là thước đo để đánh giá hiệu quả. Khi có con số kế hoạch, bạn mới làm được phân tích chênh lệch ngân sách – thực tế hằng tháng, thay vì chỉ nhìn lãi lỗ cuối năm khi đã quá muộn để điều chỉnh.
2. Quy trình 7 bước lập ngân sách doanh nghiệp
- 1Chốt mục tiêu
Ban giám đốc đặt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận và 2–3 ưu tiên chiến lược của năm.
- 2Dự báo doanh thu
Tách doanh thu theo sản phẩm, kênh, tháng; ghi rõ giả định về số khách và giá bán.
- 3Ngân sách giá vốn
Tính giá vốn theo tỷ lệ biên gộp hoặc định mức nguyên vật liệu của từng nhóm hàng.
- 4Ngân sách nhân sự
Liệt kê định biên, lương, bảo hiểm bắt buộc, thưởng và kế hoạch tuyển mới.
- 5Chi phí hoạt động
Từng phòng ban đề xuất chi phí có giải trình; tài chính tổng hợp và đối chiếu mục tiêu.
- 6Ngân sách đầu tư
Lập danh sách tài sản cần mua, thời điểm chi tiền và khấu hao dự kiến.
- 7Dòng tiền và phê duyệt
Chuyển kế hoạch lãi lỗ sang dòng tiền theo tháng, trình duyệt và giao chỉ tiêu.
Thứ tự này quan trọng. Doanh thu đi trước vì hầu hết chi phí biến đổi theo doanh thu. Ngân sách nhân sự đi trước chi phí hoạt động vì đây thường là khoản lớn nhất sau giá vốn và khó cắt giảm giữa năm.
3. Ví dụ minh hoạ: ngân sách năm của một công ty thương mại
Giả định một công ty phân phối thiết bị có doanh thu năm trước 20 tỷ đồng, đặt mục tiêu tăng 20% lên 24 tỷ đồng. Biên lợi nhuận gộp bình quân 30%, nghĩa là giá vốn khoảng 70% doanh thu. Đây là số liệu ví dụ minh hoạ, không phải số liệu khảo sát.
| Khoản mục | Cách tính | Ngân sách |
|---|---|---|
| Doanh thu | 20.000 × 120% | 24.000 |
| Giá vốn | 70% doanh thu | 16.800 |
| Lợi nhuận gộp | Doanh thu − giá vốn | 7.200 |
| Chi phí nhân sự | Xem mục 4 | 3.000 |
| Marketing | 4% doanh thu | 960 |
| Thuê mặt bằng, kho | 60 triệu × 12 tháng | 720 |
| Chi phí khác | Điện nước, vận chuyển, văn phòng phẩm | 600 |
| Lợi nhuận trước thuế | Lợi nhuận gộp − chi phí | 1.920 |
| Thuế TNDN (17%) | Doanh thu năm trên 3 tỷ đến 50 tỷ | 326,4 |
| Lợi nhuận sau thuế | 1.593,6 |
Ví dụ minh hoạ, doanh nghiệp giả định. Thuế suất TNDN 17% theo Luật Thuế TNDN 2025 cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trên 3 tỷ đến không quá 50 tỷ đồng.
Xem dạng bảng
| Giá vốn | 16.800 triệu đ |
| Nhân sự | 3.000 triệu đ |
| Marketing | 960 triệu đ |
| Mặt bằng | 720 triệu đ |
| Chi phí khác | 600 triệu đ |
| Lợi nhuận trước thuế | 1.920 triệu đ |
Nhìn biểu đồ, bạn thấy ngay lợi nhuận trước thuế chỉ khoảng 8% doanh thu. Nếu biên gộp giảm 2 điểm phần trăm, tức 480 triệu đồng, lợi nhuận mất gần một phần tư. Đó là lý do ngân sách giá vốn cần được rà kỹ nhất.
4. Ngân sách nhân sự và ngân sách đầu tư: hai phần hay bị làm sơ sài
Ngân sách nhân sự
Tiếp ví dụ trên: công ty có 15 nhân viên, lương bình quân 12,5 triệu đồng/tháng. Quỹ lương năm là 15 × 12,5 × 12 = 2.250 triệu. Doanh nghiệp đóng bảo hiểm bắt buộc 21,5% trên tiền lương đóng BHXH (giả định đóng trên toàn bộ lương): khoảng 484 triệu. Thưởng tháng 13 khoảng 188 triệu. Tổng khoảng 2.922 triệu, làm tròn 3.000 triệu để có dự phòng cho tăng lương giữa năm.
- Ghi rõ tháng tuyển người mới, không chia đều 12 tháng.
- Tách lương cố định và thưởng theo kết quả để dễ điều chỉnh khi doanh thu không đạt.
- Tính cả chi phí tuyển dụng, đào tạo và thiết bị làm việc cho nhân sự mới.
Ngân sách đầu tư
Giả sử công ty cần mua một xe giao hàng 500 triệu đồng vào tháng 3. Khoản này không nằm hết trong chi phí năm mà được khấu hao theo thời gian sử dụng. Tuy vậy, dòng tiền tháng 3 sẽ giảm 500 triệu. Nhiều doanh nghiệp có lãi trên giấy nhưng vẫn thiếu tiền chính vì quên tách ngân sách đầu tư khỏi ngân sách lãi lỗ.
5. Lịch lập ngân sách trong quý 4
Ngân sách năm sau nên được chốt trước ngày 31/12 để tháng 1 có thể giao chỉ tiêu. Với SMEs, 8–10 tuần là đủ nếu có lịch rõ ràng.
- Tuần đầu tháng 10
Ước tính kết quả cả năm hiện tại, chốt mục tiêu năm sau.
- Giữa tháng 10
Gửi mẫu ngân sách và giả định chung (giá bán, tỷ lệ tăng lương) cho các phòng ban.
- Đầu tháng 11
Phòng ban nộp đề xuất doanh thu, chi phí, nhân sự, đầu tư.
- Cuối tháng 11
Tài chính tổng hợp, chạy dòng tiền, họp điều chỉnh lần 1.
- Giữa tháng 12
Ban giám đốc phê duyệt bản cuối.
- Tháng 1
Chia ngân sách theo tháng, nhập vào phần mềm, bắt đầu theo dõi.
6. Năm lỗi thường gặp khi lập ngân sách doanh nghiệp
- Doanh thu có giả định cụ thể (số khách, giá bán), không chỉ là "tăng 20%".
- Chi phí năm trước đã được làm sạch, loại các khoản bất thường không lặp lại.
- Ngân sách được chia theo tháng, có tính mùa vụ.
- Có dòng tiền theo tháng, không chỉ có lãi lỗ.
- Mỗi khoản chi có người chịu trách nhiệm cụ thể.
- Có khoản dự phòng rõ ràng thay vì "độn" vào từng dòng chi phí.
Dữ liệu đầu vào quyết định chất lượng ngân sách. Nếu sổ sách năm hiện tại chưa được hạch toán đúng kỳ, chi phí năm trước sẽ sai và mọi giả định dựa trên đó đều lệch. Doanh nghiệp đang dùng dịch vụ kế toán giá rẻ, minh bạch có thể yêu cầu xuất báo cáo chi phí theo tháng làm nền cho ngân sách.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần lập ngân sách chi tiết như công ty lớn không?
Không cần phức tạp, nhưng nên có tối thiểu ngân sách doanh thu, chi phí chính và dòng tiền theo tháng. Một bảng tính gọn 1–2 trang đã giúp bạn kiểm soát tốt hơn nhiều so với không có gì.
Nên lập ngân sách từ trên xuống hay từ dưới lên?
Nên kết hợp: ban giám đốc đặt mục tiêu tổng (từ trên xuống), phòng ban đề xuất chi tiết (từ dưới lên), sau đó tài chính đối chiếu và điều chỉnh để hai con số gặp nhau.
Khi nào cần điều chỉnh ngân sách giữa năm?
Khi có thay đổi lớn về thị trường, giá đầu vào hoặc doanh thu lệch kế hoạch liên tục nhiều tháng. Nhiều doanh nghiệp giữ ngân sách gốc để đánh giá và dùng thêm dự báo cập nhật để điều hành.
Dịch vụ kế toán có hỗ trợ lập ngân sách không?
Phạm vi tuỳ hợp đồng. Dịch vụ kế toán thường cung cấp số liệu thực tế đã hạch toán; phần mô hình ngân sách có thể làm thêm theo yêu cầu. Bạn nên trao đổi trước để thống nhất phạm vi.
Bắt đầu ngân sách năm từ số liệu đúng
ACCA Consulting Vietnam – dịch vụ kế toán trọn gói tại TP.HCM, từ 399.000đ/tháng, giúp bạn có báo cáo chi phí theo tháng làm nền cho ngân sách.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
