Nội dung bài viết
"Năm ngoái chi bao nhiêu, năm nay cộng thêm 10%" là cách lập ngân sách phổ biến nhất, và cũng là cách khiến chi phí kém hiệu quả tồn tại nhiều năm. Ngân sách gốc 0 (Zero-based budgeting – ZBB) đặt mọi khoản chi về con số 0 và buộc từng khoản phải tự chứng minh giá trị. Bài này của ACCA Consulting Vietnam giúp bạn biết khi nào nên dùng ZBB và áp thử cho chi phí marketing.
1. Ngân sách gốc 0 là gì
Với ngân sách tăng dần (incremental budgeting), điểm xuất phát là số thực chi năm trước. Phòng ban chỉ cần giải trình phần tăng thêm. Với ngân sách gốc 0, điểm xuất phát là 0: mỗi hoạt động phải nêu rõ mục tiêu, kết quả đo được và chi phí cần thiết. Hoạt động nào không chứng minh được giá trị thì không có ngân sách, dù năm trước vẫn chi.
ZBB không có nghĩa là cắt chi phí bằng mọi giá. Mục tiêu là phân bổ lại tiền từ hoạt động kém hiệu quả sang hoạt động tạo kết quả. Trong ví dụ bên dưới, có hạng mục bị giảm nhưng cũng có hạng mục được tăng.
2. So sánh ngân sách gốc 0 và ngân sách tăng dần
| Tiêu chí | Ngân sách tăng dần | Ngân sách gốc 0 |
|---|---|---|
| Điểm xuất phát | Số thực chi năm trước | Con số 0 |
| Thời gian lập | Nhanh, vài ngày | Lâu, có thể vài tuần |
| Mức độ giải trình | Chỉ phần tăng thêm | Toàn bộ khoản chi |
| Phát hiện chi phí thừa | Thấp, chi phí cũ được giữ nguyên | Cao, mọi khoản bị xem lại |
| Yêu cầu dữ liệu | Số liệu tổng hợp | Chi phí chi tiết theo hoạt động |
| Rủi ro | Duy trì lãng phí qua nhiều năm | Tốn công, dễ gây căng thẳng nội bộ |
| Phù hợp với | Chi phí ổn định, ít biến động | Chi phí tuỳ ý, nhiều hạng mục nhỏ |
3. Khi nào nên áp dụng ngân sách gốc 0
- Chi phí tuỳ ý chiếm tỷ trọng lớn: marketing, đào tạo, công tác phí, thuê ngoài, phần mềm.
- Doanh nghiệp đổi chiến lược: chuyển kênh bán, thu hẹp thị trường, tái cấu trúc.
- Lợi nhuận giảm nhưng chưa rõ chi phí nào kém hiệu quả.
- Sau sáp nhập hoặc thay đổi chủ sở hữu, cần nhìn lại toàn bộ cơ cấu chi.
Ngược lại, không nên áp ZBB cho khoản gần như cố định như tiền thuê theo hợp đồng dài hạn, lương theo thang bảng đã ký, khấu hao. Làm ZBB cho những khoản này tốn công mà ít thay đổi được gì. Cách thực tế với SMEs là áp ZBB luân phiên: mỗi năm chọn 1–2 nhóm chi phí lớn để làm từ gốc 0.
4. Ví dụ minh hoạ: áp ngân sách gốc 0 cho chi phí marketing
Giả định một công ty bán thiết bị gia dụng chi marketing năm trước 1,2 tỷ đồng. Nếu lập theo cách tăng dần +10%, ngân sách năm mới là 1,32 tỷ. Khi làm lại từ gốc 0, bộ phận marketing phải lập "gói quyết định" cho từng hoạt động: mục tiêu, chỉ số đo, chi phí và kết quả năm trước.
Ví dụ minh hoạ, doanh nghiệp giả định. Tổng ngân sách tăng dần 1.320 triệu; gốc 0 là 1.000 triệu.
Xem dạng bảng
| Tăng dần (+10%) | Gốc 0 | |
|---|---|---|
| Quảng cáo số | 600 triệu đ | 520 triệu đ |
| Sự kiện, hội chợ | 300 triệu đ | 120 triệu đ |
| Sản xuất nội dung | 180 triệu đ | 210 triệu đ |
| Quà tặng khách hàng | 140 triệu đ | 60 triệu đ |
| Thuê agency | 100 triệu đ | 90 triệu đ |
Phân tích từng gói cho thấy: hai hội chợ năm trước tốn 270 triệu nhưng chỉ mang về vài đơn hàng nhỏ, nên chỉ giữ một hội chợ trọng điểm. Quà tặng khách hàng dàn trải cho cả khách không mua lại, nên chỉ giữ cho nhóm khách thân thiết. Ngược lại, nội dung hướng dẫn sử dụng sản phẩm mang về nhiều đơn từ tìm kiếm tự nhiên, được tăng từ 180 lên 210 triệu. Kết quả: tổng ngân sách 1,0 tỷ, thấp hơn 320 triệu so với cách tăng dần.
5. Quy trình triển khai ngân sách gốc 0 trong 6 bước
- 1Chọn phạm vi
Chọn 1–2 nhóm chi phí tuỳ ý lớn nhất để làm thử.
- 2Bóc tách hoạt động
Liệt kê từng hoạt động tạo ra chi phí, không gộp chung.
- 3Lập gói quyết định
Mỗi hoạt động có mục tiêu, chỉ số đo, chi phí ở 2–3 mức (tối thiểu, hiện tại, mở rộng).
- 4Xếp hạng ưu tiên
Ban giám đốc xếp hạng gói theo đóng góp vào mục tiêu năm.
- 5Cấp ngân sách
Cấp tiền từ trên xuống theo thứ hạng cho đến khi chạm mức trần.
- 6Theo dõi kết quả
Đo chỉ số của từng gói hằng quý; gói không đạt bị xem lại.
Bước 3 là điểm khác biệt quan trọng. Khi phòng ban đề xuất mỗi hoạt động ở nhiều mức chi phí, ban giám đốc có lựa chọn thay vì chỉ "duyệt hoặc không duyệt".
6. Điều kiện dữ liệu để ngân sách gốc 0 không thành hình thức
- Chi phí được hạch toán chi tiết theo hoạt động hoặc mã dự án, không dồn vào một tài khoản chung.
- Có số liệu kết quả đi kèm: số đơn, số khách mới, lượt truy cập theo từng kênh.
- Hoá đơn, hợp đồng của từng khoản chi được lưu đầy đủ để đối chiếu.
- Có người chịu trách nhiệm cho từng gói quyết định.
- Ban giám đốc dành đủ thời gian để xếp hạng, không duyệt vội.
Nếu sổ sách hiện tại chỉ ghi "chi phí bán hàng" một dòng, bạn cần chuẩn hoá mã chi phí trước. Một đơn vị dịch vụ kế toán tại TP.HCM có thể thiết lập mã theo dõi chi phí ngay từ đầu năm để việc làm ngân sách gốc 0 năm sau có dữ liệu. Bạn cũng có thể đọc thêm quy trình tổng thể tại bài lập ngân sách năm cho SMEs.
Câu hỏi thường gặp
Ngân sách gốc 0 có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?
Có, nếu áp dụng có chọn lọc. Doanh nghiệp nhỏ nên làm ZBB cho 1–2 nhóm chi phí tuỳ ý lớn nhất thay vì toàn bộ ngân sách để không quá tốn công.
Bao lâu nên làm lại ngân sách gốc 0 một lần?
Nhiều doanh nghiệp làm luân phiên: mỗi năm một vài nhóm chi phí, sau khoảng 3 năm thì toàn bộ chi phí tuỳ ý đã được xem lại một lượt.
ZBB có làm giảm chất lượng hoạt động không?
Nếu chỉ dùng để cắt thì có thể. ZBB đúng nghĩa là phân bổ lại: cắt hoạt động kém hiệu quả để tăng cho hoạt động hiệu quả, như ví dụ marketing ở trên.
Cần phần mềm riêng để làm ngân sách gốc 0 không?
Không bắt buộc. Bảng tính có cấu trúc rõ cho gói quyết định là đủ với SMEs. Quan trọng hơn là sổ sách kế toán hạch toán chi tiết theo hoạt động.
Muốn biết chi phí nào đáng giữ?
ACCA Consulting Vietnam – dịch vụ kế toán TP.HCM giúp bạn có số liệu chi phí chi tiết theo hoạt động, làm nền cho ngân sách gốc 0.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
